働き方改革

-2019.10.10.Thu

【働き方改革】生産性を高めるオフィスレイアウトとは?

皆さんは「働き方改革」という言葉をご存知でしょうか。

近年、日本では少子高齢化により生産年齢人口が減少してきています。

さらに、育児や介護と仕事を両立しなければならないなど、それぞれの労働環境も著しく変化してきています。

そのようななかで、企業は今まで以上に社員のワークライフバランスを考慮する必要が出てきていました。

「働き方改革」とは、社員1人ひとりが事情に応じて多様な働き方を選択できる、より働きやすい社会の実現を目指した労働環境の改善のことです。

働き方改革の実現に向けて多くの企業が努力をしている中、今だにニュースで長時間労働の問題を耳にします。

休暇がほとんどない、給与に反映されないサービス残業が横行しているなど、心身に大きな負担を強いられながら働く人々がいることが問題視されています。

こういった問題に対し、単純に休暇を増やす、残業時間を減らすなど場当たり的な対応をしても、本質的に社員のワークライフバランスが改善されるわけではありません。

真の意味で働き方改革を遂行するためには、労働環境を悪化させている原因を模索し、1つずつ解決していくことが大切です。

そこで今回は、社員が働きやすい環境づくりを目指す「オフィスレイアウト」を例に、有意義な働き方改革をご紹介いたします。

 

オフィスのレイアウトと生産性の関係とは?

そもそもオフィスのレイアウトとは、どういったものなのでしょうか。

オフィスのレイアウトとは、「企業活動のための事務室を設定し、事務作業の能率的遂行のために、備品、機械器具などの配置を計画すること」です。

オフィス内の備品や機械器具を無秩序に配置してしまうと、社員の作業効率が低下し、企業の生産性が下がる恐れがあります。

生産性の低下は、労働時間を無駄に伸ばすことにつながりますので、オフィスのレイアウトは社員の労働環境に影響を与える重要な要素です。

先ほど例に挙げた長時間労働問題の解決手段の一つとして、オフィスのレイアウトを改善し、社員の作業効率を上げて労働時間を短縮するというのは有意義な働き方改革と呼べるでしょう。

働き方の変化に合わせてオフィスのレイアウトを改善することは、長時間労働の是正に一定の効果があると考えられます。

 

 生産性が下がってしまうレイアウトの例

オフィスのレイアウトの重要性を述べましたが、レイアウトの方法は多種多様なため、自分達の企業(オフィス)に合ったレイアウトを作成していくことが重要です。ここでは、レイアウトを計画する上で気を付けるべき点を紹介します。

次のようなレイアウトにすると、生産性が下がってしまう恐れがあるため注意してください。

 

1つ目は、オフィスで利用する「備品」のレイアウトです。

作業効率を上げるために、様々な機械器具などの備品を設置することがあると思いますが、やみくもに備品を設置するのはよくありません。

オフィス内が混雑し、作業がしにくい環境になることがあります。

作業効率を意識して備品をレイアウトしましょう。

 

2つ目は、オフィス内の「動線」です。

先程の備品にも関連することですが、作業をする人たちの動線を意識してレイアウトしなければ、狭い道の中をすれ違ったり遠回りすることになり、作業効率の低下につながります。動線を分断するような行き止まりはないか、誰も使っていない動線はないかなど、一度社内の動線をチェックしてみましょう。
また会議室においては、前に出てプレゼンテーションすることを念頭に、どの座席からでも発表者がスムーズに移動できるように動線を確保しておくことも大切です。

 

自分たちの企業に合った「働きやすいオフィス」のレイアウトを作成し、長時間労働を是正してよりよい職場環境を目指すことが大切です。

 

 生産性を意識したレイアウトがもたらす効果

社員が「働きやすいオフィス」を実現していくと、作業効率が改善され、生産性が向上します。

働き方改革というのは、単に社員のワークライフバランスを改善するのだけではなく、企業の経営状態も改善することが重要です。

レイアウトを変更する上で、作業効率だけでなく、社員同士のコミュニケーションが生まれやすいレイアウトになっているか、また社員の健康を維持できるレイアウトになっているかを意識しましょう。

 

多様な働き方を実現するオフィスレイアウトを

具体的にどのようにオフィスをレイアウトすると「働きやすいオフィス」を実現することができ、働き方改革に繋がっていくのでしょうか。

企業によって働く社員のニーズや理念が異なるため、どの企業にも当てはまるような万能なレイアウトはありませんが、他社の事例を参考にしながら考えると進めやすいでしょう。

今回は、働き方改革に向けたオフィスデザイン・レイアウトに携わる「株式会社ヒトバデザイン」(https://hitoba-office.com/)のホームページより、働き方改革を目指すためのオフィスのレイアウト例をいくつかご紹介します。

 

自由に使える柔軟な空間を設ける

自由に使える柔軟な空間づくりというのは、働き方改革を目指したオフィスのレイアウトの1つと言えるでしょう。

例えば、アメリカのある自転車部品メーカーでは、オフィス内に社員が持参した自転車で移動できる専用のコースがあります。さらに、各所に自転車ラックが配備されており、社員は自転車で自由に行き来をすることができます。

また、イタリアのスケートボードブランドのオフィス&ショップでは、オフィスにスケートボードを楽しめるボウル(舞台)が設置されており、社員は自由にスケートボードを行うことができます。

このように、オフィスが働くためだけの場所でなく趣味の時間も楽しめる空間になれば、社員は適度に息抜きをすることができ、働き方改革につながっていくのではないでしょうか。

 

 コミュニケーションを促進する

日本人は昔から、よく「NOと言えない人種」といわれてきました。頼み事をされると、無理をしてでも引き受けてしまうという方も多いのではないでしょうか?

しかし、それが職場の中で起きるとどうでしょう。

1人に業務が集中し過ぎると、その人の仕事が終わらないと全体が次に進めなくなるなど、業務に支障が起こります。

誰か1人だけが過重労働をしないためにも、社員が協働して作業を進めることが大切です。そのためには、社員同士のコミュニケーションを促進するようなオフィスレイアウトにする必要があります。

例えばオランダのベビー用品メーカーでは、オフィス内に温室庭園があり、社員がリフレッシュするためのカフェテリアのスペースもあります。

落ち着いた雰囲気の中でリラックスできるだけでなく、社員同士のコミュニケーションを促進する働きも持ったレイアウトになっています。

また、フランスのレンタル会社では、オフィス内のレイアウトがまるで公園のようになっており、各所に芝生やベンチが設置されています。社員が様々な場所でリフレッシュし、コミュニケーションをとれるようになっています。

このように、社員同士のコミュニケーションを促進できるオフィスづくりをしていくことで、協力して仕事を行うことができる労働環境を築くことができ、結果として労働時間の短縮や働き方改革の実現につながっていきます。

 

 無駄を省き、効率化する

自由な空間づくりやコミュニケーションを促進するためのスペースなど、従来のイメージを覆すようなオフィスのレイアウトをご紹介してきましたが、オフィスの最大の目的は業務を効率的に進めることです。

効率的に作業を行うことができるオフィスのレイアウトというのも、働き方改革において重要です。

例えば、ロシアのインテリア会社では、オフィス内に自社の商品がレイアウトされています。受付や応接室など、オフィス全体がモデルルームになっているため、商品開発のアイディアにもつながります。

また、日本のソフトウェア会社では、社内にスタジオやシアタールーム等、必要最低限の設備は揃えながら、その他の機材は極力廃棄を行い、無駄のない作業スペースを意識して、オフィスをレイアウトしている事例もあります。

この企業では、今までは部署ごとに分けていた作業場所も、オープン空間のコミュニケ―ションが取りやすい環境にすることで働き方改革を目指しています。

このように、オフィスのレイアウトを見直すことで余計な機材を減らしたり、作業を効率化し、より働きやすい労働環境を実現しましょう。

 

会議室は閉塞感をなくす

効率的に作業を進めるにあたって、事前の打ち合わせや会議というのはとても重要な要素です。

社員の意見が活発に出る環境になっているか、集中できるレイアウトかなどの視点から一度会議室のレイアウトを見直してみましょう。

有意義でフレキシブルな会議が行えれば、会議時間の短縮にもつながるため、会議室のレイアウトを改善することは働き方改革につながります。

例えば、アメリカのセキュリティソフトウェア会社では、オフィス内にまるで日本の旅館のような大きな畳の部屋があります。

椅子に座っての長時間の会議をすると、想像以上に疲労が溜まり、集中が途切れてしまうことがあります。畳の部屋で座ったり、寝転んだりリラックスした状態で会議ができるというのは、社員の健康にも配慮したレイアウトといえるでしょう。

また、スペインの保険会社では、ガラスの筒でできた未来的なデザインの円柱会議室がオフィス内に存在します。

これには、顧客の個人情報を取り扱うため確実性、透明性、信頼性を提供するというメッセージも含まれています。

さらに、壁ではなくガラスで仕切られているため、全ての会議室を見通すことができ、閉塞感を感じることなく会議ができるようになっています。

このような、社員がリラックスできる会議室というのは、従来のイメージと異なるものであり、働き方改革を目指したレイアウトづくりだといえるのではないでしょうか。

 

コミュニケーションのきっかけを増やしてみよう

ここまで、様々な企業のオフィスレイアウトについて紹介してきましたが、最後にオフィス内にある「社員食堂」のレイアウトについてご紹介します。

社員食堂は、社員のほとんどが集まる場所で、コミュニケーションのきっかけづくりになる場所です。しかし、社員食堂を導入するためには多くの費用や時間がかかります。また、社員食堂導入後も、維持費や人件費がかかるため、なかなか導入に踏み切れないという企業は多いのではないでしょうか。

そんな企業におすすめなのが、オフィスで手軽に野菜や果物・無添加のお惣菜が゙食べられる「置き野菜」サービスのOFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)です。

今回は、「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」の福利厚生サービスを例に、働き方改革を目指したオフィスのレイアウトを考えていきます。

 

食の福利厚生「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」なら

「食」で社員の健康を支える置き野菜サービスとして、OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」というものがあります。

「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」は、オフィスに設置された冷蔵庫(冷凍庫)に野菜やフルーツ、惣菜などを定期的に届けてくれる福利厚生のサービスです。

また、ランチだけではなく、朝食を抜いてしまった際や、小腹が空いた時にも手軽に食べるものが多く、働き方改革としても有効な手立ての1つです。

 

 集まった社員が自然と会話する仕掛けができる

他にも社員同士のコミュニケーションが福利厚生のサービスによって活性化するというメリットもあります。

「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」のサービスがあれば、社員が同じ場所に集まって、全員で野菜や果物を楽しみながら食事ができるスペースがオフィス内に生まれてきます。例えば、食堂に冷蔵庫を設置するのも良いでしょう。

冷蔵庫(冷凍庫)の周りに、社員が交流できるスペースをつくるなどオフィスをレイアウトしていけば、職場の雰囲気も変わり、働き方改革に繋がるのではないでしょうか。

 

 頻繁に商品入れ替えがあり、話題になりやすい

OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)では、全国各地から厳選した野菜やフルーツ、ヘルシーな農産加工品を取り揃えています。

また、季節ごとに旬の食材を取り入れ、毎月20種類以上の商品をお届けしています。

四季や地域のおいしさを味わいながら体を整え、最高のパフォーマンスを出せるよう食を通じて「健康経営」「働き方改革」を支援しております。

例えば、季節の果物や旬の野菜などを個別にパックしたものや地方の特産品を使ったジュースやサラダなど、多種多様な商品が揃っており、話題にも事欠かないラインナップとなっています。 

 

まとめ

働き方改革を実現するための1つの手法としてオフィスのレイアウトについて紹介してきました。

一見すると、働き方改革とオフィスのレイアウトには何も関係が無いように思えますが、働き方改革もオフィスのレイアウト改善も目指しているものは社員の労働環境の改善です。

働く人たちが効率よく働けるように、オフィスのレイアウトの見直しをはかることは働き方改革を進めるうえでも重要な取組みなのです。

これからの日本は、労働人口が更に減少し、社員一人にかかる負担も増えてくることが予想されます。

一人ひとりがより働きやすい環境を目指し、まずは身近なオフィスのレイアウトから見直してみてはどうでしょうか。

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