総務向けお役立ち情報

-2019.11.22.Fri

総務に求められるスキルとは?資格取得などスキルアップ方法も紹介

新入社員の希望配属先として人気の高いとされる「総務部」。「専門的な技術やスキルがいらない」「営業などと違ってノルマがない」「定時に退社できる、ホワイトな部署」「他部署のサポート役」といったイメージで、未経験での転職・異動を希望する方からも応募が殺到するようです。

たしかに当てはまる部分もあるでしょうが、実際の総務の仕事や役割はそれだけにとどまりません。

むしろ、業績を上げながら従業員満足度も高い「よい会社」にするためには、幅広いスキルを持った総務担当者の活躍が必要不可欠である、という考え方が広がりつつあるようです。

その背景と、総務としてのスキルアップ方法、そして総務から会社をよりよくするために出来ることについて考えてみましょう。

 

総務の仕事は多岐にわたる

総務とは、その名の通り「全体の事務」を担当する部署です。

会社によって実務内容は様々ですが、一概に言えることは「他部署では取り扱わない」「どの部署がやるべきか明確にできない」仕事が総務に回ってくる傾向にあるということです。

そのような理由で、あらかじめ総務の仕事とされている主なものが「文書・備品の管理」「設備などの保守管理」「社内行事や株主総会の運営」「福利厚生関連」「社内外の電話対応、問い合わせ対応」です。

これに加えて、経理部や人事部、広報部のない会社であればそれらの業務も総務の仕事になってきます。

冒頭でお伝えしたような楽そうなイメージとは全くの真逆で、多くの業務に追われて忙しい日々に追われる総務の方もいらっしゃるでしょう。

このように、特定の専門的スキルはあまり必要とされないものの、実に幅広い分野の業務を同時進行でこなすことができる「マルチタスクスキル」が求められるのが総務の仕事の特徴です。

 

総務に「向いている人」とは?

前章でもご紹介した通り、総務の仕事は幅広い業務を担当することになります。

バックオフィス的な仕事も多く、常に自社の社員が円滑に働ける環境を目指していかなければなりません。

あまり適性は関係なく、どんな人でもできる職種と思われがちですが、実は向き不向きもあるのです。

気になる総務の仕事が向いているのはどんな人なのでしょうか。

向いている性格や、身につけておくと役立つスキルなどもあわせてご紹介します。

 

利他的で、人の頼みを快く聞ける

総務の仕事では、他部署からの問い合わせや依頼に対応することも日常茶飯事です。

人に何かを頼まれた時に快く対応できる人や、人から頼られたり、頼みごとをされることなど、「誰かの役に立つ」ことに喜びを感じる人にはぴったりでしょう

一見、雑務のような仕事に対しても面倒に思わず「より良く」「丁寧に」「効率的に」といった視点を持って行動できる人は同部署からも他部署からも評価されます。

一方、個人のペースで自分の任された範囲だけに集中したいタイプの人には、少し煩わしく感じる仕事が多いかもしれません。

総務での仕事は、会社の業績に直結する仕事ではないかもしれませんが、縁の下の力持ちのような存在です。

総務のサポートがなければ社員はスムーズに仕事をすることができなくなってしまいます。

 

マルチタスクをこなせる

企業規模が大きければ総務の仕事も細分化されていることがありますが、「総務の仕事」と一言でいってもかなり幅広い範囲となります。

社内の備品の管理、社内イベントの企画運営、福利厚生に関する手続き、問い合わせへの対応などが、さまざまな部署からそれぞれ違ったタイミングで依頼され、対応しなければなりません。

そのため、特定のスキルよりもマルチタスクをこなせるスキルの方が役に立つでしょう。

もちろん、一つ一つのタスクに抜け漏れがあってはいけません。

一つのことに集中して取り組むことが好きな人より、マルチタスクを効率よくこなすスキルのある人の方が向いてると言えるでしょう

 

人当たりが良く社交的

社交性については営業職で必要とされるイメージですが、実は総務の仕事においても人当たりがよく社交的な人が活躍します。

社内のいろいろな部署とのやりとりが発生する総務の仕事では、日常的に他部署の社員ともコミュニケーションをとって良い関係性が築いておくと、社内イベントなど部署を横断して行う業務の際にとても役に立ちます。

総務部として独立しているイメージもありますが、実は他部署とのつながりや接点が多い仕事が総務の仕事なのです。

常日頃から人当たり良く、社交的に対応していれば、総務から他部署に依頼をする際もスムーズでしょう。

これらの人当たりの良さや社交性は総務の仕事に限ったことではありませんが、気持ちよく仕事をする上で大切なことなのです。

 

総務担当者に求められるスキルとは?

それでは、総務担当者に求められるスキルとは具体的にはどういったものなのでしょうか。

これからあげる3つのスキルは、社会人であれば総務に限らず磨いておくべきスキルですが、今回は総務の役割を踏まえた上でその必要性を掘り下げて考えてみたいと思います。

 

コミュニケーションスキル

総務部は、顧客や取引先と会社、または部署と部署の間に立つ窓口的存在です。

顧客の要望を聞いて正確に理解し、しかるべき部署へ的確に伝える。ある部署から入った情報を上層部へ迅速に報告する。社内で共有すべき情報があれば発信していく。そのような橋渡し役を担えるスキルが必要になります。

そこで活きてくるのがコミュニケーションスキルですが、それは単に上手に会話したり説明したりするスキルではありません。

相手の本当の気持ちや目的を察して意思疎通をうまく図ることや、状況に応じて適切な対応を選ぶこと、またあらゆる情報をすべて共有しようとするのでなく必要なタイミングと相手を選べることもコミュニケーションスキルのひとつです。

また、優れたコミュニケーションスキルをもって日頃から様々な人と対話を重ねることによって「社員が何を求めているのか」「会社のために総務としてできることは何か」といった潜在ニーズに対する気づきが出てくるでしょう。

このように会社全体を見渡す視点を持って適切なコミュニケーションをとることができ、それを会社のためにフィードバックできるスキルを持った総務担当者がいることで、社内にスムーズな流れが生まれます

この風通しのよさこそが、よい会社をつくる第一歩となるのです。

 

情報収集スキル

例えば営業職であれば、競合他社の新商品情報や市場の動向に影響を与えそうなニュースなど、常に最新の情報に触れるよう意識していることと思います。

幅広い分野に臨機応変に対応する柔軟性が求められる総務担当者にとっても、情報収集スキルが非常に重要であることは変わりません。

そのためには、広く浅くでも良いのでまずはあらゆる情報に積極的に触れる、必要なときに必要な情報を得る方法を知っておく、そして、それらを理解し活用する情報リテラシー能力を養っておくことが重要なポイントになってくるのです。

しかも、総務が知っておくべき情報の種類は非常に幅広いものとなります。法務面、セキュリティ面、衛生面や安全面、最新設備に関する情報など、バリエーションは様々です。

 

そのような社外から採り入れる情報の他に、常にあらゆる社内情報を管理できるスキルも求められるのが総務部です。

各専門部署はそれぞれ、様々な情報を持っています。実務的な顧客情報や社員の情報のみならず、部署内で構築されたノウハウや独自のスキルも該当します。さらには、現状の職場環境に対する要望やアイデアなどを持っている場合もあるでしょう。

そのなかで、積極的に他の部署と共有して活用すべきもの、上層部へ報告して経営上の判断材料とすべきもの、逆に上層部が持っている情報(経営方針や経営状態など)で社員がより意識すべきものなどを見極めて橋渡しをする、そういった働きかけができるのも総務部というポジションにいるからこそ可能になってくるのです。

 

事務処理スキル

事務処理とは本来、「書類やデータなどを作成・整理をして始末をつけること」という意味で、広くデスクワーク的な仕事を指します。

どのような部署であってもこういった作業は必ず発生しますので、事務処理スキルは総務に限らず社会人として最低限身に付けておくべきスキルです。

なかでも総務担当者は、他の部署で作成された書類やデータに不備がないかをチェックする「最後の砦」としての役割もありますし、ルーティンワークに加えて他の部署などから依頼された仕事も並行して行うことになります。

人より正確に、より効率よく事務処理をこなす高いスキルが求められるのです。

また、個人レベルの業務から、各部署が受け持つ業務やイベントまで、常にスケジューリングに落とし込み進捗状況を管理するスキルも円滑な会社運営に必要不可欠です。

確かな事務処理スキルをベースにして、広い意味で「ものごとを整理整頓するスキル」を持った総務部の存在が、会社の無駄な仕事を省き生産性アップに貢献できるのです

 

PCスキル

総務では多くの書類作成業務があります。また、メールでの問い合わせへの対応や、社内システムの利用など書類作成以外でもPCを使う機会も多くあります。

ExcelやWordは頻繁に使用することになるため、これらの基本的なスキルがある方が望ましいでしょう。

ですが、ほとんどは社内フォーマットに沿って作成していくものになるので、スキルがないからといって気にしすぎる必要はありません。

もちろん、Excelで様々な関数を取り扱えなど、スキルを持っておけば役に立つ場面もありますが、元々持っている知識量が重要というよりも、入社してから企業に合わせた業務の進め方を覚えることの方が多いため、意欲的に学ぶ姿勢の方が評価されるでしょう。

分からないことは素直に質問する、自分で調べて習得するといった姿勢を心がけることが大切です。

 

タイムマネジメントスキル

タイムマネジメントスキルは、総務職に限らず多くのビジネスマンに役立つスキルではありますが、マルチタスクが求められる総務にとって、タイムマネジメントスキルは非常に重要です。

書類作成の締め切り、各部署への連絡の締め切りなど、いつまでに何を終わらせておくべきかを常に自身で設定しながら業務を進めなければなりません。

総務の事務処理は、他部署への影響範囲も大きいので、遅延してしまうと企業の業務全体の進捗状況に影響します。

しっかりと自身の業務一つ一つをタイムマネジメントし、期日までに終わらせる業務の処理能力は総務で求められるスキルです。

多くのタスクを抱える総務職ですが、常に優先順位を整理しながらタスクを処理するタイムマネジメントスキルをしっかり磨いておきましょう。

 

総務におけるスキルアップの方法とは?

会社の規模や業種によって、総務部の役割や業務内容は様々です。

そのため、総務部に配属されたらまずは日々発生する業務の内容や業務量などのタスクを正確に把握し、実行できるスキルを身に付けることが最優先です。

それによって、先述した3つのスキルは必然的に磨かれていくものです。

それでは、そこからさらにスキルアップして「できる総務」になるためには、どのような方法があるのでしょうか。

 

日々の情報収集でナレッジを蓄積

情報というものは常に変化するため、常に最新情報に対してアンテナをはっておく必要があります。

特に、法律の制定や改正、最近では「マイナンバー」に関する対応など、業務に関わる分野での最新情報を見逃すと想定外のミスやトラブルにつながりかねません。

こういったトラブル防止だけでなく、他社において評価の高い取り組みや業務改善事例など、より良い職場環境づくりや総務としてのスキルアップに繋がる情報も採り入れたいものです。

ただ、多忙な実務に加えて積極的な情報収集を行うことは案外大変かもしれません。そういった場合に活用したいのが、総務担当者向けの情報メディア・サイトです。

あらゆるニュースや最新情報、スキルアップ方法など、総務担当者がおさえておくべき情報がピックアップされていますので効率的なナレッジの蓄積が可能です。

ちなみに当サイトのこちらの記事では、おすすめの情報メディアを紹介していますので、是非チェックしてみてください。

【毎日の情報収集に!】総務担当者向け情報メディア・サイトまとめ8選
https://vw.officedeyasai.jp/column/for-general-affairs/web-media

ご自身のニーズにマッチするサイトがあれば、まずは「とりあえずチェックする」ことを日々のルーティンワーク化することで、情報収集スキルの強化を図っていきましょう。

 

資格取得を目指す

総務はひとつの専門的業務を担当する部署ではないため、総務担当者に必須とされる資格や専門的スキルはありません。

ただ、これから紹介する4つの資格については、取得しておくことで総務の仕事をスムーズに進めるためのスキルや知識を得られるものや、会社をより良くすることにつながる資格です。

勤務先の実情とご自身の現状のスキルを照らし合わせて、有益と思われるものがあればぜひ受検を検討してみましょう。

 

ビジネスキャリア検定

ビジネスキャリア検定試験(通称「ビジキャリ」)とは、中央職業能力開発協会が実施している公的資格試験です。

「人事・人材開発・労務管理」「経理・財務管理」「生産管理」「企業法務・総務」など8分野、BASIC級から1級までの3等級制で構成されているため、日常的な業務では身に付きづらい専門的なスキルを体系的・段階的に習得できる仕組みになっています。

総務部であっても、会社によってはある程度の専門的スキルを必要とする場合もあるでしょう。そのような場合に、必要な分野の専門知識をピンポイントで習得することができます。

また、社内の専門部署との連携において、最低限の専門的スキルを得ておくことでスムーズな対応ができるようになることもメリットです。

 

衛生管理者

衛生管理者とは、労働安全衛生法において定められた「事業場の衛生全般の管理をする者」のことをいい、常時50人以上の労働者を使用する事業場には必ず選任しなければならないとされています。

具体的な業務内容としては下記のようなものがあります。

・社員の健康管理のため、健康診断を実施する。その実施状況を管理する。
・快適な職場環境をつくる。照明や空調を管理する、分煙化を進めるなど。
・非常時・災害時に備えた準備をする。救命用具や備蓄品の設置・点検など。
・少なくとも週1回は職場内を巡回し、問題があれば即座に対応する。

その他、例えば社員の健康増進のためにセミナーや健康相談を企画したり、福利厚生サービスの導入を検討したりすることも業務の一環となります。

このように、「社員が快適に、健康的に働くことができる職場環境」をトータル的にコーディネートする役割を担うことになりますので、総務担当者が適任と言えそうです。

「衛生管理者」に選任されるために必要な資格は業種によって異なり、第一種・第二種衛生管理者、衛生工学衛生管理者、労働衛生コンサルタントなどとなっています。

勤務先の会社の場合はどの資格を取得すればよいか、まず確認しましょう。

 

キャリアコンサルタント

キャリアコンサルタントとは、就職・転職、キャリアアップに関するアドバイスを行うためのスキルを持つ専門職です

2016年に改正された職業能力開発促進法によって、国家資格に規定されました。厚生労働省の認可を受けた人材派遣会社、コンサルティング会社、専門学校などで養成講座と認定試験を受けることで資格を取得できます。

総務の仕事として日頃から人事部とのやり取りもあるでしょうし、実際に人事関連業務を担当する場合もあるでしょう。また実務としてではなくても、普段から会社を総合的にマネジメントしている立場として、社員の配属や異動に関して相談や助言を求められたりすることもあるかもしれません。

具体的な人事関連業務を担当する予定や必要性がないとしても、さまざまな場面で活きてくることが期待できるのが、キャリアコンサルタント資格者としてのスキルであるといえます。

 

メンタルヘルスマネジメント検定

メンタルヘルス・マネジメントとは、「心の健康管理」のことです。

社員の心の不調の未然防止、意欲的に仕事ができる職場づくりを行うための知識や対処方法などのスキルを学ぶための試験が、メンタルヘルスマネジメント検定です

職位・職種別に3つのコースがありますが、総務担当者として実務に活かすことを目的とする場合、Ⅰ種「マスターコース」(組織全体のメンタルヘルスケアを計画、専門機関との連携などができる)、またはⅡ種「ラインケアコース」(部下のメンタルヘルスに配慮し、不調が見られれば必要なケアを実施できる)のいずれかを受検するべきでしょう。

 

中小企業診断士(経営)

中小企業診断士とは、ビジネスパーソンにとても人気のある資格です。

主に経営やマーケティングなどビジネス全般に及ぶ、幅広い知識が必要になります。

中小企業診断士の試験では、一次試験で企業経営理論、財務・会計、経営法務などの7科目、二次試験ではそれぞれの事例を用いた記述式の4科目で試験が行われます。

さらに、二次試験をパスしてから3年以内に実務補修、実務従事も必要となります。

国家資格のため試験の難易度は高く、取得を決意したら通学や通信教育などの利用することをおすすめします。

総務では、自社事業全般のサポートが必要なため、企業の仕組みをしっかり理解しておくことが求められます。

社内規則の管理や社員の個人情報を取り扱うことも多く、法務の知識も身につけておくと色々なシーンで役に立ちます。

これらの経営に関する知識を、まんべんなく横断して得ることができるのが中小企業診断士です。

中小企業診断士の資格は経営コンサルタントとしての唯一の国家資格のため、総務以外の部署に配属されたり、転職やキャリアアップを考えたときにも役立つ貴重な資格です。

 

総務から会社をよりよくするために

会社における総務の重要性、総務に求められるスキルとスキルアップ方法についてご理解いただけたでしょうか。

会社内の専門的部署と比べて、その業務内容や役割が見えづらい傾向にある総務部ですが、一方で会社にとって重要なキーとなる存在であることが見えてきたと思います。

特定の業務を行わない代わりに、広く会社内のことに対応できる総務としてのスキルと、総務部だからできることは何かを模索していく努力が、会社をよりよい方向へ導く力となっていくことでしょう。

 

福利厚生で会社を健康に「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」

最後に総務の皆さんへ、私達が提供する食の福利厚生サービス「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」をご紹介します。

「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」は、オフィスに専用の冷蔵庫や冷凍庫を設置するだけで、いつでも新鮮なサラダやフルーツ、無添加や国産食材にこだわった惣菜など、健康的な食事が常備され、社員はいつでも利用することができる便利なサービスです。

多忙な総務担当者の負担にならず、大きなコストも不要ながら、導入企業の社員満足度が高く各種メディアでも紹介されている福利厚生サービスとなっています。

社員の働く環境をより快適にしつつ、健康にも気を遣うことのできる「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

社員の健康改善につながる新しい福利厚生
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