福利厚生制度

-2019.09.18.Wed

オフィスコンビニを自社に導入する方法とは?福利厚生費に含められる?

小腹が空いたらコンビニでお菓子やおにぎりを買うように、オフィスの中でも手軽に食べ物を買える場所があると嬉しいですよね?

ちょっとしたことでも、便利なものがあるとオフィス仕事を楽しくできたり、息抜きになったりするものです。

そんな中、今「オフィスコンビニ」が注目されてきているのをご存知でしょうか?

今回は、オフィスコンビニとはどのようなものか、実際に導入するにはどうしたら良いのか、またそれを福利厚生として利用するためにはどうすれば良いのかをご紹介していきます。

 

オフィスコンビニについて

まずオフィスコンビニとは、具体的にどのようなものなのかを見ていきましょう。

 

オフィスコンビニとは

オフィスの一画に冷蔵庫やケースを用意し、そこに食べ物や飲み物を常備して、いつでも購入出来るサービスが「オフィスコンビニ」です。

「今日はあまり休憩時間が取れないから、外へお昼を買いに行けない。」という状況でも、オフィス内にコンビニがあるためすぐに買いに行けるという便利さが特徴です。

また無人で運営されているため、24時間いつでも購入できるのもメリットのひとつとなっています。

 

オフィスコンビニを導入する企業が増える背景

昨今オフィスコンビニを導入する企業が増加傾向にありますが、その背景には何があるのでしょうか。

オフィスコンビニの導入メリットをいくつかあげてみましょう。

 

・休憩時間を有効に使える

休憩時間は仕事と仕事の間のリフレッシュをするのにとても大切な時間です。

ですが、お昼を買いに外出すると休憩時間が減ってしまいますよね。

オフィス内で完結できれば外出する際の移動時間を削減することができるため、休憩時を有効活用することが可能です。

 

・従業員の健康サポートが出来る

忙しくて昼食を抜いてしまいがちな従業員でも、オフィスコンビニがあれば仕事のついでに立ち寄れるため、食事を抜くことが少なくなるでしょう。

従業員は体が資本ですので、健康的に食事を摂ることは大切です。

従業員の食生活を整えられれば、健康サポートにもつながっていきます。

 

・従業員のコミュニケーションの場を作れる

オフィスコンビニの付近に食事スペースを設ければ、違う部署の従業員同士が顔を合わせて会話をするきっかけが作れるため、コミュニケーションの輪が広がる場所が生まれます。

 

・災害時の備蓄

災害はいつ起こるか分かりません。冷蔵後に食料品などが常に補充されていれば、災害時にも役立ちます。

 

・価格が低料金

オフィスコンビニは1回分の食べきりサイズになっている商品が多いため、低価格に設定されています。

コンビニやスーパーで買うよりも安いため、お財布に優しいサービスとなっています。

 

オフィスコンビニの導入前に確認すべきこと

ではいざ導入しよう!と思ったら、まずは何を確認すれば良いのでしょうか?

導入したあと困ったことが起きないように、チェックポイントを確認しておきましょう。

 

設置スペースは十分?セキュリティは大丈夫?

オフィスコンビニを導入する場合、まず設置場所を確保することが必要です。

設置する冷蔵庫は業務用の大きなものではありませんので、それほど広いスペースは必要ありません。

ただ防災上、壁から少し離す必要もあるため、その分のスペースも確保しつつ、冷蔵庫のサイズに合わせて場所を選びましょう

空きスペースであればどこでも良いわけでもありません。狭く目立たないところへの設置では、せっかくオフィスコンビニを導入しても、利用されづらい可能性もあります。

 

また、セキュリティについてもチェックしましょう。

オフィスコンビニは、コンビニと名は付きますが無人です。そのため現金の支払いは設置されたボックスに支払うことになります。

現金ボックスが外部の人も往来する場所に設置されてしまうと盗難の危険も出てくるため、オフィスコンビニは外部の人が通らない場所に設置することをオススメします。

ちなみに最近では、スマホを使った電子決済など、現金以外の決済方法をもつサービスも増えています。支払いが便利になるだけでなく、セキュリティ面が強化される効果もあるので、決済方法も要注目です。

 

どんな商品ラインナップのサービスを使うか

オフィスコンビニには、様々な種類の商品があります。サービスによってラインナップの特徴も大きく異なります。

お弁当やお惣菜、お菓子やジュースなど、メーカーによってラインナップも変わるため、どれを選ぶか決めるために、従業員のニーズを事前にリサーチしてみると良いですね。

「野菜不足だからサラダが食べたい。」「小腹が空いた時にお菓子が食べたい。」「体に良いヘルシーなお弁当がほしい。」など、利用者の意見を参考にしてみましょう。

従業員のニーズに合わせたオフィスコンビニを導入することは、利用率の向上に繋がります。

 

配達可能エリアは?

オフィスコンビニは、定期的に商品を配達してくれるため、配達エリアが決められている場合もあります。

導入を考える際には、配達エリアに入っているかどうかは必ず確認してください。

 

利用人数の条件があるか?条件はクリアしているか?

オフィスコンビニを導入するには、最低利用人数や最低価格などの条件がある場合があります。

企業の規模によっては導入ができない場合もありますので、必要条件はあらかじめ確認するようにしましょう。

場合によっては条件に満たなくても導入が可能なこともあるため、気になる場合は直接問い合わせをしてみることをオススメします。

 

かかる費用は

やはり確認事項として外せないのは、導入にあたりかかる費用です。費用面は導入する商品によって全く違ってきます。

オフィスコンビニを導入する際にかかる費用としては、「初期費用」「月額費用」「商品費用」などがあります

初期費用が安くても商品単価が高い場合もあれば、その逆もあります。

そのため、あらかじめ各社の導入費用を確認しておき、予算に見合った導入会社を見つけることをオススメします。

 

オフィスコンビニ導入の流れ

ここまで、オフィスコンビニを導入する前の確認事項について見てきました。

では次に、オフィスコンビニの導入の流れを確認していきましょう。

 

申し込み~導入まで

オフィスコンビニを導入すると決めたら、導入する会社へ連絡をして申し込みをします。

そして設備の設置、商品の補充を行なって利用が開始となり、その後は定期的に商品の補充と集金を繰り返していきます。

では導入までの流れを詳しく見ていきましょう。

 

申し込み

導入する会社を決めたらまずは問い合わせを行います。

どのようなラインナップと商品数にするかなどを決める必要があり、その点は担当者と直接相談する場合が多いようです。

申し込み方法はインターネット経由もあれば、申込書を記入して郵送する方法など様々です。

 

設備の設置

申し込みが済んだら、設備を設置しましょう。

利用規模によって必要なスペースも変わりますので、事前に設置場所を確保してスムーズに導入できるよう準備しておくと安心です。

 

商品の補充

無事に設備が設置されたら商品を補充してもらいます。

商品によって配達頻度が異なるため、どのくらいの量がいつ届くのかをしっかり把握しておきましょう。

 

利用開始

全て揃えば、いよいよ利用開始になります。

利用方法など、従業員に説明をして周知してから利用を開始するのがオススメです。

従業員の反応をチェックしておくと、今後のラインナップ見直しなどの参考にすることができます。利用状況はこまめに確認しておきましょう。

 

以降は定期的な商品補充と集金

オフィスコンビニの利用が開始されれば、あとは定期的に商品が補充されていきます。

商品の売れ行き状況を見ながら商品ラインナップを変更することも可能なので、消費状況をモニタリングしておくと良いでしょう。

そして、配達と同時に集金も始まるため、漏れなく集金できているかどうかも確認しておきましょう。

もしも集金額が足りないなどのトラブルが起きた場合は、企業側の負担が増えてしまうこととなります。

注意喚起を行ったり、集金方法の検討をしたりといった対策が必要になってきます。

 

トライアル期間を設けているサービスもある

「オフィスコンビニを導入してみたものの、ちゃんと従業員が利用してくれるか心配…。」

導入を考える企業にはそのような悩みはつきものです。

その悩みを解消するために、オフィスコンビニサービスにの中には、トライアル期間が設けられている場合もあります。

使ってみて反応が良ければ本格的に導入を決められますし、ダメならやめるという選択肢もあるため、気軽にオフィスコンビニを試してみることができますね。

全てのオフィスコンビニがトライアル期間を設けているとは限りませんし、トライアルの期間も違いますので、事前に確認しておきましょう。

 

オフィスコンビニ導入後に気をつけること

働く社員の満足度を高めるために導入したオフィスコンビニですが、「利用率が悪い」「予定していた集金額とズレが生じている」など、導入した後にうまくいかない点やトラブルが起こる可能性があります。

ここでは、オフィスコンビニを導入した後に気をつけることについて紹介します。

 

社員の利用率・満足度

新しい福利厚生の1つとしてオフィスコンビニを導入した際、社員の利用率・満足度を確認することは重要です。

コストをかけてせっかく導入したオフィスコンビニですから、社員にしっかりと使われることが重要です。

その上で、社員のリフレッシュに活用できるものや、会社に対する満足度がアップするなどの効果が期待できるような、費用対効果の高いオフィスコンビニを導入したいところです。

オフィスコンビニを導入する場合、商品は社員の年齢層に関わらず好まれるものであり、かつ社員の健康を損なわないものが理想です。

オフィスで好きなものを自由に食べ、かつ健康に意識した商品であることが、社員の利用率や満足度を上げるオフィスコンビニと言えるでしょう。

 

メニューの入れ替わり

オフィスコンビニに並ぶ商品の入れ替わり頻度や入れ替わる点数についても、あらかじめ確認しておきましょう。

安定の人気商品は常備しておきたいですが、そうではない商品は一定間隔で交換したり、季節限定商品を積極的に入れたりしたいですよね。

同じ商品、同じような味では飽きてしまい、社員の利用率・満足度が下がってしまう可能性があります。

オフィスコンビニを会社に導入する際は、定期的に商品がリニューアルされるものや、社員のニーズに応えられるようにリクエスト体制を備えたサービスを選びたいですね。

 

ラインナップは社員のニーズに合っているか?

オフィスコンビニを導入するにあたって、商品のラインナップが社員のニーズに合っているかを確かめることも重要です。

職種、年齢層、性別によってもオフィスコンビニに求めるニーズは異なります。健康やダイエットを意識した商品が欲しい人もいれば、しっかりとした食事が摂れるものが欲しい人もいるなど、好みは様々です。

社員のニーズを聞き、希望に合わせてラインナップを柔軟に調整できれば、より利用率・満足度の高いオフィスコンビニとなります。

 

差額発生などのトラブル対処

導入の流れの中でも触れましたが、企業でオフィスコンビニを導入した後、トラブルになりやすい点が差額の発生です。

各企業が導入するオフィスコンビニのほとんどは、集金箱が設置されており、購入者が自主的に支払うシステムを取っています。

おつりを用意しているわけではありませんので、購入金額ちょうどの金額を現金で支払わなければなりません。

複数の商品を購入する場合、意図しなくても、計算を間違えて支払い金額が足りなかったり多かったりすることが起こりえます。

不足が出てしまった場合には、企業側が負担することになります。支払いのミスや支払い忘れなどが出ないようなルールの徹底が必要です。

また、現金決済ではなくアプリ決算などが利用できるオフィスコンビニを導入して、現金を使った場合のようなミスが起こりにくい仕組みを採用することもおすすめです。

 

福利厚生費に計上するためには?

福利厚生費と言うとどのようなものを思い浮かべますか。

住宅手当や通勤手当、保養所、社員旅行などがありますが、食事補助も福利厚生費のひとつに挙げられます。

福利厚生費は基本的には全ての従業員が利用できるものが対象となりますが、その中でも福利厚生費として計上するためには条件がありますので、その範囲に収まるよう設定する必要があります。

福利厚生費における条件は以下2点です。

①従業員が食事の金額の半分以上を負担していること

②食事の金額から従業員が負担している金額を引いた合計が、1ヶ月当たり3,500円(税抜き)以下であること

 

具体的に説明しましょう。

例えば毎月の出勤日数が20日間の企業の場合を想定すると、「300円の食事を150円で提供する」であれば会社が負担する金額が1人月3,000円となり福利厚生の範囲内ですね。

しかし「500円の食事を250円で提供する」となると会社が負担する金額が1人あたり月5,000円となり、上限をオーバーしていまします。

上限を超えると福利厚生費ではなく給与として課税対象となるため、この負担金額に注意しながら価格設置を行いましょう。

 

簡単に導入できるオススメのオフィスコンビニ

オフィスコンビニには様々なタイプがあるとご紹介しましたが、その中でも不足しがちな野菜やフルーツ、健康的なお惣菜が手軽に食べられるOFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)をご紹介します。

 

OFFICE DE YASAI

<OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)とは>

「オフィスでやさい」と「オフィスでごはん」の2つのプランがあります。

オフィスでやさいは、従業員販売価格が1つ50円~という低価格で販売されており、季節のフルーツや旬の野菜などが食べきりサイズで提供されています。

オフィスでごはんは、国産の食材や無添加にこだわったお惣菜を販売しており、冷凍で届くため日持ちもよく、電子レンジで温めるだけでアツアツの総菜を食べることができます。

 

<どんなメニューがある?>

オフィスでやさいプランは、新鮮な野菜や果物を使ったメニューが中心となっています。

例えば、ざく切り野菜、ピクルス、トレーサラダ、ミニサラダ、ボリュームたっぷりのサラダごはんなどの野菜や、カットリンゴ、カットフルーツなどの果物が購入できます。

また、ゆで卵、豆腐、サラダチキン、ヨーグルトなどのヘルシースナックは手軽にたんぱく質を摂取できるのでオススメです。

スムージーやフルーツジュースなどのフルーツジュースデザートも購入でき、不足しがちなビタミンや食物繊維も摂ることができます

 

オフィスでごはんプランでは、ハンバーグやコロッケ、唐揚げ、豚の生姜焼きなどのお肉料理や、ブリの照り焼きや鮭の塩焼きなどの魚料理、きんぴらごぼうやかぼちゃの煮つけなどの野菜料理、チャーハンやグラタン、白米、ベーグルなどの主食まで、様々な惣菜を購入することが出来ます。

さらに吉野家コースを選ぶと、牛丼や豚丼などもオフィスで楽しむことが出来ます。

 

※メニューは定期的にリニューアルされるため、紹介した商品がラインナップにない場合もあります。

 

<備品はレンタルできる?>

冷蔵庫、冷凍庫、電子レンジは無料でレンタルできます。

箸などの消耗品は初回が無料で、2回目以降は備品注文をすると発送されます。

割り箸(100膳)300円、使い捨てスプーン(100本)400円、耐熱皿容器(50個)500円が用意されており、5セットまで一回につき送料1000円でご利用できます。

 

<OFFICE DE YASAIの設置スペースは?>

設置する冷蔵庫は高さ83.7cm、幅42.5cm、奥行き41.2cm、冷凍庫も小さいものだと高さ77cm、幅52cm、奥行き60cmと非常にコンパクトです。

単身向けのシンプルな冷蔵庫をイメージするとわかりやすいですね。

 

<OFFICE DE YASAIのセキュリティは大丈夫?>

OFFICE DE YASAIには、集金箱で集金する方法と、電子決済アプリのYASAI PAY(ヤサイペイ)での支払い方法があります。

YASAI PAYは、商品を購入する際にお財布からお金を出して集金箱へ入れる手間がなくなり、携帯電話1つで最短2タップのみで購入できるため、支払いも簡単です。

また、オフィス内で現金の管理をすることも無くなるので盗難や紛失などの心配がなくなりセキュリティ面でも安心です。

 

<OFFICE DE YASAIの配達可能エリアや利用人数の条件は?>

配達可能エリアは全国可能です。ただし、従業員による配達が行われるエリアは限られており、それ以外のエリアは宅配業者による配送で商品が届きます。

利用人数には制限はなく、従業員数に合わせて最適なプランを作成するため、人数が少ないチームの利用でも安心です

 

<OFFICE DE YASAIにかかる費用は?>

オフィスでやさい、オフィスでごはん共に初期導入費用は50,000円です。

初期導入費用を除いた月額利用料は以下のように計算されます。

・オフィスでやさい

月額利用料金(月間お届け個数120個の場合)40,000円 + 消費税4,000円
+商品代金(120個一律100円の場合)12,000円
-集金金額 (従業員負担50円×利用個数120個の場合)6,000円
=月間の企業負担額 50,000円(税込)

 

・オフィスでごはん

月間利用料金(月間お届け個数80パックの場合)16,000円 + 消費税1,600円
+商品代金(80パック一律200円の場合)16,000円
-集金金額(従業員負担100円×利用個数80パックの場合)8,000円
=月間の企業負担額 25,600円(税込)

 

<メニューは定期的に入れ替わる?>

OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)では、専任の管理栄養士が日本全国の多様なヘルシーフードを厳選し、定期的にメニューを入れ替えています。

「わくわく感」が感じられる商品をお届けできるように意識し、旬の食材を使ったメニューを考案しています。そのため、オフィスにいながら四季を感じられる商品ラインナップになっています。

オフィスでやさいプランは、年間60種類以上の商品が変わっていきます。

オフィスでごはんプランは、

①無添加コース:月10種類、毎月半数
②基本コース:月20種類、毎月全商品
③吉野家コース:牛丼、豚丼など主要メニューは固定で、その他に月替りの丼が2種類

と、1ヶ月毎にメニュー内容が入れ替わるため、OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)を導入すると、年間を通して飽きずにオフィスコンビニを楽しむことができます

 

<メニューのカスタマイズは可能?>

オフィスでやさいプランは、お届けする商品を自由にカスタマイズすることができます。

1か月にお届けする商品数を120個、180個、240個の中から選ぶことができ、更にその内訳もお客様専用ページからリクエストできます。

野菜を42個、フルーツ42個、ヘルシースナック20個など細かく指定できますので、あまり社員からニーズのない商品は減らし、その分を人気商品に充てることができます

オフィスでごはんプランは、月80個から導入でき、必要に応じて40個ずつ追加することができます。

 

まとめ

オフィスコンビニの詳細と、福利厚生として利用するための条件をご紹介しました。

今回ご紹介したOFFICE DE YASAIは、リーズナブルな料金形態で季節のフルーツや野菜、健康的なお惣菜が味わえるため、従業員の健康管理にもつながると人気のサービスです。

OFFICE DE YASAIには3ヶ月の無料トライアルもあるので、1度試してみてはいかがでしょうか。

 

社員の健康改善につながる新しい福利厚生
>> OFFICE DE YASAI <<


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