働き方改革

-2019.09.10.Tue

【働き方改革】長時間労働を改善するための方法とは?

政府の重要施策のひとつであり、一億総活躍社会を実現するための「働き方改革」をご存知でしょうか?

「働き方改革」が実行された背景には、少子高齢化による働き手の不足、育児や介護など働き手のニーズの多様化など、人口の減少による労働力不足という深刻な問題があります。

そして「働き方改革」は、働き手が個々の事情に応じて多様な働き方を選択できることにより、より良い将来の展望を持てるようにすることを目指しています。

今年4月に施行された「働き方改革関連法」は長時間労働の改善、正規・非正規社員の待遇格差解消、多様な働き方の実現を3つの柱として掲げています。

その中でも今回は「長時間労働の改善」を実現するには、何を改善していけば良いのかを見ていきたいと思います。

 

働き方改革でよく注目される「長時間労働」

長時間労働が原因での健康被害や過労死といった問題は、ニュースでも耳にすることが多く、長時間労働改善の大きな課題となっています。

ではなぜ長時間労働が起こるのでしょうか?

 

長時間労働が起きる原因

長時間労働の原因は大きく3つに分類されます。

 

  •  人手不足

単純に労働力が足りておらず、一人の抱える仕事量が増えることによって長時間労働が当たり前になっているケース。
企業によっては経費(人件費)を削減したいために、退職者がでても人員を補充することなく残業や休日出勤で長時間労働させる場合もあり。
人員・能力不足が改善されず悪循環となっている。

 

  •  必要のない仕事をしている

仕事の優先順位が明確ではなく、優先順位の低い仕事に時間をかけてしまう
個人の対策で改善されることもあるが、組織単位での業務内容の改善が必要な場合もある。

 

  •  成果評価が正しく行われていない

「長時間労働」=「がんばっている」という考え方が組織にあり長時間労働をしなければ評価されない。
終身雇用制度や年功序列の考えが抜けきっていない企業も残っている。
改善しているつもりであっても短時間で高い成果を評価する制度が浸透していない。

 

その他、長時間労働の原因には「自分の仕事は終わっているが上司や先輩より先に帰りづらい」などオフィス内の雰囲気にも原因があるようです。

個人の技術や能力の向上で改善できることもありますが、やはり組織単位で長時間労働について見直し改善を行う必要があります。

 

長時間労働にまつわる現状

働き方改革の一環として労働基準法が改正され、時間外労働の上限規制が法律に加わりました。

この上限規制は大企業では2019年4月から、中小企業では1年の猶予があり2020年4月から導入されます。

これまでの時間外労働の上限規制には罰則による強制力はなく、特別条項によって上限なく時間外労働を行わせることが可能でした。

ですが今回の改正では、罰則付きの上限が法律に規定され、臨時的で特別な事情がある場合にも上回ることのできない上限が設けられています
(厚生労働省 働き方改革関連法解説より)

このような法改正が進められる一方、現場ではまだまだ長時間労働が行われており、目下改善しなくてはならない問題はたくさんあります。

長時間労働によって、今まさに起こっている問題は以下の通りです。

 

  •  健康の維持管理を困難にする

長時間労働によって睡眠時間や休息時間が短くなることにより、以下の健康問題が発生します。

・ 脳、心臓の疾患(過労死)
・ 精神障害(うつ・自殺)
・ 過労性健康障害(胃十二指腸潰瘍・腰痛・月経障害・過敏性大腸炎など)
・ 交通事故や業務中のケガ など

  •  仕事と家庭生活の両立を困難にする
  •  女性のキャリアアップや管理職就業を阻む
  •  男性の家庭参加を難しくする

 

長時間労働の問題は、ワークライフバランスや男女のキャリア形成にも影響を及ぼしています

誰もが平等に働ける社会を目指すためには、長時間労働の改善は必須項目なのです。

 

組織を変えるために、まずは個人の意識改革が必要

長時間労働には様々な問題ありますが、まずは個人の働き方を改善する必要があります。

そして、個人の意識を改善するには組織単位で動かなければなりません。

では具体的にどのような改善方法があるのか考えていきましょう。

 

長時間労働の原因を見つめ直す

上司は部下の勤務時間マネジメントをしていますか?

部下の査定は正しく評価されていますか?

長時間労働を改善するためには、まず現状を振り返る必要があります

長時間労働は健康に悪影響をもたらしますし、個人の能力を有効に活かす妨げにもなります。

また残業や休日出勤が当たり前になり、モチベーションの低下をまねいている場合もあります。

従業員一人ひとりが意識改善や業務改善をしていかなければ長時間労働は改善されません

 

長時間労働につながるルール・慣習を見直す

働き方の改善に取り組んでいるのに、長時間労働がなかなか改善されないという場合もあります。

それは長年に渡ってルール化された見えない慣習があるのかもしれません。

例えば以下のようなものに心当たりはありませんか?

 

・ サービス残業

成果評価人事制度の導入とともに、サービス残業が増えたという現状が問題となっています。
自らの評価をより良くするために、サービス残業で業務を行い成果をあげようとする人もいます。
長時間労働を改善するためには、この慣習を改善しましょう。

 

・ 上司の労働時間

自分の仕事が終わっていても、上司や先輩が残っていると帰れないといった雰囲気がオフィス内に定着していることもあります。
また、長時間労働の改善を意識するあまり部下に業務を頼みづらいという上司もいるようです。
長時間労働を改善するためには無駄な気遣いはやめましょう。

 

職場環境の改善によって長時間労働を減らすには?

長時間労働の改善には、個人の意識改革を組織単位で取り組むことの重要性がわかりましたね。

しかし、意識改革だけでは長時間労働の改善には至りません。

個人の意識に加え、労働環境も長時間労働には大きなポイントとなりますが、では何を改善すれば良いのでしょうか?

 

オフィス空間を働きやすくする

作業ごとに適した空間で仕事をすることで、仕事の効率を上げることができます。

具体的に改善できる方法としていくつかご紹介しましょう。

 

  •  オフィス内はどこでも作業ができる

・ フリーアドレス : 個人の専用デスクを持たず自由に席を決めて作業できる。
・ ABW(アクティビティ・ベースド・ワーキング) : 仕事内容に合わせて働く場所や机を選び、物理的環境によって社員の行動を改善する。

例えば、静かな部屋で集中して作業を行ったり、打ち合わせをソファ等で行ったりなど様々な業務内容・シチュエーションによって場所を選んで働けます。

それぞれの作業内容によってワークスペースを変えることは、作業の効率化と生産性の向上において有効な勤務形態なのです。

 

  •  ITを活用して働きやすくする

ネット環境やデバイスの整備・改善は重要なポイントです。

Webツールを利用したストレスの少ない連絡体制や、会社にいなくても働けるようクラウドを活用したテレワーク環境など、状況に合わせた柔軟な働き方ができれば、より仕事の内容に打ち込めるようになるでしょう。

柔軟に、そしてスピーディーに仕事ができる環境はストレスもなく、作業効率アップや長時間労働の改善に有効です。

 

  •  プレゼン・会議が気軽にできる環境を作る

起立式の会議室やオープンなミーティングスペースを作ることで、会議を手軽に行えるようになります。

資料も出力紙ではなくデータで共有、大画面のスクリーンを設置することも検討してみてください。

小スペースに設置可能なため、オフィスの空きスペースを有効活用することもできます。

 

無駄なものをなくす

最近ではデータ共有で仕事をすすめる企業も多いですが、紙の資料がメインの企業もまだまだあります。

紙の資料には実はこんなデメリットがあります。

・ 用紙やインクなどの消耗品費用がかかる、印刷・通信費やコピー作業の時間のロス。
・ 作成や情報共有時間のロス。
・ 保管するためのスペース、発注・納品など作業時間のロス。
・ 手書き資料の場合の誤字や書き間違い、読み間違いが発生する。
・ 資料確認の際に探す手間がかかる。

たかが紙と思うかもしれませんが、このデメリットが積み重なると予想以上のコストと作業ロスが発生するため侮れません。

また、資料や会議自体が本当に必要なものなのか検討し改善することで、紙や場所の費用、そして人的工数等の削減に成功している企業もあります。

このように、当たり前を見直すことで長時間労働の改善につなげことができるのです。

 

コミュニケーションが起こりやすい工夫

コミュニケーションロスは無駄な時間と労力に繋がります。

これを改善するためには環境を変えるというのもひとつの方法です。

 

・フリーアドレスの導入

フリーアドレス最大のメリットは、従業員間のコミュニケーションが活性化するところにあります。

企画発案や広報活動のクリエイティブな仕事などは、コミュニケーションを密にとっていく必要があります。

情報やタイムリーな話題の共有がスピーディーに行え、他部署との意見交換もスムーズになることで、仕事の効率は格段に上がっていくのです。

 

・ラウンジの設置

オフィスの中央にラウンジを作ることも良いアイデアです。

ちょっとしたミーティングや、改まって会議室を利用するほどではない場合に、気軽に足が運べるスペースがあるとコミュニケーションがとりやすくなります。

このように、長時間労働の改善には働く環境にも変革が必要になります。

自分の職場に何が不足しているのかを分析し改善に役立ててください。

 

より働きやすいオフィスにするために

これまでオフィスのハード面、ソフト面で改善できる方法をお話ししてきました。

続いて、特に「コミュニケーションの活性化」に貢献するサービスをご紹介します。

コミュニケーションの活性化につなげるため、福利厚生を利用した食の補助制度を取り入れることをおすすめします。

 

OFFICE DE YASAIを使って、低コストで環境改善

「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」はオフィスで野菜が食べられる「置き野菜」サービスです。

5年で累計1,300拠点以上の導⼊実績をもち、その導入効果は従業員利用率90%以上を誇ります。

野菜やフルーツ・無添加のお総菜など、どれをとっても健康的でおいしい安心安全な商品を提供しています。

「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」には2つのプランがあります。

  •  オフィスでやさい

 ・ 冷蔵庫を設置し、週に2回、新鮮な野菜やフルーツ、ヘルシースナックを提供。
 ・ 季節に合わせた産直の野菜やフルーツは保存料を⼀切使用していない。
 ・ 全てハンディサイズだから、オフィスでも手軽に食べられる。
 ・ 従業員への販売価格は1個50円からのお手頃な価格で購入可能。
 ・ 月の企業負担額は40,000円~ (月間お届け商品数120個の場合)

 

  •  オフィスでごはん

 ・ 冷凍庫を設置し、月に1回、無添加や国産にこだわったお惣菜を提供。
 ・ 電子レンジで温めるだけで、簡単に健康的なランチが完成。
 ・ 主菜、副菜、ごはんなど種類も毎月変わるメニューも豊富。
 ・ 冷凍だから3か月以上のお日持ち。
 ・ 月額利用料は24,000円~ (月間お届け商品数80個の場合)
・ 基本コース、無添加コース、吉野家コースの3種類のコースから選べる

健康経営を目指している企業にも好評で、社員食堂の運営に悩んでいる方にも低コストでオフィスの環境改善ができるおすすめのサービスです。

 

食を補助することで様々なメリットに繋がる

食の補助によって得られるメリットは企業側にも従業員側にもあります。

  •  企業側のメリット

 ・ 従業員の健康維持・管理
 ・ コミュニケーションの活性化
 ・ 人手不足の解消(採用・人材定着率アップ)
 ・ 福利厚生の導入で従業員満足度の向上

 

  •  従業員側のメリット

 ・ 食事代の節約
 ・ 栄養や健康を意識した食事をとることで健康に関心をもつ
 ・ 適切な休憩をとることで、仕事にメリハリがつき生産性が向上

 

風通しの良い組織ならば、改革も浸透しやすい

オフィス内に食事スペースを作ることで、従業員同士のコミュニケーション量が増えてきます。

意識改革や仕組みの改善などを行う場合には、従業員の協力は必要不可欠です。

一人ひとりが率直に意見を出せる環境を作ることで、長時間労働改善も推進しやすくなるのではないでしょうか。

 

まとめ

「働き方改革」で注目される長時間労働とその改善策についてご紹介してきました。

組織の改善や個人の改善など、長時間労働を減らすために出来ることはたくさんあります。

どちらも従来の考え方やしがらみに縛られずに、社内で積極的にコミュニケーションをとりながら長時間労働の問題を考えていきましょう。

 

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