会社の生産性向上のために、総務担当者ができることは何でしょうか？

総務と言えば、直接利益を生むことはありませんが、縁の下の力持ちとして会社を支えるイメージが強いと思います。

この総務のあり方が変わろうとしていることをご存知でしょうか。

総務も会社の利益に貢献するような、生産性を高める業務を行うことが求められています。

ここでは、会社の生産性を向上させるために、総務ができることや改善していく必要があることについて紹介したいと思います。

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生産性向上は社会全体の課題

現在の日本は、少子高齢化が進み、労働人口の減少が社会問題となっていることはご存じだと思います。

少ない労働者で生産性を維持し、さらに向上させていくことは、社会全体の課題であり、日本の経済を支えるためにも避けては通れません。

ここでは、社会問題とも言える「生産性」について考えてみます。

生産性とは？

公益財団法人日本生産性本部では、「生産性は、生産諸要素の有効利用の度合いである」と定義しています。

生産諸要素とは「働く人・道具・エネルギー」などのことを指しており、生産性とは「生産諸要素と作り出したモノとの『相対的な割合』のこと」を言います。

つまり、生産性とは、どれだけ効率的に人が働き、道具を使ったかということを示しています。

例えば、「ミスをした」「機械が壊れた」などの事象が起きると、業務効率が下がるので生産性が低くなってしまいます。

生産性を高めるためには、生産諸要素をできるだけ効率的に有効利用し、最大限の結果を出せるように業務プロセスを構築することが大切です。

生産性の向上がもたらすメリットとは？

会社の生産性を向上させると、具体的にはどのようなメリットを得られるのでしょうか。

ここからは、生産性向上によってもたらされる主なメリットを3つ紹介します。

人手不足への対策となる

日本は今、人口が減少し続けており、少子高齢社会のため、労働力も減少しています。

「労働力調査」（2020年、総務省）によると、2020年の労働力人口（15歳以上の人のうち就業者、完全失業者の合計）は、6,878万人で8年ぶりに前年比約 18万人減となりました。

男女別は、男性は3,823 万人で5万人減、女性は3,044 万人で14万人減です。

日本の労働人口の減少は現在でもかなり深刻な状態ですが、これは一過性のものではなく、人手不足の状況は今後、さらに深刻さを増していくと考えられています。

人手不足の中では、簡単に人的資源を増強することができなくなるため、生産性の向上が必須なのです。

国内外での競争力アップにつながる

IMD（International Institute for Management Development：国際経営開発研究所）が2020年6月に公表した「世界競争力年鑑（World Competitiveness Yearbook）」によると、日本の競争力の総合順位は、調査対象63カ国と地域のうちで、過去最低の34位となりました。

日本の競争力の順位は、1989年にこの年鑑が公表されてからバブル崩壊後の1992年まで首位をキープしていたようです。

世界の多くの国の中でも、競争力を誇っていたときがあったのです。

競争力が下がっても、今後は海外の取引に目を向けていかなくてはならない会社もあるでしょう。

日本の人口が減少するということは、国内の購買力も減っていくからです。

海外の会社とやりあっていけるだけの競争力を身につける必要があります。

会社の生産性を向上させることは、国際競争力を高めていくという意味でも非常に重要です。

日本の会社が勝ち残っていくためには、従来の業務を省みて生産性を高めながら、サービスや品質、ブランド力アップを図っていくことが大切だからです。

ワークライフバランスの改善につながる

生産性の向上がもたらすメリットは、会社の利益に直結したものだけにとどまりません。

生産性を向上させれば、従業員の残業時間が減り、ワークライフバランスの改善にもつながります。

最近の経営者は、ワークライフバランスや働き方改革などが常に求められています。

会社の業績アップに加えて、それらの従業員に対する成果が得られるのであれば、ぜひ生産性向上に取り組みたいことでしょう。

ワークライフバランスが改善されれば、従業員のモチベーションアップやパフォーマンスの向上につながり、雇用の安定化も図れるはずです。

しかし、生産性の向上に取り組む企業の中には、従業員数はそのままで、高い成果を出そうとする場合があります。

そのような場合、従業員1人ひとりの労働時間が増えることになり、大変な負担を強いられ、心身の健康を保てなくなってしまいます。

1人の従業員が、複数の業務を担当する「マルチタスク」な働き方も、ストレスが過大にかかり、生産性下落の原因になります。

従業員1人ひとりの生産性向上が保たれたときこそ、会社の生産性が向上します。

ワークライフバランスや働き方改革を考慮しながら、生産性アップを目指しましょう。

求められるのは「戦略総務」

これまでの総務は、雑務など利益を生み出さない仕事が主な業務であるイメージが強く、生産性からは遠い存在だったのではないでしょうか。

これから求められる総務は、会社の生産性向上のための戦略を提案できる総務です。

ここでは、これまでの受け身なイメージから脱却した戦略総務について紹介します。

「戦略総務」とは？

会社の生産性を高めるための戦略をたてる総務とは、どのような業務を行う総務でしょうか。

総務が他の部署と決定的に違う点は、全部署とつながっているという点です。この利点を利用して、部署と部署をつなげる役割ができます。

片方の部署で足りないスキルを他の部署で補うといった橋渡しができる部署は、総務以外には少ないのではないでしょうか。

また、経営者側と従業員の間に位置するというのも総務の特徴ですので、経営者側に従業員の要望などを伝えることも可能です。

「こういったシステムを導入すると仕事の効率が上がる」「こういった福利厚生があると嬉しい」など、従業員のニーズを経営者側に伝える部署として、総務は適任と言えます。

このような橋渡しが、生産性を高めるきっかけを作り出すかもしれません。

総務から会社へ、生産性向上のためのアプローチ

総務は各部署の従業員と関わる機会が多いため、従業員のニーズを把握しやすく、生産性の向上にむけた様々なアプローチができるということを意味します。

では具体的にどのようなことを行っていくとよいのでしょうか。詳しくみていきましょう。

働きやすい環境の構築

働きやすい環境を整えるためには、従業員のニーズを把握することが必要ですので、定期的にアンケートなどで希望や要望を集めるようにしましょう。

・従業員はどのような環境で働きたいのか
・どのような制度があると嬉しいのか

などを調査することで、具体的なニーズを把握することができます。

例えば、子育て世代や介護世代が、通勤時間も惜しいと思っていることが分かれば、テレワーク制度の導入を提案することができます。

体調を崩しやすい従業員が多ければ、生活面をサポートできるような福利厚生を考える必要があるかもしれません。

このように、総務は従業員の声を拾い上げ、会社の生産性の向上にどうやってつなげるかを考えることができる部署と言えるでしょう。

ムダをなくす・業務プロセスの改善

社内に残る様々な制度・慣習によって、生産性が下がってしまっている場合もあります。

効率が悪く生産性が低い一例として、インターネットが広く普及したにもかかわらず、各種申請を紙媒体で行っている会社は少なくありません。

業務に関する承認から、福利厚生の利用など、会社にもよりますが様々な申請があります。有給申請を例に取ると、もし紙ベースでのやりとりを行っていた場合、以下のように多くの工程が必要です。

　従業員：申請書を印刷→手書きで名前、部署、日付…など記入→社内便で総務へ

　総務：申請書の確認→不備があれば社内便で従業員へ→…

この一連の作業、メールを活用すれば1通送るのみでも済むのではないでしょうか。社内システムやツールによる勤怠管理が整った会社の場合なら、Web上で簡単に完了することもできるでしょう。

こういった社内の無駄な部分、効率が悪い部分について、社内の制度や各部署の業務について知る機会の多い総務ならではの目線で見直して改善していくことも、生産性向上につながる重要な役割です。

テクノロジーの活用を推進する

最近ではslackやチャットワーク、LINEなどのコミュニケーションツールや、オンラインストレージを使った資料管理などを行っている会社も多くなりました。

その他にもタスク管理ツールやタイムマネジメントツールなどのITツールを利用することで、業務の効率化を図り、生産性を高めることができます。

社員間の連絡も、メールでのやりとりよりもチャットツールのほうがスピード感があり、わずかながら対応にかかる時間は削減できます。

日々のちょっとした業務にもコスト意識を持ち、テクノロジーの活用を推進することは重要です。

生産性向上を実現する戦略総務になるには？

総務担当者が業務を行う中で、戦略総務として生産性向上を実現するためにはどのように動けばいいでしょうか。

生産性向上を実現する戦略総務になるためのヒントを3つ紹介します。

社内業務の洗い出しと優先順位付け

総務担当者が戦略総務になるためにまず挑戦すべきことは、社内業務の洗い出しと優先順位付けです。

部署で抱えているすべての業務を洗い出し、俯瞰し、会社にとって重要かどうか優先順位を付ける作業です。

社内業務についての棚卸しとも言い換えられます。

普段業務に忙殺されてしまっていると、業務の重要度を確認したり優先順位を付けたりすることなく、手当たり次第に目の前にあるもの手を付けていきがちです。

さまざまな業務を1つずつ見直していく作業をすることで、重要な業務を見つけることができるでしょう。

経営陣と現場の橋渡し役になる

総務は各部署と関わる機会が多いですが、実は経営陣とも多く関わりがあり、各部署や経営者と最も信頼関係を結びやすい立場の部署だと言えます。

戦略総務になるには、これまでのように依頼された業務を淡々とこなしていくのではなく、積極的に各部署の従業員と交流を図り、それぞれの部署で生の声を拾うようにしましょう。

そのような総務担当者なら、経営陣の考えをトップダウンでスムーズに現場に伝えるだけではなく、現場で拾った生の声や思いを経営陣に伝え、ボトムアップでも会社が改善されていくようにアシストできるはずです。

総務担当者は、各部署と経営陣をつなぐパイプ役として、生産性向上に貢献していきましょう。

さまざまなアイデアを実践する

総務担当者は、各部署と経営陣など多くの人と交流できることが強みです。

従業員と経営陣が欲していることについて情報収集し、社内環境や労働環境を改善して生産性の向上を図りましょう。

戦略総務ならさまざまなアイデアを実践し、見直しを行いながら、会社をよい方向へ導くことができます。

総務のアウトソーシングも有効

総務の業務は、誰にでも簡単にこなせる単純作業から専門的なスキルを要するものまで、多岐にわたります。

中には、総務のように社内ルールを熟知した人でないとできない業務もありますが、このような総務の幅広い業務についても、多くの会社でアウトソーシング化が進んでいます。

アウトソーシング化を図りやすい総務の業務としては、例えば、消耗品の管理をはじめ、複合機や社用車のメンテナンス、情報漏洩リスクマネジメントなどが挙げられます。

総務だけではなく従業員全般にも言えることではありますが、特に戦略総務に変えて会社の生産性アップを目指すなら、総務の業務をアウトソーシングし、担当者に時間的な余裕をつくっていくことが大切です。

総務のアウトソーシングとは？

総務業務のアウトソーシングを行うためには、まず業務の洗い出しが必要です。

総務の業務は大きく次の4つに分類することができます。

１、専門的なスキルが必要で、社内事情をある程度理解していないとできない業務
２、専門的なスキルは必要だが、社内事情は把握してなくてもできる業務
３、誰でもできるが、社内事情をある程度理解していないとできない業務
４、誰でもできる業務

この中でアウトソーシングできるものは4番目の誰でもできる業務です。

また、2番目の専門的なスキルがあれば誰でもできる業務も、コストがかかるかもしれませんが、アウトソーシングが可能だと考えられます。

アウトソーシングするメリット

アウトソーシングする最大のメリットは、自社の利益に直結する生産性の高い業務に集中する時間が作り出せるという点です。

前述の通り、総務の特性を活かして会社の生産性に貢献することができますので、その業務に時間を使えることは最大のメリットです。

また、総務業務のプロに業務委託することになりますので、
・人件費の削減
・総務の人員を雇用した際の新人研修にかかる人的コストや時間的コストの削減
・休職や退職による人員の変動による人材確保のためのコストを削減
などが期待できます。

総務の業務をアウトソーシングすることで、安定した業務遂行とコスト削減ができることは大きなメリットではないでしょうか。

負担の少ない福利厚生「OFFICE DE YASAI（オフィスで野菜）」

総務の業務でアウトソーシングができるものの一つに、福利厚生があげられます。

現在は福利厚生をアウトソーシングしている会社は多いですが、中でもオフィス内で使用できる「食」に関する福利厚生は、従業員の利用率が高い福利厚生として人気です。

小腹が空いた時や朝ごはんが食べられなかった時の軽食として、気軽に購入できる食の福利厚生は従業員の満足度も高く、仕事のパフォーマンス向上にもつながります。

ここでは、「食」に関する福利厚生を提供する「OFFICE DE YASAI（オフィスで野菜）」について紹介します。

「OFFICE DE YASAI（オフィスで野菜）」は、オフィス内に専用の冷蔵庫や冷凍庫を設置し、従業員が野菜や果物など「好きなものを、好きなときに、好きなだけ」選ぶことができるサービスです。

安全でおいしい国産野菜とフルーツが豊富で、仕事をしながら食べられるハンディサイズに設計されています。

季節に合わせて豊富なラインナップを取り揃えており、従業員向けの販売価格1個100円～とお手頃価格で提供されています。

オフィスでのおやつは、スナック菓子などが多くなり、体重が増えてしまったり、生活習慣病になってしまったりすることが少なくありません。「OFFICE DE YASAI（オフィスで野菜）」は管理栄養士がメニューを考案し、栄養バランスに配慮していますので、従業員の健康管理の手助けにもなります。

2種類のプランがあり、価格帯はそれぞれ下記の通りで、導入しやすい価格設定となっています。

・オフィスでやさいプランは月額49,000円～
・オフィスでごはんプランは月額25,200円～

導入後の商品搬送などは専門スタッフが行いますので、総務の負荷も少なくおすすめの福利厚生です。

まとめ

会社の生産性を高めるために、総務ができることはたくさんあります。

まずは総務内部の業務の改善から取り組みましょう。できる限り効率化をはかり、省ける業務は省きましょう。

そして、各部署間の橋渡しや、経営者側と従業員側の仲介役など会社全体の業務改善につながる業務に取り組むとよいでしょう。

また、最後にご紹介したような「OFFICE DE YASAI（オフィスで野菜）」などの健康志向の高い福利厚生を提案することも、従業員の満足度や仕事のパフォーマンスの向上につながる施策のひとつになります。

健康管理も同時に行えますので、病気などによる欠勤や早退、休職などを減らすことで生産性の向上も期待できます。

このような従業員の健康を考えた福利厚生は、社外へのアピールへとつながるため、人材の定着だけではなく、新たな人材確保の効果も望めるでしょう。

「OFFICE DE YASAI（オフィスで野菜）」は、総務が抱える課題の一部を解決できるかもしれません。

コストをかけずに生産性を高める方法の1つとして、「OFFICE DE YASAI（オフィスで野菜）」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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