政府は「働き方改革」というスローガンの下、2019年4月1日から「働き方改革関連法案」を順次施行し、各企業もその対応に追われてきました。

昨今、日本は少子高齢化により就業率の高い若年人口が減少し、労働人口の不足が懸念されています。多くの企業にとって、優秀な人材を確保して生産性を上げることは大きな課題でしょう。

また、働く高齢者が増えたこと、女性の社会進出が増えたことにより、働く環境の整備や働き方の多様化が求められるようになってきました。

最近では新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークやリモートワークといった多様な働き方が急速に浸透し、その動きはさらに加速化しています。

本稿では、優秀な人材を確保するために、企業はどのように働き方改革を進めれば良いのかを紹介します。

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働き方改革とは

働き方改革とは、働く人たちが個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を、自分で「選択」できる社会を実現し、働く方一人ひとりがより良い将来の展望を持てるようにすることを目標とする改革です。

現代日本は少子高齢化により生産年齢人口が減少し続けており、従来の働き方を抜本的に見直し、働き手を増やすことが大きな課題とされています。

働き方改革の主な目的

働き方改革の主な目的は、労働環境を見直すことです。「働きたい」と思うすべての人が働きやすい社会を作り、労働人口を増やして生産性を上げることを目標としています。

改革の一環として、各企業では「長時間労働の是正」、「正規雇用と非正規雇用の格差是正」「柔軟な働き方の実現」を三本柱とする取り組みが行われています。

1つ目は社会問題にもなっている「長時間労働の是正」です。日本の年平均労働時間は諸外国と比較しても長く、長時間労働が常態化していることが大きな課題です。

長時間労働を解消するため、時間外労働の上限規制や長時間労働者への健康措置、有給休暇の取得率の向上といった課題解決に向けた施策が行われています。

「正規雇用と非正規雇用の格差是正」では、労働人口の減少に歯止めをかけるために、賃金格差の是正に加え、非正規雇用従業員の有給休暇取得や、積極的な正社員登用などが行われています。

2020年4月から適用された「同一労働同一賃金制度」にて、正規雇用と非正規雇用の従業員の不合理な待遇格差を設けることが禁止されたことが背景にあるでしょう。

近年は在宅勤務や時短勤務、フレックスタイム制度などを導入する企業も増え、働く場所にとらわれないテレワークや副業が推進されるなど、「柔軟な働き方の実現」が受け入れられつつあります。

子育て中や介護・病気を理由に出社できない人でも働き続けられる環境を整備することで、人材流出を防ぎ、人材を確保できる利点もあります。

働き方改革にはどう取り組めばいい？

政府は働き方改革の参考マニュアルを提示していますが、まずは各々の企業の現況を把握して課題を浮き彫りにし、自社に合った取り組みから始めることが重要です。

下記では、企業が働き方改革に取り組むためのポイントを解説します。

現状の課題を把握することが必要

働き方改革を進めるにあたっては、すべてマニュアル通りに進めるのではなく、自社の規模や業界の慣習に合わせて進めることがポイントです。

管理職側や人事担当者などが働き方改革の制度そのものを理解し、日常業務を見直すことで、自社の課題を発見するところから始めましょう。

例えば、毎日残業が続いていて長時間労働が課題になっているのであれば、各従業員の仕事に無駄はないか、人員配置は適切か、社員同士のコミュニケーションは良好であるかなどを確認し、現状を正しく把握しましょう。

課題解決に向けて全社で同じ目標を持つ

課題と現況を把握したのち、働き方改革における企業の方針を従業員に伝えて、全社で同じ目標に向かって働き方改革を実行していきましょう。

企業側の理想像と従業員側の意見に相違があると、働き方改革を掲げても社内に浸透させることは困難です。

そうならないためにも、従業員と企業側とが同じ目標を持ち、従業員一人ひとりに目を向けてコミュニケーションを取りながら、お互いを理解することが大切です。

仕事の状況だけでなく従業員の状況も把握し、現在の課題は何か、従業員のモチベーションを上げるためにどのような取組みをしたらよいかを考えましょう。

対策すべきよくある課題とは？

企業によって規模や慣習が異なるため課題に違いはあると思いますが、主にどのような課題が見つかるのでしょうか。

わかりやすく日本の現状から課題を見つけていきましょう。

日本は国際的に見ても年平均労働時間が長い傾向にあります。先進国の中ではダントツと言って良いでしょう。

高度経済成長期以降、仕事量が激増し多くの人が1日8時間以上働くようになり、サービス残業という言葉が生まれるほどになりました。

その後、少子高齢化により労働人口が減少したにもかかわらず、求められるサービスや製品の消費量は多くなり仕事量は増加の一途をたどりました。。

これが長時間労働の原因の一つとなり、国を挙げてこの課題に取組む必要がでてきたのです。

皆さんは36協定という言葉をご存知でしょうか。時間外労働・休日労働に関する協定で通称サブロク協定と呼ばれています。

労働基準法では、1日及び1週間の労働時間、並びに休日日数を定めていますが、これを超えて時間外労働又は休日労働させる場合には、あらかじめ36協定を締結し、労働基準監督署に届けなければなりません。

このように法律で定めなければならないほど長時間労働や休暇取得の問題は多くの企業で起こっており、多くの企業で働き方改革の課題となっているのです。

この課題を長時間労働、休暇の少なさ、ストレスフルな環境の3つの課題に分けてそれぞれ問題をあげていきましょう。

 長時間労働

働き方改革において長時間労働の削減は必須といっていいほど多くの企業がこの課題に取組んでいます。

長時間労働とは1日に8時間、1週間に40時間を超えた場合をさします。

労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を与えなければならないとなっています。

長時間労働は体の健康だけでなく、メンタルヘルス問題や最悪の場合過労死につながります。

1人当たりの業務量が多い場合や、一定の社員だけに仕事が集中するような環境ではそのような問題が起こりやすくなります。

※厚生労働省ホームページ引用：
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/roudouzikan/index.html

 休暇が少ない

休日に関して少なくとも毎週1日の休日か、4週間を通じて4日以上の休日を与えなければならないと労働基準法で決められています。

また6ヶ月間継続勤務し、その6ヶ月間の全労働日の8割以上を出勤した場合は、10日(断続または分割)の有給休暇を与えなければなりません。

完全週休2日、祝日、年末休暇がある企業では平均的に休日が取得できているはずですが、業界や職種によって違いが出てきます。

サービス業や接客業などは土日祝日関係なく働く場合が多いので休暇が少ない傾向にあります。

また、人手不足の企業は必然と休日が少なくなりがちです。

休暇が少ないと身体に疲労が蓄積し、ストレスも発散できないので心身の状態に悪影響を及ぼします。近年うつ病などのメンタルヘルス問題が注目されていますが、これも課題の一つです。

そして働く本人だけでなく、家庭がある人は家族と過ごす時間も少なくなるのでプライベートにも影響してきます。

※厚生労働省ホームページ引用：https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/roudouzikan/index.html

 ストレスフルな環境

ストレス社会と言われる現在、職場の人間関係や職場環境によりストレスを感じたことがある人は多いのではないでしょうか。

ストレスフルとは「ストレスの多い、精神的に疲れる」という意味で、仕事などで多く用いられます。

ストレスフルな状態が続いたことが原因で、悩んだりうつ病などのメンタルヘルス問題を抱えている人もいると思います。

ストレスフルな環境の職場の特徴をいくつかあげてみました。

・職場の人間関係、コミュニケーションがうまくいかない
・仕事に関する責任が重い
・上司からの無理な仕事や要求の押し付け
・会社の規則が厳しい、細かすぎる
・理不尽なことが多い
・自分の意見や要求が通りにくい
・協力することが少なく個人プレーが多い
・長時間労働
・客先や取引先からの無理な要求が多い
・目標設定が自分に合っていない

上記以外にも個人で感じるストレスは様々だと思いますが、責任感が強い人やイエスマンの人はストレスを抱えやすい状態になりがちです。

ストレスフルな職場環境は生産性の低下や医療費・労災による経費増化につながり、最終的には離職率があがり企業のイメージはダウンしてしまいます。

課題が見つかったあとの動き

働き方改革に向けての課題が見つかったあとは、どのように進めていけば良いのでしょうか。

ここからが働き方改革を実現するために特に重要になっていきます。

先ほど働き方改革におけるいくつかの課題をあげましたが、それらを含めて優先順位をきちんと決めて課題に対する対策や施策を検討して取組んでいきます。

働き方改革の成功の秘訣となる課題の改善策の検討と実践についてご説明しましょう。

 改善策の検討と実践

例として長時間労働の削減という課題が見つかったのであれば、ただ単にノー残業や就業時間の短縮を行っただけでは時間の制限が変わるだけで社員の負担は変わりません。

むしろ時間制限があるので仕事が雑になったり時間内に終わらせないと、というプレッシャーが出てきます。

日常業務を見直し、無駄な部分を洗い出し効率的な仕事が行われているかを把握する必要があります。

分担して仕事が出来ているか、適材適所の人員配置となっているかなどを再検討します。

コストをかけずにできる改善として、無駄な業務を省くというのが一番効果的です。無駄な会議やシステム化できる作業が無いかなど、一度社内業務をチェックしてみましょう。

どの課題にも共通していえることですが、働き方改革の実践には個人の意識改革が必須となります。

しかし、個人の意識を変えることはそう簡単なことではありません。

企業側が働き方改革を訴えていても、社員は「とりあえず」とか「なんとなく」というようにやらされている感覚になりがちなため、課題に対する改善意識が低くなってしまいます。

そのため個人個人で目標を設定し、それに対する評価制度や福利厚生の導入を企業側は検討していくことが重要です。

企業側と社員側でお互いメリットがないと、社員は何のために仕事をしているのか分からなくなってしまいます。

個人のモチベーションを上げるための目標設定や魅力的な福利厚生などを平行して検討しながら改革を行っていくと、より良い働き方改革となるでしょう。

 経営層が社員を牽引し、率先して実施

先ほど社員と企業側が同じ目標をもつには企業側がきちんと方針を示してコミュニケーションを密に取ることが大切という話をしました。

日常的にコミュニケーションをとることは良い関係を気づくために必要不可欠であり、働き方改革を実施する際にも社員が効率よく仕事が出来ているか、よりよい環境で働けているかなどを把握する重要な手段です。

また、社員一人ひとりの意識改革をするには企業側である経営層はより一層強い意識を持って働き方改革を実施しなければなりません。社内に温度差が生じている場合、働き方改革の成功は難しくなります。

ですので経営層が自ら働き方改革を率先して実施し、社員とのコミュニケーションを通して意識のズレがないかを確認しながら進めていくことが成功の秘訣となります。

働き方改革を進める上で発生する課題にも要注意

多くの企業が力を入れて働き方改革の導入に取り組んでいますが、取り組みを進めていくと、思うように改革が進まなかったり、新たな課題が生まれたりすることもあります。

ここからは働き方改革が抱える問題点や多くの企業がつまづく課題、それらの対策について説明します。

ツール導入などにかかるコスト

働き方改革の一環として、システムやツールの導入で人手不足や業務効率化に取り組む企業も多いのではないでしょうか。

しかし、抜本的な改革の実施には、新たなツールの導入やシステムの大規模な改修が必要になり、多額のコストがかかります。

コストをかけて課題解決を行うのではなく、今あるものを工夫することで解決できないか、この際に見直しを行いましょう。

急な残業規制による収入減

長時間労働の是正だからと言って、急に残業を規制することにも注意が必要です。

これまで残業代で収入を得ていた従業員が、残業規制が入ったことで収入が減少し、働くモチベーションが下がってしまう可能性があります。

業務量の把握や従業員へのヒアリングを通してワークライフバランスが適切か、別の課題はないか検証してみましょう。

生産性の低下

残業時間の規制や多様な人材の受け入れなどを実施すると、かえって負担が増す場合もあります。

現状のやり方を変えずに働き方改革を進めることで、売上低下や新人教育に時間的コストがかかり生産性が低下するなど、新たな課題が生まれるケースもあります。

働き方改革は構造上の問題でもあるため、やり方を柔軟に変えながら対処しましょう。

管理職の負荷増大

残業時間の規制により、管理職の負担が増える可能性もあります。

一部の従業員に負荷がかかりすぎると、離職やさらなる売上低下や生産性の低下を招く可能性も。管理職とそれ以外の従業員の仕事量のバランスを保つ解決策が必要です。

従業員の意識改革が進まない

働き方改革は企業側だけが取り組めばよい問題ではありません。

企業と従業員の意識に温度差があると、全社的に働き方改革を掲げても改革は進みません。

従業員の意識改革が進んでいないと感じた場合は、もう一度現状や課題を洗い出し、同じ目標に向かって取り組んでもらえるよう、お互いを理解するところから始めましょう。

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コミュニケーションは働き方改革において職場環境をよりよく改善する方法の一つであり、コストもかからず誰もがすぐ実践できるものです。

そこでよりコミュニケーションが取りやすい環境を作ることも働き方改革の課題にあげられます。

最近ではコミュニケーションの場を作ろうと社員食堂やデリバリー型の社食を働き方改革の福利厚生施策として導入する企業が増えています。

「今日は何を食べようかな」「これも美味しかったからオススメだよ」というように、社食があると会話が自然と弾むためです。

ただ大企業のように規模の大きい社員食堂を作るとなるとコストがかかりますので、オススメはデリバリー型の社食です。

「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」は社員への販売価格1個100円からというお手頃価格で、設置してある冷蔵庫から好きな商品を選んで食べることができる設置型のデリバリー社食です。

プランは「オフィスでやさい」と「オフィスでごはん」の2種類があり、どちらも食材にここだわった豊富な種類の食事をオフィス内で食べることができます。

導入方法も、申し込み後はOFFICE DE YASAIのスタッフがサーポートしてくれるので簡単で、低コストな社食を社員に提供することができて大変オススメです。

「OFFICE DE YASAI」でよりよいコミュニケーションがとれる場を創り出してみてはいかがでしょうか。

まとめ

日本社会を取り巻く環境の変化により働き方の多様化が進んでいます。その変化に伴って働き方改革に関する様々な課題があることがお分かりいただけたと思います。

働き方改革は企業と社員が一丸となって行う壮大プロジェクトです。働き方改革を成功させるためには課題の優先順位や取組み方が重要です。

全員が同じ目標に向かってチャレンジし、よりよい職場環境を築けるよう、ぜひ参考にしてみてください。

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