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-2020.01.24.Fri

戦略総務とは | 会社全体に影響力を持つ総務ならではの役割とは

企業の総務と言うと、従業員が気持ちよく会社で働けるよう管理部門として影からサポートする部署であるとのイメージが強いかもしれません。

しかし昨今では、「戦略総務」という言葉があるように、総務担当には、企業が目的・目標を達成できるよう、常に改善を行っていく戦略という攻めの姿勢を取ることが求められています。

今回は、 会社全体に影響力を持つ総務ならではの役割についてご紹介します。

 

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一般的な「総務」とは?

一般的に、企業の「総務」は、どのような役割を担っているのでしょうか。

総務部門の主な仕事は、多岐にわたります。

企業側の経営方針や理念を社員に伝える一方で、社員が気持ちよく働けるよう便宜を図る役割を担っています。

具体的には、消耗品や備品などを受発注する書類の作成や受付、稟議書の手配や決裁手続、株主総会に関する配付資料の作成や配布、社内イベント案内の作成や発送、社内報や社外向け文書の作成・配布・送付などが挙げられます。

また、企業内で作成・処理された全ての書類を日付や種類ごとにファイリングしたり、他の人事や財務などの管理部門との打合せ、管理職のスケジュールを調整することもあるでしょう。

企業によっては、本来なら秘書が担当するような業務や、経理・人事が担当すべき業務などを引き受けていることもあるかもしれません。

これらの仕事は、経営陣や社員とのネットワークを広げて情報を収集し、社内の円滑なコミュニケーションを促進させることが求められます。

 

総務のイメージとは

総務の仕事は多岐にわたり、従業員から頼られる場面も多くありますが、イメージは良いものばかりとは言えないようです。

それは、一見どのような仕事をしているのか、全体像が分からないのが理由の一つです。

営業や企画担当のような売上に直結している部門ではないため、利益を生み出さない部門であると過小評価されていることもあります。

また、経営陣と密接に関わることが多いことから、その企業にあるこれまで通りのやり方や仕組みなどを、頑なに守り続けている受動的な部署と思われていることもあるでしょう。

 

これからの総務が目指すべき姿とは?

今後、日本では少子高齢化社会がますます進むことが予測されます。

企業はそうした中で、採用した優秀な人材である従業員に、長く会社で働いてもらわなければなりません。

また企業が労働生産性を上げるためには、従業員の企業に対する満足度や定着率を高めることが必要不可欠です。

昨今では「働き方改革」が本格的に推進されていることから、従業員が多様な働き方を実現できるよう、業務を見直す必要性も出て来ています。

今後は総務担当も、企業の経営戦略を考える際にも、積極的に関わっていくことが重要であるといえます。

 

戦略総務とは

「戦略総務」という言葉をご存知でしょうか。総務が持たれがちなイメージである「縁の下の力持ち」や「コスト部門」といった受動的ものとは違う印象を感じるのではないでしょうか。

では、この「戦略総務」という言葉には、どのような意味があるのでしょうか。

「月刊総務」という総務部門の専門誌では、既に2018年頃より「戦略総務」と言う言葉が使用されています。

言葉通りに考えれば、「総務が戦略を持つ」ということですが、この「戦略総務」とは、目的や目標を達成するために常に会社の仕組みなどを改善していくと言う総務のあり方のことです。「総務が変われば会社が変わる」、と考えられています。

これまで「守り」「受身」「黒子」などと思われてきた部署が、「攻め」の役割を担って積極的に社内の改善を目指すことを目的としています。

これまで担当していた、オフィスの環境整備や社員の福利厚生、庶務などの管理的な業務も、「戦略総務」によって創造性をもって、能動的に取り組むことが求められています。

仕事の効率性を高めて労働生産性のさらなる向上を図り、これまでの業務に新たな付加価値を創造して、企業の経営を支援・牽引することを「総務戦略」といいます。

 

戦略総務が必要となる背景

「戦略総務」が必要となってきた背景には、時代とともに企業のあり方を変化させていかなければならなくなったことが挙げられます。

例えば、昨今、企業の人材不足は、大きな課題となっています。そのために人材確保や離職率を下げることが必要となっています。そのため競争社会である現在において、会社の内部から今ある状況を改善しいくことで、従業員の満足度・モチベーションを高めるための企業の魅力づくりや働きやすさの環境づくりが必要です。

また、職場環境を維持するための既存のルーティン業務は、アウトソーシングされることも多くなってきました。

IT技術の発展によって、総務などの管理部門も今までよりも効率的に仕事ができるようになってきています。

企業を存続をさせるためにも様々な変化が求められており、それに伴って総務も変化しなければなりません。

これからの総務には、企業の将来を見据えて「戦略総務」を実践し、環境の変化やニーズに合わせたよりよい創意工夫を戦略的に経営陣に提案し、経営と現場をつないでいくことが求められているのです。

 

戦略総務が目指すこと

それでは、「戦略総務」が目指すべきことにについて、具体的に考えてみましょう。

まず、これまでの業務や方向性を根本から見直すことから始めていく必要があるでしょう。

部門にとらわれず現状を調査し、必要があれば、生産性の上がっていない部門やその原因をつきとめ、改善を図らなければなりません。

具体的には、

・企業全体の労働生産性の向上
・企業全体における業務に関するノウハウの共有化を促進
・社内の様々な制度を戦略的に改善
・可能な場面でコストを削減していく

これらの「戦略総務」を発揮させることが求められています。

 

戦略総務になるためには?

ここでは通常の総務の領域を越え、「戦略総務」となるための方法について説明していきます。

 

現場を把握し生の声を聞く

まず「戦略総務」として重要なのは、現場を把握するために生の声を聞くことです。

現場とコミュニケーションを取ることによって、現場サイドから様々な情報を得ることができ、その結果、改善すべき様々なアイディアが浮かんでくることもあるでしょう。

また業務において、現場から細かい仕事を依頼されることも多くありますが、そのような時こそ、現場とのよい関係を作るチャンスです。

このような積み重ねで従業員同士の信頼関係ができますし、現場が何に困っているのかなどの現状をしっかり把握することができ、改善すべきポイントを明確にすることができるでしょう。

 

経営層と現場とをつなぐ

「戦略総務」として大切なことに、経営層と現場とをつなぐことも挙げられます。

もともと総務には、経営陣の経営方針や理念を的確に従業員に伝えると言う役割があります。

しかし、ただ一方的に経営層の意向を従業員に伝えるという従来のやり方では、「戦略総務」とは言えません。

と言うのも、経営層と現場との橋渡しをすることで社内の活性化を実現させ、従業員のモチベーションやロイヤリティを向上させなければ意味がないからです。

そのためにも、常にトップダウンの経営に頼るのではなく、時にはボトムアップ経営ができるるように総務がサポートすることが必要です。

「経営層と現場を仲介する」立場として、しっかり見定め双方をつないでいくことが「戦略総務」の一つのあり方と言えるでしょう。

 

情報収集を欠かさない

細かいことになりますが、「情報収集を欠かさない」ということも「戦略総務」の実践に必要な要素です。

たとえば、日々の業務に関する情報はもちろんのこと、法律の改正に関する情報や、よりよい労働環境にしていくための競合他社の動向、トレンド情報などもこまめにチェックしておくと良いでしょう。

社内ではなかなか新しいアイデアにふれる機会を得づらいですが、社外の情報に触れることで「自社でも活用できるかもしれない」と思えるアイデアに出会えるかもしれません。

企業全体にとって有益な情報を効率的に収集するには、総務関連の情報サイトをいくつか登録しておくということも有効です。

 

様々なアイデアを実行する

様々なアイディアを実行するということも、「戦略総務」の実践の一つと言えます。

情報収集によって様々な知見を得たとしても、それらは実際に自社で試してみなければ意味がありません。

新しい取り組みの実施にあたっては、経営層を納得させる必要があります。経営陣と密接な関係を築ける総務担当だからこそ経営陣に提案し、実行を決断させることができるのです。

担当として、他のどの部門でもなく「戦略は総務にある」と言う自覚を持って、新しいアイディアをどんどん実行していきましょう。

 

やるべきことに注力できる環境をつくる

最後に、「戦略総務」を実現させるためには、やるべきことに力を注げるような環境を作っておくことが大切です。

この「戦略総務」は、企業全体を改善していくために積極的・戦略的に進めていく必要があり、そのためにすべき仕事は数多くあります。

そこで、定形業務(ルーティンワーク)は、アウトソーシングを活用するなどして、「戦略総務」に関連する業務に集中できるようにしておくとよいでしょう。

メールなどの送受信やスケジュール調整、各種申請書の作成や面談の調整など、細かいことは、アウトソーシングを利用すれば素早く確実にアシストしてくれます。

時には外部の力を借りて、いざという時に動けるよう少し時間に余裕を持っておくことも戦略の一つと言えます。

 

総務から仕掛ける!福利厚生のさらなる活用

これまではサポート役を担ってきた総務部ですが、これからは会社内の環境改善を能動的に提案し、社員の能力を引き出すことを目的とする「戦略総務」としての役割が注目されています。

戦略総務として企業に貢献できることは、福利厚生を拡充することです。

会社が福利厚生を拡充させることで、社員の生産性やライフワークバランス、職場環境の向上が期待できます。

 

福利厚生にも戦略性を

近年、福利厚生は会社が成長するために必要不可欠な要素となっています。

社員の能力を引き出すためには、戦略総務として職場環境やワークバランスの向上につながる福利厚生を導入することが大切です。

社員のニーズに合った福利厚生が何かをしっかり把握しましょう。

新しい時代の職場環境で必要とされる福利厚生がどのようなものなのかを把握し、限られたコストの中でニーズに合った福利厚生を導入することが、戦略総務にとっては重要です。

 

【目的別】戦略的に活用できる福利厚生

では、戦略総務として活用すべき福利厚生にはどんなものがあるのでしょうか。

今回は、目的別に具体的な福利厚生の例をご紹介します。

 

コミュニケーションの活性化

コミュニケーションの活性化は職場環境の向上につながるため、戦略総務として積極的に取り組むべきポイントです。

具体的にどのような福利厚生を導入すればよいのか、事例を2つご紹介します。

 

事例① 社員旅行やスポーツ大会などのレクリエーション

戦略総務を実践すべく社員旅行やスポーツ大会などのレクリエーションを開催すると、社員の意外な特技を知ることができたり、別部署同士の普段会話をする機会がない社員同士が交流できたりします。

もし、個性を発揮させたい場合や、一斉に社員を移動させたり集めたりすることが難しい場合は、部活動を発足できる制度を作ることも有効でしょう。

同じ趣味を通じて意気投合したり、特技を知ることで業務分担をスムーズにすることができたり、部署を超えてフォローし合ったりする環境が生まれ、生産性の向上も期待できます。

また、日頃からコミュニケーションが活発な会社は、社員同士だけでなく上長に対しても意見や相談をしやすい環境に変化するでしょう。

退職を選ぶ社員の最も多い退職理由は、「人間関係の悩みや不満」に関わるものです。日頃から社員や上長との間でコミュニケーションを密に行うことで、しっかりとした人間関係を築くことができれば、仕事への満足度の向上や離職率の低下へも繋がり、戦略総務を実現できるのです。

 

事例② シャッフルランチなどの食事補助の実施

シャッフルランチとは、「企業がランチ代を負担し、他部署の社員同士でランチを食べる」制度のことです。

シャッフルする作業のが負担になる場合は、他部署の社員を自動でグループ化できるシステムを導入することがおすすめです。システムを導入することで、組み合わせを考える時間と手間が省くことができ、運営側の負担を軽減しながら戦略総務を実現することができます。

シャッフルランチを実施すると、普段接点のない顔見知り程度の社員同士が交流を深めることができます。社内ですれ違ったときや、別件で他部署に立ち寄った際などに気軽に挨拶しあえる関係があれば、部署をまたいだ新しいプロジェクトが発足するなど、仕事の幅が広がるかもしれません。

また、子育て中の社員や、家族の介護をしている社員、遠方から通勤している社員は、就業後に行われる飲み会だと、時間が合わないなどの理由で参加できないことが多いでしょう。そんな方たちも、シャッフルランチであれば昼休みの時間に行われるため、気軽に参加することができます。

戦略総務を行うことにより、社員間でさらに厚い信頼関係を築くことができるでしょう。

 

健康管理・健康意識向上

社員の健康管理や健康に対する意識を向上させることも、戦略総務として重要です。

導入検討すべき福利厚生の事例を2つご紹介します。

 

事例① 社員が健康の状態を把握するため、健康診断後の面談を勧める

戦略総務として社員の健康に対する意識を向上させるために、健康診断受診後に産業保険のスタッフとの面談を実施します。

面談することによって従業員は自分の健康状態を正しく把握することができ、生活習慣を正すためにどうのような取り組みを行えばよいか、アドバイスを受けることができます。

産業保険スタッフとの面談を通じて、社員の健康に関する課題を発見し、健康維持や管理意識の向上を促すのです。

戦略総務を発揮することで、社員の健康を守ることができます。

 

事例② 健康管理アプリの導入

戦略総務で健康管理アプリを導入すると、アプリを通じて社員の健康データを蓄積することができます。健康データを入力する手間が省けるため、手軽に健康管理を行うことができ、社員に健康管理に興味関心を持ってもらえるようになるでしょう。

また、毎日の食事を写真に撮り、アプリに投稿することでAIが自動で食事内容を認識してくれるサービスもあります。栄養バランスや食事の量についてのアドバイスを提供することで、健康への興味関心を高まります。

また、アプリに取り込んだデータを分析して数値化することで、健康状態を見える化し、毎年データを蓄積することで社員の健康状態の改善が期待できます。

 

モチベーション向上

モチベーションの向上を促す戦略総務として導入検討すべき事例を2つご紹介します。

 

事例① 社員の生産性に報奨金を支給

社員のモチベーション向上を促すためには、長時間労働を是正し、ワークライフバランスを整える必要があります。

そこで、時間あたりの生産性に対し、インセンティブとなる報奨金を導入するという手法があります。社員一人ひとりが効率的に早く作業を終わらせるように促し、残業の抑止につなげることが目的です。

残業が抑止されることで時間にゆとりが生まれ、社員の仕事に対するモチベーションの向上が期待できるのです。

 

事例② アニバーサリー休暇などの制度を導入

アニバーサリー休暇とは「健康で生き生きと働くため、有給休暇の取得促進を目的とした休暇制度」です。

年に1度、連続した4営業日以上の大型休暇を導入し、アニバーサリー手当の一環として一時金を支給すれば、休暇取得率の向上が期待でき、戦略総務につながります。

また、アニバーサリー制度の導入にあたっては、休暇取得率をただ増加させることのみを目的とせず、不在時には互いにフォローし合う社内環境を作ることも大切です。

こういった取り組みを行うことで、社員同士に交流が生まれて職場環境が向上し、戦略総務につながります。

 

スキルアップ

スキルアップを促すための戦略総務として、導入検討すべき福利厚生例を2つご紹介します。

 

事例① 資格取得支援の導入

社員が仕事に必要な資格を取得する際、戦略総務導入の一貫として会社がテキスト代や受験料を負担すると共に、勉強時間を確保すべく残業を廃止することが出来れば、資格取得率を高め社員のスキルをアップすることが可能です。

社員のスキルが向上することで、会社は質のいい、専門的なサービスの提供が期待できるため、会社側と社員の双方にメリットがあります。

 

事例② 副業の推奨

戦略総務の取り組みとして、副業を推奨することで社員の自立心を養うことを期待する制度です。

会社員としてではなく、個人として副業に取り組むことで、ビジネスの感覚が身につき、社員自信が能力の向上を実感することができます。

能力の向上を実感することにより、自信に繋がり仕事に対するモチベーションの向上も期待できるでしょう。

 

社内環境改善につながる福利厚生「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」

おわりに、「戦略総務」に関連して、社内の環境改善につながる画期的な食事関連の福利厚生「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」をご紹介します。

 

飽食の時代と言われていますが、3食を食べていても栄養不足になる人が増加しています。

栄養不足の主な原因は、野菜不足や朝食を抜いてしまうことで、食品に含まれるタンパク質を体に取り込むために必要なビタミンやミネラルが欠乏しているのです。

従業員の健康を考慮し、食事の福利厚生を充実させることが労働生産性の向上にもつながります。

 

この課題を解決する食事補助として、野菜やフルーツなど豊富なメニューが揃っているOFFICE DE YASAIがピッタリです。

このOFFICE DE YASAIは、専用の什器をオフィスのスペースに設置するだけで始められる手軽な福利厚生で、既に5年足らずで1,400以上の拠点があり、継続率は98.4パーセントとの実績を誇っています。

食事関連の福利厚生には、導入の効果も分かりやすく、従業員全員に浸透しやすいというメリットもあります。

OFFICE DE YASAIを通じて社内の食事環境を整えることは、社員の健康やパフォーマンスの向上につながります。

 

コミュニケーション活性化・健康増進に

OFFICE DE YASAIを導入すると、オフィスの専用スペースで社員同士が会話を交わすことも増え、コミュニケーションが活性化します。

実際、SE業界などの普段は机上にあるパソコン画面に向かい、黙々と仕事をしている従業員が、OFFICE DE YASAIの人気メニューなどをきっかけにコミュニケーションを取る機会が増えたとの導入事例もあります。

コミュニケーションの機会が作りやすくなるため、例えば総務担当が現場社員に話を聞いてみようという時にも活用できるかもしれません。

また、これまではコンビニのお弁当やおにぎり、カップ麺などで昼食を済ませていた従業員達も、管理栄養士の監修のもとに考案されたお惣菜などを取ることで健康的になります。

このように、従業員同士のコミュニケーションの活性化や健康増進に配慮した健康経営を実現させるOFFICE DE YASAIは、「戦略総務」の取り組みにもつながるのではないでしょうか。

 

総務発信の「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」活用例

「戦略総務」として健康経営への取り組みの一環としてOFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)の「オフィスでごはん」を導入した企業の例をご紹介します。

北海道を拠点とするシステム開発請負会社である北都システム株式会社では、各部屋のセキュリティレベルを意識しすぎるあまり、社員同士のコミュニケーションが不足していました。また、休憩スペースもなく、休憩中にスマートフォンも気軽に操作することもできない状態でした。

もともと社員のお腹を満たすことを目的に食事補助制度の導入を検討していたそうですが、戦略総務の観点から、休憩室を設置することにしました。

そして、コミュニケーションが取れる充実した休憩室にしようと、設置型の食事サービスを探していた時に「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」を知り、導入を決めました。

導入した結果、設置した冷蔵庫が1週間で空に。

OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)の「オフィスでごはん」の無添加コースを導入したことをきっかけに、企業全体で健康意識が高まり、健康経営に取り組むきっかけとなりました。

https://vw.officedeyasai.jp/office/hokutosystem

 

まとめ

いかがでしたか。

これからは、総務担当がコスト部門と言われ、昔からの社風や形式などにこだわった古くさい部署であると言われる時代ではありません。

経営陣と現場との潤滑油としてコミュニケーション力を発揮し、企業全体にとって良いことを積極的に改善していく「戦略総務」を実践することが求められています。

その手始めに、余計な手間をかけずに気軽に始められ、社内のコミュニケーションの活性化や健康経営にもつながるOFFICE DE YASAIを導入されてはいかがでしょうか。

 

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