日本の1時間あたりの労働生産性は、公益財団法人・日本生産性本部の2018年末の発表によると先進７カ国で最下位。主要先進7カ国（G7）で47年連続最下位だったことが分かりました。

自分の仕事の生産や会社全体の生産性について考えたことはありますか？

最近では、仕事の生産性を高め、社員の多様な働き方がかなえられるようなオフィスを作ろうと動く会社も出てきました。

誰しも、効率よく仕事をして、プライベートの時間も確保したいはずですので、うれしい変化です。

しかし、現状は生産性の低いオフィスで働いていて、疲れ切って生産性まで頭が回らない、生産性を上げたいと思っていてもどうしたらいいか分からないなど、苦戦している方も多いのではないでしょうか。

ここでは、生産性向上をかなえるオフィスとはどんなものか考えていきたいと思います。

オフィス環境は生産性を左右する？

一般社団法人日本オフィス家具協会が2017年3月に調査した結果によると、「オフィス環境の良し悪しは、仕事の成果をあげることに影響する」との問いに、64.8％が「そう思う・ややそう思う」と回答しました。

他にも「オフィス環境の良し悪しは、仕事に対するモチベーションに影響する」との問いに71.4％が「そう思う・ややそう思う」と回答しています。

「現状のオフィスの環境に満足しているか」については、内装や家具にそれぞれ不満があるという回答をした人は50％以上いました。

これらの結果から、多くの従業員はオフィス環境が仕事の生産性を左右すると考えています。

オフィス環境が悪いと仕事に悪影響

仕事の生産性に悪影響を与えるオフィスとは、具体的にどのような環境でしょうか。

例えばデスクが狭い、キャビネットの数が足りない、椅子の座りごこちが悪いといったことが挙げられます。

デスクが狭かったり、整理整頓のためのキャビネットが足りないと、書類や物が乱雑に置かれてオフィスが雑然となることで集中力が乱れ、生産性が下がるでしょう。

また座り心地の悪い椅子も集中力が途切れやすかったり、身体に不調をきたすこともあり、生産性が下がります。

つまり、オフィス環境が悪いと仕事の生産性に悪影響があることは明白です。

コロナ禍でオフィスにも大きな変化が

コロナ禍により、今まで当たり前だったことが大きく変化しました。

その一つが「出社」です。

これまで、リモートワークを導入している企業は多くありませんでした。しかしコロナ禍で「新しい生活様式」が求められ、先進的な企業はリモートワークや時差出勤、オフィス分散化といった新しい働き方を取り入れていったのです。

その結果、オフィスそのものの存在価値を考え直すきっかけとなりました。

また反対に、従業員同士が顔を合わせる機会が減ったことでコミュニケーションが取りづらくなり、オフィスという存在の大切さにも気付かされたのです。

規模の縮小や廃止

リモートワークや時差出勤、オフィス分散化という働き方を取り入れた企業にとって、全従業員分のスペースは不要となりました。

出社する人が居なかったり、居たとしても人がまばらという状態です。

そのような状態で都心のアクセスの良い場所に数百人、数千人規模を収容できるオフィスを維持していてはコストがかかります。

そのため、経費削減のために規模の縮小や廃止を行う企業が増えました。

レイアウトの変化

コロナ禍だからといって、全ての企業がリモートワークに舵を切れたわけではありません。

業務内容によっては、出社しなければ仕事ができないということもあります。

そういった企業では、感染対策のためにこれまで当たり前だったオフィスレイアウトを変更しなければなりませんでした。

デスク配置の多くは対面式でしたが、それでは感染対策として不十分です。

一人ひとりが十分な距離がとれ、その上で生産性が下がらないようにコミュニケーションのとりやすいレイアウトが求められています。

テレワークの普及による影響

テレワークの普及によって、仕事の生産性にどのような影響が出たのでしょうか。

コクヨが2021年7月から9月に社員500人以上の企業で働く人に行ったWEBアンケートで、テレワークで生産性が上がった人、下がった人それぞれの回答が発表されています。

その結果、テレワークで生産性が上がった人は自発的な業務姿勢で上司や同僚とのやりとりを積極的に行っていました。

生産性が下がった人は、独り言の回数が増えたり、ため息の回数が増えたり、運動の機会が減ったりと心身に影響が出ていることが伺えます。

従業員同士が別々の場所で働くことで、コミュニケーションがとりづらくなったと感じる人は多いでしょう。業務の進捗を上司が確認しづらくなったことで、上司からの評価が得られにくいという状況もあります。

他にも労務管理や勤怠管理の問題、社員の健康状態の把握が難しくなったという問題も出てきたのです。

また、快適にテレワークが行える通信環境や設備が整っていない、家族がいて集中できないなど、オフィス以外で働くことにより生産性が下がることが浮き彫りになりました。

参考：コロナ禍が仕事の生産性に与えた影響

オフィスならではのメリットが再評価されている

テレワークを経て、あえてオフィス回帰の動きが出てきています。

上司や同僚に確認事項があってもチャットの反応がなかったり、返事が遅かったりした場合、相手が見えないことでフラストレーションを感じた人もいたでしょう。

しかし目の前にいれば、相手が忙しいかどうかや体調が良いか悪いかの判断がしやすく、顔を見てのコミュニケーションがとれます。

また、オンライン会議は雑談がしづらく、新しいアイデアやちょっとした会話がしづらいというデメリットがありました。

しかし、オフィスにいれば移動時間で雑談ができたり、新しいアイデアが生まれることもあるでしょう。

仕事に適した場所であるからこそ業務の生産性があがります。オフィスでしか生まれない価値や信頼関係があり、それが再評価されてきているのです。

オフィス環境の改善が生産性向上につながる理由とは？

仕事の生産性を高め、社員の多様な働き方に対応できるようなオフィス作りを行う企業が最近増えています。オフィス環境を改善することがなぜ生産性の向上につながるのか、その理由をいくつか見ていきましょう。

社員の業務効率が上がる

オフィス環境を整えることは、働く場を提供する企業側だけでなく、働く社員にとってもさまざまなメリットがあります。

オフィス環境が整っていないと、社員は十分なパフォーマンスを発揮できないばかりか、働く意欲が低下して業務効率が悪くなってしまい、会社全体の生産性が悪化してしまう可能性もあります。

まずは現在のオフィス環境が適切かどうか確認し、空調や換気設備のメンテナンスを行ったり、照明の明るさを変えたり、デスクやキャビネットの配置を見直したりしてみましょう。

社員がストレスなく業務をスムーズに進めるためには、必要な備品や資料が用意され、きちんと整理整頓されていることも重要です。

働きやすく快適なオフィスを作ることは社員の愛社精神によい影響を与え、離職率低下や採用面でのメリットなども期待できます。

社員の健康増進につながる

空調や換気を適切に保ったり照明や防音対策を行ったり、オフィスの環境を整えると社員の健康増進にもつながります。

1年を通して同じ環境にするのではなく、季節ごとに空調などを見直すと風邪予防や健康維持などに効果があります。

夏のエアコンの温度に気を配り、冬は乾燥を防いで換気を良くし、風邪の流行に備えましょう。

仕事に集中できるようなオフィスづくりは、ストレス軽減にも効果があります。社員が心身ともに健康になれば、生き生きと働ける社員が増えて企業の生産性にも良い影響を与えます。

コミュニケーションが増える

一人で行う仕事の場合は集中できるようなデスクが必要ですが、仕事の内容や職種によっては社員間でコミュニケーションが取りやすいオフィス環境が求められます。

特に、チームワークが重要でクリエイティブな仕事が求められるような職場では、コミュニケーションが生まれやすい環境が必要です。

デスクやキャビネットのレイアウトを見直したり、社員同士が気軽に話せるようデスクの壁を低いものにしたりすると、アイデアが生まれやすくなり、チームや会社の生産性にも影響します。

フリーアドレスの導入や休憩室の充実、気軽に集まれるようなソファブースやカフェスペースの設置を検討してみてはいかがでしょうか。

多様な働き方を受け入れる柔軟性が生まれる

最近ではコロナ禍の影響もあり、テレワーク導入や在宅勤務の推奨など働き方改革が進み、多様な働き方が広がっています。

しかし、出社勤務を行う人は依然として多く、社員が健康的に働けるオフィス環境づくりは企業の課題です。

快適なオフィス環境は、就活生が企業を選ぶ際の大事な要素の一つでもあり、近年は育児や介護と両立できる働き方や、フリーランスとして働く人、副業をする人が増えるなど、企業には多様な人材や働き方を受け入れる柔軟性が求められています。

オフィス環境を整えることは、多様な働き方を受け入れることやそこで働きたいと思う人を増やすことにもつながり、人材不足に悩む企業にとって人材確保や人材定着に効果を発揮します。

オフィスの生産性を高める工夫

オフィス環境を整えることが、生産性の向上につながることをお伝えしてきました。社会の流れが目まぐるしく変わっていく現代は、生産性の高さが重要になります。

時代のスピードに付いていく、あるいは世の中を引っ張っていくためにも、会社はこれまで以上に創造力とスピード感を持って生産性を高めていく必要があります。

それを実現させるために、さまざまなオフィス環境づくりが行われています。生産性を高める工夫を実際に見ていきましょう。

「集中」エリアと「活気ある」エリアを効果的に配置

人は1日のうち、集中力を発揮できるのは合計で4時間が限界だと言われています。さらに、1回の集中力が持続できるのは90分までと言われています。

つまり、この4時間を集中することができれば仕事の生産性はアップします。そのためには、ストレスとリラックスの両方が必要になってくるのです。

自分のストレスとリラックスに上手に付き合いながら仕事に取り組むためには、オフィス内の環境を変えることが有効です。

ひとりで集中して仕事に取り組む場所、社員同士活発に意見を交わしながらコミュニケーションを取る場所、対照的なこの二つの場所をオフィス内に配置するといいでしょう。

個性あふれる会議室

近年、これまでの会議のあり方やその生産性が見直されてきています。伸びている会社は、会議も効率的に行い、生産性を高める工夫をしています。

これまでの会議のイメージは、堅苦しいものでしたが、オープンで可変性のある場づくりが広がってきています。オフィス内に設置されたユニークな会議室をいくつかご紹介します。

・可動テーブルとホワイトボードを使用した可動的な会議室
・スクリーンを使用したセミオープンな会議室
・ガラス張りの会議室
・段差のある芝生の会議スペース

会議の方法も変えることができます。立ったまま行う会議などは、スピード感が求められる現代にはピッタリな方法と言えるでしょう。

コミュニケーションを促進する空間

オフィスの形態にも変化が出てきました。自由な席で仕事ができる「フリーアドレス制」を採用すれば、部署やチームにとらわれず円滑なコミュニケーションを可能にします。

オフィスにある「マグネットスペース」も、コミュニケーションを生み出すひとつです。その名が示す通り、磁石に吸い寄せられるように人が自然と集まってくるスペースのことです。給湯室や喫煙所などで、普段仕事で関わりのない人たちとついつい話し込んで長居してしまう経験がある人も多いのではないでしょうか。

リフレッシュできる空間づくり

オフィスでの生産性を上げるために、リフレッシュできる空間づくりも大切です。

例えば、休憩スペースの設置や簡単なミーティングが行えるカフェテリアがあっても良いでしょう。

社内で気軽にリフレッシュできる空間があれば、社員同士がコミュニケーションを取れる場所になり社内に活気が生まれます。

またグリーンを設置することで、ストレスを低減する心理的効果があるとも言われています。

観葉植物は手入れや世話に手間がかかると敬遠されることもありますが、世話をすることもリフレッシュの一つとなる場合があります。

レンタルサービスの観葉植物は、業者が飽きのないように種類を適度に入れ替えてくれたり、枯れたものの処理をしてくれるので手間は軽減されるでしょう。

なお、手間だからとフェイクグリーンを設置してもストレスの軽減に効果は低いといわれています。

観葉植物の置きすぎもストレスになるといわれているので、まずは一つ設置してみてはいかがでしょうか。

オフィス家具も重要

オフィス家具も、業務の生産性を保つために重要です。

機能的な椅子、資料を広げても問題ないサイズの机、隣の人とストレスを感じない程度の距離感など、さまざまなポイントがあります。

従業員が使いやすいと思うオフィス家具を導入することで、仕事へのモチベーションや愛社精神、そして生産性も比例して上がるでしょう。

近年話題になっている「ABW」とは？

新時代のオフィス環境を語るには、ABWの話は欠かせません。

働き方改革が進み、個々の生産性をアップするためのオフィス作りが求められている現代、ABWがオフィスの満足度を上げる施策になることは明らかです。

では、グローバル企業を中心とし日本でも定着しつつあるABWとは、どのような働き方なのでしょう。

仕事に合わせて適した場所で働く

オランダから始まった働き方の形、Activity Based Workingは、その頭文字をとってABWと呼ばれています。

ABWでは、オフィスに留まらず自宅やコワーキングスペース、カフェなど、仕事の内容や目的に応じて働く場所を選ぶことができます。

通勤時間を捻出できない時は自宅で、仲間とのブレストが必要であればオフィスへ、ひらめきが欲しい時はお気に入りのカフェへ行って仕事をするなど、仕事の内容に合わせ最も作業効率の良い場所を選ぶ自由な環境が、生産性アップに繋がると考えられています。

フリーアドレスとの違いとは？

ABWの説明をすると、フリーアドレスを思い浮かべる人も少なくないでしょう。

どちらも生産性がアップすると言う点で共通しているのですが、この2つは似ているようで少し違っています。

フリーアドレスとは、座席の指定がないオフィススタイルのことを言います。

その日の仕事の目的に合わせ、最も捗り生産性が上がるであろう場所を自由に選ぶことができるのです。

元々は、デスクの共有化や不要な仕切りをなくすことによるオフィスの省スペース化を目的に導入されたのがフリーアドレスです。

最近では、テクノロジーの発展によりコンピューターの軽量化や書類のデジタル化、固定電話から携帯電話に変わったことを背景に、フリーアドレスを取り入れる企業が増えています。

当時はオフィスのスペースコストを下げるために行われていたフリーアドレスですが、今ではコミュニケーションの活性化やセルフマネジメント向上、生産性アップのために導入されています。

ですが、フリーアドレスはあくまでオフィスの中で仕事をする必要があります。

それに対し、ABWはオフィスの中に限らず、よりクリエイティブに、より生産性を上げることを目的とし、オフィス以外の場所を選ぶことが可能です。

つまり必ずしも出社する必要がないという点において、フリーアドレスとは大きく異なるのです。

テレビ会議やwebツールの発達とともに、オフィスにいることに縛られず仕事ができるようになり、より自由な働き方としてABWを採用する企業が増えはじめています。

出勤の義務がないため、ワークライフバランスが取りやすく、個々の生産性アップに欠かせない「働き方」がABWです。

ABWの持つ柔軟性が、従業員の働く環境をより快適にし、仕事に対する意欲向上や生産性アップに繋がっているのです。

ABWの導入方法とは

そうはいってもABWの導入は簡単なことではありません。

これまで固定のデスクが与えられ、同じ空間で仕事をしていた従業員の働き方を大きく変えることになるため、しっかりとした土台が必要です。

生産性を低下させないためにも、導入に向けて準備をしておいた方が良いものをまとめてみました。

・信頼関係

出社義務がなくなるということは、従業員がどこで何をしているかがわからないということです。

変わらぬ生産性を維持するためにも、従業員間の信頼関係が重要となります。

社員それぞれに自由が与えられているということは、同時に責任が伴っているということを従業員は理解する必要があります。

目の届かない場所で仕事をしているチームメンバーを取りまとめねばならないため、その力量のある管理職（リーダー）を育成せねばなりません。

・IT環境

固定のデスクがなくなることで、たくさんの書類や資料を保管する場所もなくなります。

どんな場所でも仕事ができるよう、そのたくさんの書類や資料を必要に応じて取り出せるようにしておかねば仕事になりません。

そのため、書類や資料のペーパーレス化は必須となります。

また、従業員同士が同じオフィスにいなくとも生産性を落とさないためにも、ワークフローを整えておきます。

さらに、IT機器に重要なデータを保管するにあたりセキュリティ対策も必須となります。

・評価基準

決まった時間オフィスに出勤し、指示を待ったり与えられた仕事だけをこなしたりするような働き方ではいられなくなります。

そのため、仕事の進捗状況やプロセスの評価が困難となり、わかるのは生産性やその成果のみ。

従業員をどのように評価するかの基準を設定し直す必要があります。

・コミュニケーション

従来のようにオフィスに集まって仕事をするのではなく、各自が働く場所を選ぶことができるとなると、コミュニケーション量の減少が心配されます。

そのため、従業員同士コミュニケーションが取りやすくなるような仕組みを作る必要があります。

例えば、チャットツールなどを使いこまめにやりとりができ、仕事の進捗を共有できる仕組み作りが必要です。このような環境ができれば、離れた場所で仕事をしていながらも、ひとつの業務に向け並走しているような環境をつくることができます。

また、オフライン環境の整備として、オフィスに多様なスペースを用意することで、出勤したいと思えるようなオフィスになるでしょう。

従業員のパフォーマンスを強化し生産性を上げる施策として期待されているABWですが、一朝一夕にできるものではありません。まず踏み出せる一歩として、生産性がアップするようなオフィス環境の整備からはじめてみてはいかがでしょうか。

とはいえ、何から始めればいい？

オフィス環境を工夫することで、生産性を高めることが出来ることは分かりました。しかし、いざ始める時には何から始めたらいいのかが悩みどころです。

オフィス事情は会社によってさまざまです。オフィスの規模や費用などを考慮した上で生産性を高めるには何が現実的に可能なのか、考える必要があります。

低コストで導入できる設備からはじめてみては？

まずは省スペース、低コストで手軽に始めることができる設備の導入はいかがでしょうか。

オフィス内に簡単に設置できるのに、オフィスの雰囲気をがらりと変えることができ、社員のモチベーションのアップにつなげられる、会社の生産性向上につながる設備とサービスがセットになった商品があります。

設置型ごはんはコミュニケーション活性化につながる

それは、福利厚生サービスとして人気の高い「設置型ごはん」です。オフィス内にいつでもおいしいごはんを設置しておくことができます。

忙しい時に空腹をがまんして仕事の生産性を下げることなく、むしろ栄養補給ができて生産性アップを目指せるうれしいサービスです。

昼休みにはオフィスが社員同士のコミュニケーションの場に変わります。

いつもの会議をランチミーティングに変えてみれば、デスクに向かっている時とは別の考えも浮かび、生産性も向上するかもしれません。

満足度90%以上「OFFICE DE YASAI（オフィスで野菜）」を使ってみよう

「設置型の健康社食」で利用者の満足度が90％以上という素晴らしい実績を残している、「OFFICE DE YASAI（オフィスで野菜）」というサービスがあります。

これは、オフィスでサラダやフルーツが食べられる「設置型の健康社食」です。新鮮野菜のサラダやフルーツ、無添加のお惣菜など、幅広いラインナップが魅力です。

せっかく始めるなら、高い実績のあるものが安心ですよね。

なぜ満足度が高いのでしょうか。

多くの導入実績あり

「OFFICE DE YASAI」は既存のオフィスに導入できる食の福利厚生サービスとして人気があります。導入実績は年々増えてきており、累計3,000拠点以上にのぼります（2021年10月時点）。

就活生は会社を選ぶ際、社員を大切にしてくれる会社か見ています。

その判断材料として重要なのは、福利厚生サービスです。

生産性向上のために社員の仕事面をサポートするだけなく、生活面まで支えてくれる会社は魅力的に映ります。

もちろん、魅力的な福利厚生を導入することは、会社のイメージアップにもつながります。

その結果、優秀な人材の確保や定着も期待できるのです。

また、社員の健康管理をして生産性向上につなげる「健康経営」という観点からも、「OFFICE DE YASAI」の導入は大きな価値を持ちます。

高い利用率と満足度

日本の福利厚生サービスは、利用率が30％程度といわれています。残念ながら、大半の従業員には利用されていないということになりますね。せっかくコストと手間をかけて導入しても、利用率が低くては意味がありません。そんな中「OFFICE DE YASAI」は、90％以上という高い利用率を誇ります。

常にオフィスにあって社員の毎日をサポートしてもらえるという点が「OFFICE DE YASAI」の大きな価値と言えます。魅力あるサービスだからこそ、オフィスワーカーの髙い利用率につながっています。

「OFFICE DE YASAI」を導入することで得られるメリットには、次のようなものが挙げられます。

・従業員の健康意識の変化
・コミュニケーションの活性化
・従業員満足度の向上
・生産性の向上
・人材採用に効果的

これらのメリットが生まれたことで、オフィスワーカーからも会社からも高い満足度を得られていると言えるでしょう。

生産性向上につながるポイント

上記で「OFFICE DE YASAI」導入のメリットの一つに「生産性の向上」を挙げています。食事が生産性の向上にどうつながるかというと…

・野菜が手の届く場所に置いてあり、健康的な食に対する社員の意識が高まる
・社員は野菜やフルーツを摂取し血糖値を安定させることができ集中力を保てる
・足りない栄養素を補給することでコンディションが整いやすくなる
・福利厚生として会社が用意してくれるので不足しがちな栄養素を補いやすい

社員の健康状態が良くなることで、仕事の能率が上がり、結果として生産性が向上するということです。

まとめ

オフィス環境を整えることが、会社の生産性向上につながることをお伝えしてきました。今一度、会社の生産性や自身の仕事の生産性について考えてみてください。

生産性向上に取り組むはじめの一歩として、オフィスでの「食」環境を整えるところから始めてみてはいかがでしょうか。

「OFFICE DE YASAI」を利用すれば、生産性の向上だけでなく、会社のイメージアップにもつなげられます。生産性に悩む会社にこそ効果的なサービスです。

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