「社内報」と聞くと、従来の主流だった誌面形式のものを想像し、なんだか古臭いイメージを抱かれる方もいるかもしれません。

しかし、昨今の働き方改革やテレワークが進み、社内の対面コミュニケーション不足が叫ばれる中、その解決策の一つとして「社内報」が見直されつつあります。

経済広報センターの「第13回企業の広報活動に関する意識実態調査報告書」によれば、実に9割以上の大企業で社内報が広報活動の一環として活用されています。

社内のコミュニケーション活性化ツールとしても期待が高まる社内報ですが、導入していない、もしくはやめてしまったという企業もあるのではないでしょうか。

今回は社内方のメリット・デメリットともに社内報の目的改めて考察し、コンテンツの決め方や運用方法を解説していきます。

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社内報とは？

社内報とは、社内広報を行うために制作・共有される冊子やWeb、映像などのことを言い、社内の情報共有やコミュニケーションの活性化、社員のモチベーション向上のためのツールとして重要な役割を担っています。

社内報によって社内の情報を全社員で共有したり、会社の理念やビジョンを浸透させたり、上下関係や別の部署との間のコミュニケーションを促進したり、さまざまな面で効果が期待できます。

社内報に取り組む目的とは？

社内報はそれぞれの企業が独自に発行するものであるため、その目的は企業によってさまざまです。

主な目的としては「企業のトップや経営陣と従業員で会社の理念やビジョンを共有し、相互理解を深める」「従業員同士のコミュニケーションを促進する」「社内の情報を共有する」「企業の目標達成のための行動を促し、従業員のモチベーションを向上する」などが挙げられます。

上記に加え、福利厚生制度や従業員が知っておくと便利な法律や健康に関する知識、新入社員の自己紹介など、従業員の興味を引くような情報を載せるケースも多いようです。

社内報の運用は紙？それともWeb？

かつて社内報と言えば紙媒体が主流でしたが、最近ではWeb媒体に移行したり、2つを併用したりする企業も多くなっています。

経済広報センターの調査によれば、紙面とイントラネット・Webが2大媒体に変わりありませんが、近年はソーシャルメディアを活用するケースが急増。

特にテレワークが進んだ結果、印刷物の受け渡しが困難な状況もあり、大企業を中心としてWeb版への切り替えや社内報アプリ、動画でのメッセージ配信など社内報の運用方法の改革が進められています。

反対にインターネット環境がなく閲覧できない従業員がいたり、見に行かない従業員がいたりすることから、Webから紙へ移行する企業も。ここからは紙とWeb、双方のメリットとデメリットについて見ていきます。

紙の社内報のメリット・デメリット

紙媒体の社内報は手に取ってじっくり読むことができ、ストーリー性や携行性が強みです。

また、製造業などPCを使わない社員の場合、Webだと自分から情報にアクセスしないと読めないのに対し、紙であれば全従業員に手渡せるため、情報が到達しやすいメリットがあります。

デメリットとしては、企画から原稿作成、デザイン、印刷まで行う労力が必要で、一冊の社内報を作るのに時間がかかり、新鮮な情報を伝えにくいことが考えられます。

加えて印刷代や人件費といったコストがかかること、配布しても読まない人が出てくる可能性があることも。ペーパーレスを推進している企業であれば、大量の紙が必要になることもデメリットと言えます。

Webの社内報のメリット・デメリット

Webの場合は何よりも速報性が強みです。紙に比べて制作時間が大幅に短縮でき、はるかにスピーディーに情報発信できます。

社内報にリンクをつけたり動画に紐付けたり、紙媒体ではできないWebならではの機能を活用することで、情報に深みを持たせたり従業員の興味関心を引き出したりすることが可能です。

さらにPCからもスマートフォンからもアクセスできるようにすれば、外出の多い社員やPCを持たない社員にも即座に情報を共有できます。

その反面、PCなどを持たずインターネットにアクセスできない従業員がいたり、セキュリティの関係でアクセスに制限をかけなければならなかったり、全従業員に周知できない可能性があります。

Webの場合は自分からアクセスして見ないといけないため、意識の低い従業員への周知が難しいことも考えられます。

よりよい社内報にするためのポイント

紙でもWebでも、結局は従業員の「自分から情報を取りに行く」意識が低いと社内報は読んでもらえない可能性があります。

時間とコストをかけて制作した社内報ですから、できれば全従業員に読んで理解してもらいたいでしょう。より多くの従業員に読んでもらえる、社内報作りのポイントを3つご紹介します。

ターゲットと目的を明確に定める

社内報を発行する際、まずは誰をターゲットとし、その人にどんな変化を促したいのかなど目的を明確にしましょう。

社内報ですから、ターゲットはもちろん従業員ですが、その中でも特にどういったタイプの社員を対象にするかはっきりさせておくと情報発信や意識喚起がしやすくなります。

従業員を「意識」や「行動」でタイプ分けした「従業員タイプ」を社内報の制作チームで共有し、どういった属性の従業員に向けて情報発信し、どう意識や行動を変容させたいのかを明確にすることで、その後の企画やコンテンツ作りに役立てることができます。

社内報によって伝えたい情報を、しかるべき対象に適切なタイミングで提供できるよう、人事や社内報制作を担当する部署が連携できるとよいでしょう。

 また、社内報を発行する目的も、ターゲットと合わせて制作前に決めておきましょう。

社内報の主な目的としては、「会社の経営理念やビジョンを浸透させる」、「全社的に情報共有する」、「従業員の意識喚起およびモチベーション向上」、「社内のコミュニケーション活性化」などが挙げられます。

会社の状況によっていくつかの目的を組み合わせてもよいでしょう。

企業の状況も時代によって変化するため、今の会社に何が必要か検討し、社内報制作に役立てましょう。

運用方法を決定する

社内報は内容ももちろん重要ですが、その運用方法も同じように大事です。紙かWeb、もしくはそれ以外の媒体か、発行頻度や全体的なテーマをどうするか、定めたターゲットと目的に沿って適切に運用できる方法を検討しましょう。

 発行頻度は伝えたい情報の量や頻度によって変わりますが、紙かWebか、選ぶ媒体にも影響を受けます。

紙媒体の場合、制作に時間もリソースもかかり、印刷を外部へ発注することがほとんどのため、発行頻度は毎月、隔月、季節毎の年4回が多いようです。

Web媒体の場合は紙よりもスピーディーに制作できるため、多い例では週に3〜4回更新する企業もあります。

ただし、社内報の制作体制やチームの状況次第では更新頻度を上げると負担になってしまうほか、更新頻度を高めて情報量が増えると、読む側が負担に感じたり内容が薄いと読んでもらえなかったりする恐れもあります。

 全体的なテーマは、社内報で特に力を入れて発信していく重要な部分です。

会社の状況は年ごとに変化するため、年度の始まりに合わせて年間の社内報のテーマを決めましょう。

その年に何に力を入れて情報発信していくのか、トップ陣や各部署の方針、IR資料などを参考にし、ヒアリングを行いながら決定するとよいでしょう。

全体のテーマを決めたら、それを軸に特集記事やその他の記事を構成すると、社内報の方向性に統一感が出てより読者に伝わりやすくなるのでおすすめです。

各回のテーマや内容について決定する

全体的なテーマが定まったら、年間テーマや方針をもとに、各回のテーマや内容を決めていきましょう。

全体テーマを社内報の年間計画に落とし込み、ストーリー性を持たせて計画的に発信するのが理想ですが、会社の状況が変化した場合は随時テーマや内容の見直しを行いましょう。

各回のテーマは、毎回同じような内容に偏らないように計画し、緩急をつけると読者に読んでもらいやすくなります。

会社のスケジュールや時期ごとのイベント、季節感を取り入れ、その時に会社として何を発信したいか、読者がどんな情報を欲しているかを踏まえ、内容を決定しましょう。

例えば、春は多くの企業で新入社員が入社し、部署異動も活発になるなど環境が大きく変わる時期です。

経営理念や社長インタビューを改めて発信したり、新入社員に向けたコンテンツを用意したり、従業員の紹介コーナーを設けたり、新入社員が良いスタートを切り、会社に早く馴染んでもらうきっかけを提供するとよいでしょう。

社内報のコンテンツの決め方は？

社内報を担当する人の多くが悩むのが、毎回のコンテンツ選定です。

社内報は発行することが目的ではなく、しっかりと内容を読んでもらいその後の行動を促すところまでが本来の目的です。

そのためには従業員が読みたくなる、飽きさせないコンテンツ選びが重要になってきます。

目的に合わせたコンテンツ作りが重要

社内報のコンテンツは「記事を読んでもらうことで読者にどういった意識や行動の変容を期待するか」、目的に合わせて選ぶことが大切です。

会社の理念やビジョンを浸透させたいのであれば、経営理念やトップメッセージに力を入れて発信するとよいでしょう。

社内報を通じて従業員同士の相互理解やコミュニケーション不足解消を促したい場合は、社員紹介やインタビュー記事を掲載してみましょう。

社内報の目的や狙い、ターゲットが明確なほどコンテンツが作りやすくなるため、企画段階で編集方針を定めておくのがおすすめです。

【目的別】コンテンツの例

社会情勢の変化に応じて、社内報で取り上げられるコンテンツも変化し、ますます多様化しています。ここでは目的に合わせておすすめのコンテンツ例をいくつかご紹介します。

 ・会社の理念やビジョンを浸透させたい場合

「トップから1,000字程度の読み応えのある寄稿記事」「動画によるトップメッセージ」

 ・テレワークを行う従業員間のコミュニケーション不足解消を促したい場合

「自宅等で働く同僚へのメッセージ」「おすすめのおうち時間の過ごし方」「社内で起こったちょっとした出来事」

 ・新入社員が良いスタートを切り、会社に早く馴染んでもらいたい場合

「新入社員のプロフィール紹介」「先輩社員からのメッセージ」「あると便利な新生活アイテムを紹介」

 このほか、時事ネタや少し砕けたネタ、社内報だからできるオリジナルのコンテンツを盛り込むと、より従業員の興味を引くことができます。

真面目な話題だけでなく、カジュアルな話題までバランスよく取り入れるようにするとよいでしょう。

社内報は福利厚生とも相性がいい

社内報には従業員の業務や生活に役立つお役立ちコンテンツを掲載するのも、読んでもらいやすくなるため効果的です。

特に福利厚生に関する最新情報や利用促進などの話題は、社内報とも相性がよいのでおすすめです。

福利厚生制度は「知らないから活用できていない」という従業員も多いかもしれません。福利厚生の利用率を上げ、従業員満足度を高めたい場合は、社内報で今一度制度について知ってもらうとよいでしょう。

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社内報を活用して人気メニューの紹介や新メニューの更新を情報発信すれば、導入の効果をより高められます。

合わせて健康増進情報の発信などを行うと、さらに効果が期待できます。

従業員の健康増進やオフィス内コミュニケーション不足にお悩みの方はぜひ導入をご検討ください。

まとめ

ここ数年の急激な社会状況の変化は、社内報のあり方にも影響を及ぼしています。

離れて働く従業員同士のコミュニケーション不足が問題となり、動画やその他テクノロジーを活かしたWeb版が増加するなど、社内報の存在が見直されつつあります。

 この時代だからこそ、従業員に何をどう伝えるのか。この機会に自社の社内報を見直してみてはいかがでしょうか。

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