働き方改革

-2019.06.18.Tue

オフィス環境で生産性は大きく変わる!働きやすくなる工夫とは?

日本の1時間あたりの労働生産性は、公益財団法人・日本生産性本部の2018年末の発表によると先進7カ国で最下位。主要先進7カ国(G7)で47年連続最下位だったことが分かりました。

自分の仕事の生産や会社全体の生産性について考えたことはありますか?

最近では、仕事の生産性を高め、社員の多様な働き方がかなえられるようなオフィスを作ろうと動く会社も出てきました。

誰しも、効率よく仕事をして、プライベートの時間も確保したいはずですので、うれしい変化です。

しかし、現状は生産性の低いオフィスで働いていて、疲れ切って生産性まで頭が回らない、生産性を上げたいと思っていてもどうしたらいいか分からないなど、苦戦している方も多いのではないでしょうか。

ここでは、生産性向上をかなえるオフィスとはどんなものか考えていきたいと思います。

 

オフィスが変われば働き方が変わる

働く人と働く場所(オフィス)があって、仕事は成り立ちます。輝くようないい人材を採用しても、オフィス環境が悪ければ、生産性は向上しないかもしれません。

逆を言えば、生産性向上のためにオフィス環境を整えれば、働く人が思わぬ力を発揮してくれるかもしれません。

また、柔軟に働ける制度を用意すれば、これまで働くことができなかった多様なスキルや経験を持った人材が関わり、仕事の生産性がアップするかもしれません。

例えば、車いすの方が移動できる環境を整えれば、高い事務能力を持つ車いすの方を採用できるかもしれません。

オフィス近くに保育所があれば、子育て中の方も勤務しやすくなります。

オフィス環境によって、働き方が変わる=生産性も左右されるということです。

 

生産性向上のために本当に必要なこと

会社員は毎日、限られた時間の中でせわしなく働いています。そういった中でも、効率良く仕事をすることを意識して生産性を上げていく必要があります。

個人のスキルアップももちろん必要ですが、働きやすいオフィス環境の整備も重要でしょう。

 

多様な働き方を受け入れるオフィス環境

働き方改革が進み、多様な働き方が広がってきています。

そのような中で、会社は生産性を高めるためにも、社員が健康的に効率良く働けるオフィス環境づくりに取り組む必要が出てきています。

快適なオフィス環境は、就活生が企業を選ぶ際の大事な要素の一つにもなっています。

人材活用の取り組みとしては、女性やシニア、外国人などの活用などが挙げられます。

それに伴い、育児や介護と両立できる働き方や、副業が可能な会社も増えてきています。

子連れ勤務やペット同伴出勤が可能なオフィスなどは、近年マスメディアでも話題になっていますね。

IT化が進み、フリーランスという働き方も増えてきました。

インターネットがつながれば、自宅やカフェなどもオフィスに様変わりします。

会社には、多様な人材や働き方を受け入れる柔軟性が求められています

そのためのオフィス環境づくりに取り組むことが、生産性の向上につながります。

 

コミュニケーションの活性化

みなさんのオフィスでは、社員同士できちんとコミュニケーションが取れていますか?

時間に追われ多忙だと、ほかの人と関わる余裕がない、仕事上決まった人としか話さない、という人もいるでしょう。

その状態はもったいないことかもしれません。新たな人とのコミュニケーションで、思わぬ発想につながったり、悩みを共有してストレスが低減したりするかもしれません。

毎日過ごすオフィス内での人間関係はとても重要です。オフィスでコミュニケーションが活性化されれば円滑な人間関係を築くことにつながり、社員のモチベーションも上がります。働きやすいオフィスは、結果として生産性も向上していくでしょう。

 

重要なのは「創造」を後押しすること

会社の存続・発展のためには、常に新しいものを世の中に「創造」していく必要があります。

あなたのオフィスは、社員の創造力がかき立てられるような環境になっているでしょうか。

残念ながら、日本人は自身の創造性に自信がない人が多いようです。

子どもの頃は創造力に満ちあふれていて、その喜びも知っているはずです。

しかし、大人になるにつれて型にはめられていったり、自信をなくしてしまったりしてしまうのかもしれません。

「将来的に、日本の労働人口の約49%の職業がAIに代替されうる」といわれています。

しかし、一方で、創造力が必要な仕事はまだまだ人間にしかできないともいわれています。

会社の発展には、ワーカーの方々の想像力を高めることが鍵になるでしょう。

柔軟な思考で新しい視点や発想が生まれるようなオフィス環境づくりをすることが、創造を後押しすることにつながります。

その結果、会社の生産性は向上していきます。

 

オフィスの生産性を高める工夫

オフィス環境を整えることが、生産性の向上につながることをお伝えしてきました。社会の流れが目まぐるしく変わっていく現代は、生産性の高さが重要になります。

時代のスピードに付いていく、あるいは世の中を引っ張っていくためにも、会社はこれまで以上に創造力とスピード感を持って生産性を高めていく必要があります。

それを実現させるために、さまざまなオフィス環境づくりが行われています。生産性を高める工夫を実際に見ていきましょう。

 

「集中」エリアと「活気ある」エリアを効果的に配置

人は1日のうち、集中力を発揮できるのは合計で4時間が限界だと言われています。さらに、1回の集中力が持続できるのは90分までと言われています。

つまり、この4時間を集中することができれば仕事の生産性はアップします。そのためには、ストレスとリラックスの両方が必要になってくるのです。

自分のストレスとリラックスに上手に付き合いながら仕事に取り組むためには、オフィス内の環境を変えることが有効です。

ひとりで集中して仕事に取り組む場所、社員同士活発に意見を交わしながらコミュニケーションを取る場所、対照的なこの二つの場所をオフィス内に配置するといいでしょう。

 

個性あふれる会議室

近年、これまでの会議のあり方やその生産性が見直されてきています。伸びている会社は、会議も効率的に行い、生産性を高める工夫をしています。

これまでの会議のイメージは、堅苦しいものでしたが、オープンで可変性のある場づくりが広がってきています。オフィス内に設置されたユニークな会議室をいくつかご紹介します。

・可動テーブルとホワイトボードを使用した可動的な会議室
・スクリーンを使用したセミオープンな会議室
・ガラス張りの会議室
・段差のある芝生の会議スペース

会議の方法も変えることができます。立ったまま行う会議などは、スピード感が求められる現代にはピッタリな方法と言えるでしょう。

 

コミュニケーションを促進する空間

オフィスの形態にも変化が出てきました。自由な席で仕事ができる「フリーアドレス制」を採用すれば、部署やチームにとらわれず円滑なコミュニケーションを可能にします。

オフィスにある「マグネットスペース」も、コミュニケーションを生み出すひとつです。その名が示す通り、磁石に吸い寄せられるように人が自然と集まってくるスペースのことです。給湯室や喫煙所などで、普段仕事で関わりのない人たちとついつい話し込んで長居してしまう経験がある人も多いのではないでしょうか。

 

「オープンオフィス」は生産性低下を招く?

実は、オフィス環境により生産性が低下するケースもあります。

例えば、日本の企業のほとんどが採用している「オープンオフィス」は、近年の研究で生産性が低下すると示唆されています。

「オープンオフィス」とは、壁や仕切りのない空間で、複数の従業員がデスクを並べて仕事をするオフィス環境を指しています。

生産性が低下する理由として、視線や音が気になって注意力が散漫になる、集中力が続かない、仕事におけるプライバシーが守られにくい、感染症が流行る時期は病気が蔓延しやすいなどが挙げられます。

ですが、この「オープンオフィス」に少しの工夫をすることで、オフィス環境を向上させ生産性を下げずに仕事をすることが可能となります。

このようなオフィス環境からくる問題点を解消し、生産性を上げるためにはどのようなオフィス作りが求められているのでしょう。

 

近年話題になっている「ABW」とは?

新時代のオフィス環境を語るには、ABWの話は欠かせません。

働き方改革が進み、個々の生産性をアップするためのオフィス作りが求められている現代、ABWがオフィスの満足度を上げる施策になることは明らかです。

では、グローバル企業を中心とし日本でも定着しつつあるABWとは、どのような働き方なのでしょう。

 

仕事に合わせて適した場所で働く

オランダから始まった働き方の形、Activity Based Workingは、その頭文字をとってABWと呼ばれています。

ABWでは、オフィスに留まらず自宅やコワーキングスペース、カフェなど、仕事の内容や目的に応じて働く場所を選ぶことができます

通勤時間を捻出できない時は自宅で、仲間とのブレストが必要であればオフィスへ、ひらめきが欲しい時はお気に入りのカフェへ行って仕事をするなど、仕事の内容に合わせ最も作業効率の良い場所を選ぶ自由な環境が、生産性アップに繋がると考えられています。

 

フリーアドレスとの違いとは?

ABWの説明をすると、フリーアドレスを思い浮かべる人も少なくないでしょう。

どちらも生産性がアップすると言う点で共通しているのですが、この2つは似ているようで少し違っています。

 

フリーアドレスとは、座席の指定がないオフィススタイルのことを言います。

その日の仕事の目的に合わせ、最も捗り生産性が上がるであろう場所を自由に選ぶことができるのです。

元々は、デスクの共有化や不要な仕切りをなくすことによるオフィスの省スペース化を目的に導入されたのがフリーアドレスです。

最近では、テクノロジーの発展によりコンピューターの軽量化や書類のデジタル化、固定電話から携帯電話に変わったことを背景に、フリーアドレスを取り入れる企業が増えています。

当時はオフィスのスペースコストを下げるために行われていたフリーアドレスですが、今ではコミュニケーションの活性化やセルフマネジメント向上、生産性アップのために導入されています。

ですが、フリーアドレスはあくまでオフィスの中で仕事をする必要があります

 

それに対し、ABWはオフィスの中に限らず、よりクリエイティブに、より生産性を上げることを目的とし、オフィス以外の場所を選ぶことが可能です。

つまり必ずしも出社する必要がないという点において、フリーアドレスとは大きく異なるのです。

テレビ会議やwebツールの発達とともに、オフィスにいることに縛られず仕事ができるようになり、より自由な働き方としてABWを採用する企業が増えはじめています。

出勤の義務がないため、ワークライフバランスが取りやすく、個々の生産性アップに欠かせない「働き方」がABWです。

ABWの持つ柔軟性が、従業員の働く環境をより快適にし、仕事に対する意欲向上や生産性アップに繋がっているのです。

 

ABWの導入方法とは

そうはいってもABWの導入は簡単なことではありません。

これまで固定のデスクが与えられ、同じ空間で仕事をしていた従業員の働き方を大きく変えることになるため、しっかりとした土台が必要です。

生産性を低下させないためにも、導入に向けて準備をしておいた方が良いものをまとめてみました。

 

・信頼関係

出社義務がなくなるということは、従業員がどこで何をしているかがわからないということです。

変わらぬ生産性を維持するためにも、従業員間の信頼関係が重要となります。

社員それぞれに自由が与えられているということは、同時に責任が伴っているということを従業員は理解する必要があります。

目の届かない場所で仕事をしているチームメンバーを取りまとめねばならないため、その力量のある管理職(リーダー)を育成せねばなりません。

 

・IT環境

固定のデスクがなくなることで、たくさんの書類や資料を保管する場所もなくなります。

どんな場所でも仕事ができるよう、そのたくさんの書類や資料を必要に応じて取り出せるようにしておかねば仕事になりません。

そのため、書類や資料のペーパーレス化は必須となります。

また、従業員同士が同じオフィスにいなくとも生産性を落とさないためにも、ワークフローを整えておきます。

さらに、IT機器に重要なデータを保管するにあたりセキュリティ対策も必須となります。

 

・評価基準

決まった時間オフィスに出勤し、指示を待ったり与えられた仕事だけをこなしたりするような働き方ではいられなくなります。

そのため、仕事の進捗状況やプロセスの評価が困難となり、わかるのは生産性やその成果のみ。

従業員をどのように評価するかの基準を設定し直す必要があります。

 

・コミュニケーション

従来のようにオフィスに集まって仕事をするのではなく、各自が働く場所を選ぶことができるとなると、コミュニケーション量の減少が心配されます。

そのため、従業員同士コミュニケーションが取りやすくなるような仕組みを作る必要があります。

例えば、チャットツールなどを使いこまめにやりとりができ、仕事の進捗を共有できる仕組み作りが必要です。このような環境ができれば、離れた場所で仕事をしていながらも、ひとつの業務に向け並走しているような環境をつくることができます。

また、オフライン環境の整備として、オフィスに多様なスペースを用意することで、出勤したいと思えるようなオフィスになるでしょう。

従業員のパフォーマンスを強化し生産性を上げる施策として期待されているABWですが、一朝一夕にできるものではありません。まず踏み出せる一歩として、生産性がアップするようなオフィス環境の整備からはじめてみてはいかがでしょうか。

 

とはいえ、何から始めればいい?

オフィス環境を工夫することで、生産性を高めることが出来ることは分かりました。しかし、いざ始める時には何から始めたらいいのかが悩みどころです。

オフィス事情は会社によってさまざまです。オフィスの規模や費用などを考慮した上で生産性を高めるには何が現実的に可能なのか、考える必要があります。

 

低コストで導入できる設備からはじめてみては?

まずは省スペース、低コストで手軽に始めることができる設備の導入はいかがでしょうか。

オフィス内に簡単に設置できるのに、オフィスの雰囲気をがらりと変えることができ、社員のモチベーションのアップにつなげられる、会社の生産性向上につながる設備とサービスがセットになった商品があります。

 

設置型ごはんはコミュニケーション活性化につながる

それは、福利厚生サービスとして人気の高い「設置型ごはん」です。オフィス内にいつでもおいしいごはんを設置しておくことができます。

忙しい時に空腹をがまんして仕事の生産性を下げることなく、むしろ栄養補給ができて生産性アップを目指せるうれしいサービスです。

昼休みにはオフィスが社員同士のコミュニケーションの場に変わります。

いつもの会議をランチミーティングに変えてみれば、デスクに向かっている時とは別の考えも浮かび、生産性も向上するかもしれません。

 

満足度90%以上「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」を使ってみよう

「設置型ごはん」で利用者の満足度が90%以上という素晴らしい実績を残している、「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」というサービスがあります。

これは、オフィスで野菜が食べられる「置き野菜サービス」です。野菜やフルーツ、無添加のお惣菜など、幅広いラインナップが魅力です。

せっかく始めるなら、高い実績のあるものが安心ですよね。

なぜ満足度が高いのでしょうか。

 

多くの導入実績あり

「OFFICE DE YASAI」は既存のオフィスに導入できる食の福利厚生サービスとして人気があります。導入実績は年々増えてきており、5年で1,300社以上にのぼります(2019年3月時点)。

就活生は会社を選ぶ際、社員を大切にしてくれる会社か見ています。

その判断材料として重要なのは、福利厚生サービスです。

生産性向上のために社員の仕事面をサポートするだけなく、生活面まで支えてくれる会社は魅力的に映ります。

もちろん、魅力的な福利厚生を導入することは、会社のイメージアップにもつながります

その結果、優秀な人材の確保や定着も期待できるのです。

また、社員の健康管理をして生産性向上につなげる「健康経営」という観点からも、「OFFICE DE YASAI」の導入は大きな価値を持ちます。

 

高い利用率と満足度

日本の福利厚生サービスは、利用率が30%程度といわれています。残念ながら、大半の従業員には利用されていないということになりますね。せっかくコストと手間をかけて導入しても、利用率が低くては意味がありません。そんな中「OFFICE DE YASAI」は、90%以上という高い利用率を誇ります。

常にオフィスにあって社員の毎日をサポートしてもらえるという点が「OFFICE DE YASAI」の大きな価値と言えます。魅力あるサービスだからこそ、オフィスワーカーの髙い利用率につながっています。

「OFFICE DE YASAI」を導入することで得られるメリットには、次のようなものが挙げられます。

・従業員の健康意識の変化
・コミュニケーションの活性化
・従業員満足度の向上
・生産性の向上
・人材採用に効果的

これらのメリットが生まれたことで、オフィスワーカーからも会社からも高い満足度を得られていると言えるでしょう。

 

生産性向上につながるポイント

上記で「OFFICE DE YASAI」導入のメリットの一つに「生産性の向上」を挙げています。食事が生産性の向上にどうつながるかというと…

・野菜が手の届く場所に置いてあり、健康的な食に対する社員の意識が高まる
・社員は野菜やフルーツを摂取し血糖値を安定させることができ集中力を保てる
・足りない栄養素を補給することでコンディションが整いやすくなる
・福利厚生として会社が用意してくれるので不足しがちな栄養素を補いやすい

社員の健康状態が良くなることで、仕事の能率が上がり、結果として生産性が向上するということです。

 

まとめ

オフィス環境を整えることが、会社の生産性向上につながることをお伝えしてきました。今一度、会社の生産性や自身の仕事の生産性について考えてみてください。

生産性向上に取り組むはじめの一歩として、オフィスでの「食」環境を整えるところから始めてみてはいかがでしょうか。

「OFFICE DE YASAI」を利用すれば、生産性の向上だけでなく、会社のイメージアップにつなげられます。生産性に悩む会社にこそ効果的なサービスです。

 

働き方改革につながる、食の福利厚生
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