総務向けお役立ち情報

-2019.11.22.Fri

会社の生産性向上のために、総務担当者がやるべきこととは?

会社の生産性向上のために、総務担当者ができることは何でしょうか?

総務と言えば、直接利益を生むことはありませんが、縁の下の力持ちとして会社を支えるイメージが強いと思います。

この総務のあり方が変わろうとしていることをご存知でしょうか。

総務も会社の利益に貢献するような、生産性を高める業務を行うことが求められています

ここでは、会社の生産性を向上させるために、総務ができることや改善していく必要があることについて紹介したいと思います。

 

生産性向上は社会全体の課題

現在の日本は、少子高齢化が進み、労働人口の減少が社会問題となっていることはご存じだと思います。

少ない労働者で生産性を維持し、さらに向上させていくことは、社会全体の課題であり、日本の経済を支えるためにも避けては通れません。

ここでは、社会問題とも言える「生産性」について考えてみます。

 

生産性とは?

公益財団法人日本生産性本部では、「生産性は、生産諸要素の有効利用の度合いである」と定義しています。

生産諸要素とは「働く人・道具・エネルギー」などのことを指しており、生産性とは「生産諸要素と作り出したモノとの『相対的な割合』のこと」を言います。

つまり、生産性とは、どれだけ効率的に人が働き、道具を使ったかということを示しています

例えば、「ミスをした」「機械が壊れた」などの事象が起きると、業務効率が下がるので生産性が低くなってしまいます。

生産性を高めるためには、生産諸要素をできるだけ効率的に有効利用し、最大限の結果を出せるように業務プロセスを構築することが大切です。

 

生産性向上が必要な理由

生産性を向上することは、会社の最大の課題と言っても過言ではありません。

これから人手不足がさらに深刻化します。社員の数が減っても同じ成果を出し続けようと思ったら、生産性を高めていくしかありません。

生産性の向上は、国内での競争で勝ち残るためにも重要ですし、広い目で見れば国際競争力を高めていくことにおいても重要です。世界には、低価格での大量生産を得意とする国や、品質やブランド力を武器にしている国などさまざまな国があります。その中で、日本の会社が勝ち残っていくためには、生産性を上げていくしかありません。

 

生産性を高めることによる効果は、会社や扱うサービスによって違います。

価格競争で勝ち残るために、業務の効率化による生産性向上とコストカットを行う場合もあれば、商品の独自性や品質を高める業務に集中するために、その他業務の生産性を上げて、取り組みたい業務に注力することもあるでしょう。

優秀な人材を集め、仕事だけに集中できる環境を提供することで生産性を高め、競合他社や諸外国に負けないサービスや品質、ブランド力を作り上げることが重要です。

 

求められるのは「戦略総務」

これまでの総務は、雑務など利益を生み出さない仕事が主な業務であるイメージが強く、生産性からは遠い存在だったのではないでしょうか。

これから求められる総務は、会社の生産性向上のための戦略を提案できる総務です。

ここでは、これまでの受け身なイメージから脱却した戦略総務について紹介します。

 

「戦略総務」とは?

会社の生産性を高めるための戦略をたてる総務とは、どのような業務を行う総務でしょうか。

総務が他の部署と決定的に違う点は、全部署とつながっているという点です。この利点を利用して、部署と部署をつなげる役割ができます。

片方の部署で足りないスキルを他の部署で補うといった橋渡しができる部署は、総務以外には少ないのではないでしょうか。

また、経営者側と従業員の間に位置するというのも総務の特徴ですので、経営者側に従業員の要望などを伝えることも可能です。

「こういったシステムを導入すると仕事の効率が上がる」「こういった福利厚生があると嬉しい」など、従業員のニーズを経営者側に伝える部署として、総務は適任と言えます。

このような橋渡しが、生産性を高めるきっかけを作り出すかもしれません。

 

総務から会社へ、生産性向上のためのアプローチ

総務は各部署の従業員と関わる機会が多いため、従業員のニーズを把握しやすく、生産性の向上にむけた様々なアプローチができるということを意味します。

では具体的にどのようなことを行っていくとよいのでしょうか。詳しくみていきましょう。

 

働きやすい環境の構築

働きやすい環境を整えるためには、従業員のニーズを把握することが必要ですので、定期的にアンケートなどで希望や要望を集めるようにしましょう。

・従業員はどのような環境で働きたいのか
・どのような制度があると嬉しいのか

などを調査することで、具体的なニーズを把握することができます。

例えば、子育て世代や介護世代が、通勤時間も惜しいと思っていることが分かれば、テレワーク制度の導入を提案することができます。

体調を崩しやすい従業員が多ければ、生活面をサポートできるような福利厚生を考える必要があるかもしれません。

このように、総務は従業員の声を拾い上げ、会社の生産性の向上にどうやってつなげるかを考えることができる部署と言えるでしょう。

 

ムダをなくす・業務プロセスの改善

社内に残る様々な制度・慣習によって、生産性が下がってしまっている場合もあります。

効率が悪く生産性が低い一例として、インターネットが広く普及したにもかかわらず、各種申請を紙媒体で行っている会社は少なくありません。

業務に関する承認から、福利厚生の利用など、会社にもよりますが様々な申請があります。有給申請を例に取ると、もし紙ベースでのやりとりを行っていた場合、以下のように多くの工程が必要です。

 従業員:申請書を印刷→手書きで名前、部署、日付…など記入→社内便で総務へ

 総務:申請書の確認→不備があれば社内便で従業員へ→…

この一連の作業、メールを活用すれば1通送るのみでも済むのではないでしょうか。社内システムやツールによる勤怠管理が整った会社の場合なら、Web上で簡単に完了することもできるでしょう。

こういった社内の無駄な部分、効率が悪い部分について、社内の制度や各部署の業務について知る機会の多い総務ならではの目線で見直して改善していくことも、生産性向上につながる重要な役割です。

 

テクノロジーの活用を推進する

最近ではslackやチャットワーク、LINEなどのコミュニケーションツールや、オンラインストレージを使った資料管理などを行っている会社も多くなりました。

その他にもタスク管理ツールやタイムマネジメントツールなどのITツールを利用することで、業務の効率化を図り、生産性を高めることができます。

社員間の連絡も、メールでのやりとりよりもチャットツールのほうがスピード感があり、わずかながら対応にかかる時間は削減できます。

日々のちょっとした業務にもコスト意識を持ち、テクノロジーの活用を推進することは重要です。

 

総務のアウトソーシングも有効

総務はさまざまな業務を担当していますが、その種類は専門的なスキルが必要なものもあれば、誰にでもできる単純作業、会社内のルールを熟知していないとこなせないものまで多岐にわたります。

それらの業務の中でも、誰でもできる単純作業について、アウトソーシングを検討することは、総務の生産性を上げる手助けとなります。

ここでは、総務ができるアウトソーシングや、そのメリットについて紹介します。

 

総務のアウトソーシングとは?

総務業務のアウトソーシングを行うためには、まず業務の洗い出しが必要です。

総務の業務は大きく次の4つに分類することができます。

1、専門的なスキルが必要で、社内事情をある程度理解していないとできない業務
2、専門的なスキルは必要だが、社内事情は把握してなくてもできる業務
3、誰でもできるが、社内事情をある程度理解していないとできない業務
4、誰でもできる業務

この中でアウトソーシングできるものは4番目の誰でもできる業務です。

また、2番目の専門的なスキルがあれば誰でもできる業務も、コストがかかるかもしれませんが、アウトソーシングが可能だと考えられます。

 

アウトソーシングするメリット

アウトソーシングする最大のメリットは、自社の利益に直結する生産性の高い業務に集中する時間が作り出せるという点です。

前述の通り、総務の特性を活かして会社の生産性に貢献することができますので、その業務に時間を使えることは最大のメリットです。

また、総務業務のプロに業務委託することになりますので、
・人件費の削減
・総務の人員を雇用した際の新人研修にかかる人的コストや時間的コストの削減
・休職や退職による人員の変動による人材確保のためのコストを削減
などが期待できます。

総務の業務をアウトソーシングすることで、安定した業務遂行とコスト削減ができることは大きなメリットではないでしょうか。

 

負担の少ない福利厚生「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」

総務の業務でアウトソーシングができるものの一つに、福利厚生があげられます。

現在は福利厚生をアウトソーシングしている会社は多いですが、中でもオフィス内で使用できる「食」に関する福利厚生は、従業員の利用率が高い福利厚生として人気です

小腹が空いた時や朝ごはんが食べられなかった時の軽食として、気軽に購入できる食の福利厚生は従業員の満足度も高く、仕事のパフォーマンス向上にもつながります。

 

ここでは、「食」に関する福利厚生を提供する「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」について紹介します。

「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」は、オフィス内に専用の冷蔵庫や冷凍庫を設置し、従業員が野菜や果物など「好きなものを、好きなときに、好きなだけ」選ぶことができるサービスです。

安全でおいしい国産野菜とフルーツが豊富で、仕事をしながら食べられるハンディサイズに設計されています。

季節に合わせて豊富なラインナップを取り揃えており、従業員向けの販売価格1個100円~とお手頃価格で提供されています。

オフィスでのおやつは、スナック菓子などが多くなり、体重が増えてしまったり、生活習慣病になってしまったりすることが少なくありません。「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」は管理栄養士がメニューを考案し、栄養バランスに配慮していますので、従業員の健康管理の手助けにもなります。

2種類のプランがあり、価格帯はそれぞれ下記の通りで、導入しやすい価格設定となっています。

・オフィスでやさいプランは月額4万円~
・オフィスでごはんプランは月額2万5,000円~

導入後の商品搬送などは専門スタッフが行いますので、総務の負荷も少なくおすすめの福利厚生です。

 

まとめ

会社の生産性を高めるために、総務ができることはたくさんあります。

まずは総務内部の業務の改善から取り組みましょう。できる限り効率化をはかり、省ける業務は省きましょう。

そして、各部署間の橋渡しや、経営者側と従業員側の仲介役など会社全体の業務改善につながる業務に取り組むとよいでしょう。

また、最後にご紹介したような「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」などの健康志向の高い福利厚生を提案することも、従業員の満足度や仕事のパフォーマンスの向上につながる施策のひとつになります。

健康管理も同時に行えますので、病気などによる欠勤や早退、休職などを減らすことで生産性の向上も期待できます。

このような従業員の健康を考えた福利厚生は、社外へのアピールへとつながるため、人材の定着だけではなく、新たな人材確保の効果も望めるでしょう。

「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」は、総務が抱える課題の一部を解決できるかもしれません。

コストをかけずに生産性を高める方法の1つとして、「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

社員の健康改善につながる新しい福利厚生
>> OFFICE DE YASAI <<


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