総務向けお役立ち情報

-2020.03.28.Sat

「オンボーディング」とは?新入社員の活躍と離職率の抑制を実現

時間とお金をかけて採用した社員には、企業としてもぜひ活躍して欲しいものです。

しかし実際は、せっかく採用したにもかかわらず仕事に馴染めずすぐに退職してしまうことも珍しくはありません。

やっと採用した人材がすぐに辞めてしまっては、戦力確保もできず、採用活動も振り出しに…。

そんな悩みの解決策として、近年、注目を集めているのが「オンボーディング」です。

ここでは、「オンボーディング」について、その具体的な進め方も交えながらご紹介していきます。

離職率で悩まれている企業担当者も、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

オンボーディングとは?

オンボーディング

人事労務に携わっている方であれば「オンボーディング」という言葉を一度は耳にしたことがあるのではないでしょうか。

「オンボーディング」とは、企業が新規に採用した社員を対象に行う指導プログラムのことです。

社員が業務を行うにあたり必要になる「知識」や「社内のルール」などをスピーディに身につけ、職場環境に馴染んでもらうことを目的として行われます。

これにより、新入社員はスムーズに社内に溶け込むことができ、パフォーマンスが向上します。

もともとは、船などに乗っていることを意味する「on-board」から生まれた造語ですが「新しく入った船乗員が現場に早く馴染めるようにまわりがサポートする」という意味で現在の人事用語として使用されています。

新卒入社の社員のための説明会や、入社後の研修のように短期間で集中的に行う様々な研修とは異なり、継続的にサポートするための育成プログラムです。

 

「オンボーディング」の対象者は新卒の社員だけではありません。管理職や専門職など、中途採用の社員も該当します

教育プログラムと聞くと新卒の社員のための研修と思われがちですが、そうではありません。

中途採用者が新しく入社した企業でどのように適応していくのか、その過程を研究している教授の中原淳氏は、著書のなかで『中途採用者は組織を移行するにあたって、誰もが共通の課題に直面する』と述べています。

中途採用の社員にとっても「オンボーディング」がいかに重要なのかがわかります。(参照:中原淳箸「経営学習論」)

 

もともと、「オンボーディング」が注目されたきっかけは、人材育成の費用対効果(ROI)が低いということが背景にあります。

人材育成の費用対効果が低い要因には、下記が挙げられます。

・新入社員の早期離職率が高いため
・中途採用者の定着率が低いため
・戦力育成に時間がかかるため

厚生労働省が平成30年の10月に公表した『新規学卒就職者 の 離職状況(平成27年3月卒業者の状況)』によると、新規の学卒就職者が就職後3年以内に離職する確率は、高卒就職者の場合で39.3%、大卒就職者の場合で31.8%となっています。

平成27年3月新規学卒就職者の離職率

(参照文献 :『新規学卒就職者の離職状況(平成27年3月卒業者の状況)』)

 

やはり企業としては、採用したからには「長く勤めてほしい!」「早く、戦力になってほしい!」と思いますよね。

「オンボーディング」は、人材定着率の低下や早期退職の打開策として今、注目を集めているのです。

 

しかし、日本ではいまだに人材育成は「コスト」と捉える風潮があります。

アメリカでは人材育成は「投資」であると考えられ、人材育成に投資した費用と、それによって得られた効果をROIとして表しています。

また、日本ではまだあまり馴染みがないオンボーディングも、アメリカではすでに教育プログラムの一環として広く浸透しています。

人材育成の重要性を認識し、「オンボーディング」を導入する企業も少しずつではありますが増えているのです。

 

オンボーディングを実施するメリット

オンボーディングのメリット

近年、徐々に日本でも関心が持たれ注目されている「オンボーディング」ですが、実施するとどのような効果があるのでしょうか。

こちらで詳しくご紹介いたします。

 

早期退職の防止

就職後3年以内に仕事をやめる理由として一番多いのは、「人間関係への不満」と「業務内容への不満」です。

仕事をやめた理由

(参考:<中小企業庁委託>『中小企業 ・ 小規模事業者 の 人材確保と育成に関する調査(2014年 12月 (株)野村総合研究所』))

 

新入社員がやるべきことは、たくさんあります。

単に業務内容を把握するだけでなく、仕事を滞りなく円滑に進めるために上司や先輩社員・同僚とコミュニケーションを取ることも必要です。

そして、新しい環境で新しい人間関係を構築することは誰にとっても不安なものです。

コミュニケーションを取ることが苦手な人であればなおさらです。

ところが、最初に人間関係の構築につまづいてしまうと、自らが好きで選んだはずの仕事なのにやりがいを感じられず、結果的には「辞めたい、会社へ行きたくない」と離職を考えるようになってしまいます。

これらを未然に防ぐためには、入社した社員がすみやかに会社へ馴染めるようにサポートするオンボーディングが効果的です。

 

離職による再採用のコストを抑える

新たに社員を雇用するためには、当然ですが費用が掛かります。

採用するにあたっては、就職情報サイトへの掲載などの広告費用以外にも、入社案内などの作成費や採用担当者の人件費、会社説明会の開催費などの費用が掛かります。

1人を採用し、戦力として育てるまでにかかる費用の総額が100万円を超えることも少なくはありません。

オンボーディングに取り組むことで、企業は短期離職の割合を減らし、無駄な出費を抑えることができるのです。

 

素早く戦力になってもらえる

新しく入社した社員が仕事を覚え、戦力として働けるまでにかかる期間は約1年と言われています。

入社したての社員は、一から業務を覚え、スキルを習得しなければなりません。

新入社員の教育に時間を要するのは仕方のないことですが、企業としては1日でも早く戦力になって、独り立ちして欲しいものです。

それは、新卒採用の社員に限ったことではありません。即戦力として入社した中途採用者についても同じです。

同業種での経験があるから雇用したのに、企業のルールや仕事のやり方に慣れるのに時間がかかり、なかなか本領を発揮できないといったケースもあります。

また、新入社員のサポートを各部署に丸投げの企業も多く、部署ごとの新入社員へのサポート体制にばらつきが生じ、即戦力になるまでに時間がかかることもあります。

しかし、「オンボーディング」を実施すれば、業務達成までの道筋を明確にすることで新入社員の能力を<最大限>に引き出し、教育期間を早く終了できます。

新入社員が早期に戦力になることで会社への貢献度が増し、社員自身も認められる喜びや貢献していることへの実感が得られるため、離職率を下げることができるでしょう。

 

人間関係・信頼関係の構築

新入社員の研修が、人事や配属先の教育担当者に任せっきりになっている企業は多いと思います。

オンボーディングなら、同じ部署の上司やメンバーだけでなく、他部署も含めて企業全体で新入社員をサポートできます。

そして、その結果、会社全体で良好な人間関係を築けるという効果があり、企業に対する帰属意識を高められます。

新入社員も、既存社員も、各自が組織の一員であることを自覚し、「もっと、この会社に貢献したい」という社員のエンゲージメント(社員の企業に対する愛着や思い入れ)を向上できます。

人間関係が良い職場は自然と風通しも良くなり、コミュニケーションが円滑になることでしょう。

業務の伝達や連携がスムーズになれば、企業の業績アップに結びつきます。

 

既存業務の見直しにもつながる

オンボーディングの体制を整えるためには、その企業の業務構造を正確に理解し、系統立てて説明できければなりません。

受け入れる企業の人事担当者や、配属先の教育担当者に対しても、業務内容の理解、説明力、指導力などが求められます。

仕組みを生み出すためには、新入社員に向けて知識や技術をスムーズに伝えられるレベルまで業務内容を分解し、見直すことが必要です。

その過程で業務の無駄が浮き彫りになり、業務の生産性を向上させるヒントを見つけることができるのです。

 

オンボーディングの進め方

新入社員に仕事を教える様子

では、オンボーディングを実際に取り入れるためには、どのようにすればよいのでしょうか。順番にご紹介します。

 

入社前の準備

きめ細やかなフォローが、社員の定着率アップや、早期の戦力化の鍵となります。

入社初日、自分が入社することを他の社員が知らなかった、企業側の準備が整っていなかったという話はよく聞きますね。

これでは新入社員にとっては、自分が歓迎されていないと感じてしまい不信感を抱いてしまう可能性があります。

 

オンボーディングでは、入社前の準備がとても大切ですので、ここで簡単にご紹介します。

・雇用契約書を用意する
・入社日、入社時間、勤務時の服装などのルールについて案内をする
・新入社員に最初に任せる仕事を用意する
・社内システムにアクセスできるように設定する
・メールなどのアカウントを作成する
・業務に関連するメーリングリストに追加する
・教育担当者を選定する
・入社に際し、必要な備品などを発注する(パソコン・名刺など)
・教育研修を実施する

 

入社後のオリエンテーション

よく入社初日に行われるオリエンテーションでは、オンボーディングの実施予定を共有したり、会社の基礎的なルールなどを伝えます。

ここで重要なのは、オンボーディング計画の全貌を伝えることです。

オンボーディング計画の全体像が把握できないと、あとどれくらいの作業が残ってるのか、自分の業務は順調に進んでいるのかが分からず、新入社員は大きなストレスを抱えてしまいます。

 

既存社員との交流機会の創出

入社当日、配属先の上司もしくは教育担当者が既存社員に紹介して回ったり、歓迎ランチや入社歓迎会などを開催し、新入社員と既存社員がコミュニケーションを円滑にとれるようにします。

 

OTJでの実践

座学で業務に関する知識を得たり、OTJで実際に業務を担当しながら仕事を覚えてもらうことが、オンボーディング の最終ステップです。

最終ステップで重要なのは、必ず振り返りを行うことです。

業務や企業のルールの理解度など新入社員自身の振り返りはもちろんですが、オンボーディングのフロー全体に対して新入社員からフィードバックしてもらうことで、オンボーディングの精度は高まります。

 

オンボーディングを完了するタイミングは、既存社員と同じように業務を遂行できるようになり、自らの能力が発揮できるようになってからが望ましいでしょう。

業務をこなすのみでしたら、簡素なオンボーディングでも構いません。業務において能力を発揮できているかどうかを確認しながら、丁寧にオンボーディングを完了することが大切です。

 

オンボーディングを成功に導くポイント

いきいきと働く新入社員

では、オンボーディングを成功させるにはどうしたら良いでしょうか。

ここではオンボーディングを成功に導くポイントをご紹介します。

 

オンボーディングの目的を明確化

新入社員に対してどのようなスキルを求めているのか、また、具体的にどのように活躍していってほしいのか、最終的なゴールを設定することで、いま何をすべきかが明確になります。

まず始めに目標を設定しましょう。

目標を立てる際は、新入社員が企業に慣れるためと、業務に必要なスキルを身につけるための2つの観点から目標を決めることが重要です。

「思っていた仕事内容を違う」「会社の雰囲気に馴染まなかった」などの理由により、新入社員が離職するケースが多い企業の場合は、その問題を解決するための目標を設定すると上手くいくでしょう。

 

目的の達成度を可視化

オンボーディングが終了した際は、必ずプランの見直しを行うことをおすすめします。

人事・採用担当者が、新入社員を受け入れた部署側と、オンボーディングのトレーニングを受けた新入社員の両方の意見を聞き取ることが重要です。

当事者の話を聞くことにより、効果があったか、また、もっとも効果的な施策は何だったのかを把握できます。

PDCAサイクルを回して、より良いオンボーディングになるよう努力することが大切です。実際に離職率の低下やエンゲージメントの向上に寄与しているのか、定期的に効果測定を行って達成度を確認しましょう。

 

入社から1〜3ヶ月が最も重要

人のモチベーションの持続可能期間は、3ヶ月が目安だと言われています。

3カ月の節目で何かしらモチベーションを持ち直す、もしくは持続させる努力をしないと、モチベーションは自然と低下してしまうのです。

特に、新しい環境や初めての経験で戸惑うことが多い新入社員に取って、入社してから3ヶ月までは思い通りの成果が出せずモチベーションが下がるため、「入社3ヶ月の壁」とも言われています。

3ヶ月間でどのような研修や学びの場を提供し、また、新入社員が学びやすい環境を整えてあげることができるのかがキーとなります。

その点を踏まえてオンボーディング を設計することで、その先の定着率や成長スピードが大きく変わります。

 

社内コミュニケーションを活性化する福利厚生も検討してみては?

また、オンボーディング を実施するにあたって、コミュニケーションは欠かせません。

コミュニケーションを円滑に取る手段として、福利厚生を導入するのもよいでしょう。

コミュニケーションを円滑にする福利厚生として、「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」などがあります。導入することで、どのようにコミュニケーションが活性化されるのかを簡単にご紹介します。

 

健康にもつながる「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」

社員同士のコミュニケーションツールには、置き惣菜システムの「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」がおすすめです。

OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」を導入すると、昼食を社内で食べる社員が増えますので、普段、業務であまり関わらない他部署の社員と顔を合わせる機会が増え、社員同士の交流が生まれます。

また、商品メニューも季節に合わせて豊富な商品のラインナップ(年間60種類以上)が用意されており、飽きる心配がありません。社員は1商品100円〜と手軽な価格で利用できる点も魅力です。

企業の負担も月40,000円〜と低価格で、面倒な商品管理や料金管理もありません。気軽に始められるのが最大の魅力です。

コミュニケーションのきっかけ作りを検討している企業は是非、福利厚生型の「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」を試してみてはいかがでしょうか。

 

まとめ

今回は、オンボーディングの進め方を具体例とともに紹介いたしました。

採用活動は企業の将来を見据えた重要な活動です。

せっかく採用した社員が会社に馴染めなかったり、業務内容に不満が生じて退職してしまうことは、企業にとっても退職する社員にとってもマイナスです。

そういった事態を避けるためにも、オンボーディング を活用し、新入社員が馴染みやすい環境、自分の力を十分に発揮できるような体制を整えることがとても重要です。

コミュニケーション促進のための福利厚生とともに、オンボーディングの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

社員の健康改善につながる新しいオフィスコンビニ
>> OFFICE DE YASAI <<


関連記事