総務向けお役立ち情報

-2020.01.24.Fri

戦略総務とは | 会社全体に影響力を持つ総務ならではの役割とは

企業の総務と言うと、従業員が気持ちよく会社で働けるよう管理部門として影からサポートする部署であるとのイメージが強いかもしれません。

しかし昨今では、「戦略総務」という言葉があるように、総務担当には、企業が目的・目標を達成できるよう、常に改善を行っていく戦略という攻めの姿勢を取ることが求められています。

今回は、 会社全体に影響力を持つ総務ならではの役割についてご紹介します。

 

一般的な「総務」とは?

一般的に、企業の「総務」は、どのような役割を担っているのでしょうか。

総務部門の主な仕事は、多岐にわたります。

企業側の経営方針や理念を社員に伝える一方で、社員が気持ちよく働けるよう便宜を図る役割を担っています。

具体的には、消耗品や備品などを受発注する書類の作成や受付、稟議書の手配や決裁手続、株主総会に関する配付資料の作成や配布、社内イベント案内の作成や発送、社内報や社外向け文書の作成・配布・送付などが挙げられます。

また、企業内で作成・処理された全ての書類を日付や種類ごとにファイリングしたり、他の人事や財務などの管理部門との打合せ、管理職のスケジュールを調整することもあるでしょう。

企業によっては、本来なら秘書が担当するような業務や、経理・人事が担当すべき業務などを引き受けていることもあるかもしれません。

これらの仕事は、経営陣や社員とのネットワークを広げて情報を収集し、社内の円滑なコミュニケーションを促進させることが求められます。

 

総務のイメージとは

総務の仕事は多岐にわたり、従業員から頼られる場面も多くありますが、イメージは良いものばかりとは言えないようです。

それは、一見どのような仕事をしているのか、全体像が分からないのが理由の一つです。

営業や企画担当のような売上に直結している部門ではないため、利益を生み出さない部門であると過小評価されていることもあります。

また、経営陣と密接に関わることが多いことから、その企業にあるこれまで通りのやり方や仕組みなどを、頑なに守り続けている受動的な部署と思われていることもあるでしょう。

 

これからの総務が目指すべき姿とは?

今後、日本では少子高齢化社会がますます進むことが予測されます。

企業はそうした中で、採用した優秀な人材である従業員に、長く会社で働いてもらわなければなりません。

また企業が労働生産性を上げるためには、従業員の企業に対する満足度や定着率を高めることが必要不可欠です。

昨今では「働き方改革」が本格的に推進されていることから、従業員が多様な働き方を実現できるよう、業務を見直す必要性も出て来ています。

今後は総務担当も、企業の経営戦略を考える際にも、積極的に関わっていくことが重要であるといえます。

 

戦略総務とは

「戦略総務」という言葉をご存知でしょうか。総務が持たれがちなイメージである「縁の下の力持ち」や「コスト部門」といった受動的ものとは違う印象を感じるのではないでしょうか。

では、この「戦略総務」という言葉には、どのような意味があるのでしょうか。

「月刊総務」という総務部門の専門誌では、既に2018年頃より「戦略総務」と言う言葉が使用されています。

言葉通りに考えれば、「総務が戦略を持つ」ということですが、この「戦略総務」とは、目的や目標を達成するために常に会社の仕組みなどを改善していくと言う総務のあり方のことです。「総務が変われば会社が変わる」、と考えられています。

これまで「守り」「受身」「黒子」などと思われてきた部署が、「攻め」の役割を担って積極的に社内の改善を目指すことを目的としています。

これまで担当していた、オフィスの環境整備や社員の福利厚生、庶務などの管理的な業務も、「戦略総務」によって創造性をもって、能動的に取り組むことが求められています。

仕事の効率性を高めて労働生産性のさらなる向上を図り、これまでの業務に新たな付加価値を創造して、企業の経営を支援・牽引することを「総務戦略」といいます。

 

戦略総務が必要となる背景

「戦略総務」が必要となってきた背景には、時代とともに企業のあり方を変化させていかなければならなくなったことが挙げられます。

例えば、昨今、企業の人材不足は、大きな課題となっています。そのために人材確保や離職率を下げることが必要となっています。そのため競争社会である現在において、会社の内部から今ある状況を改善しいくことで、従業員の満足度・モチベーションを高めるための企業の魅力づくりや働きやすさの環境づくりが必要です。

また、職場環境を維持するための既存のルーティン業務は、アウトソーシングされることも多くなってきました。

IT技術の発展によって、総務などの管理部門も今までよりも効率的に仕事ができるようになってきています。

企業を存続をさせるためにも様々な変化が求められており、それに伴って総務も変化しなければなりません。

これからの総務には、企業の将来を見据えて「戦略総務」を実践し、環境の変化やニーズに合わせたよりよい創意工夫を戦略的に経営陣に提案し、経営と現場をつないでいくことが求められているのです。

 

戦略総務が目指すこと

それでは、「戦略総務」が目指すべきことにについて、具体的に考えてみましょう。

まず、これまでの業務や方向性を根本から見直すことから始めていく必要があるでしょう。

部門にとらわれず現状を調査し、必要があれば、生産性の上がっていない部門やその原因をつきとめ、改善を図らなければなりません。

具体的には、

・企業全体の労働生産性の向上
・企業全体における業務に関するノウハウの共有化を促進
・社内の様々な制度を戦略的に改善
・可能な場面でコストを削減していく

これらの「戦略総務」を発揮させることが求められています。

 

戦略総務になるためには?

ここでは通常の総務の領域を越え、「戦略総務」となるための方法について説明していきます。

 

現場を把握し生の声を聞く

まず「戦略総務」として重要なのは、現場を把握するために生の声を聞くことです。

現場とコミュニケーションを取ることによって、現場サイドから様々な情報を得ることができ、その結果、改善すべき様々なアイディアが浮かんでくることもあるでしょう。

また業務において、現場から細かい仕事を依頼されることも多くありますが、そのような時こそ、現場とのよい関係を作るチャンスです。

このような積み重ねで従業員同士の信頼関係ができますし、現場が何に困っているのかなどの現状をしっかり把握することができ、改善すべきポイントを明確にすることができるでしょう。

 

経営層と現場とをつなぐ

「戦略総務」として大切なことに、経営層と現場とをつなぐことも挙げられます。

もともと総務には、経営陣の経営方針や理念を的確に従業員に伝えると言う役割があります。

しかし、ただ一方的に経営層の意向を従業員に伝えるという従来のやり方では、「戦略総務」とは言えません。

と言うのも、経営層と現場との橋渡しをすることで社内の活性化を実現させ、従業員のモチベーションやロイヤリティを向上させなければ意味がないからです。

そのためにも、常にトップダウンの経営に頼るのではなく、時にはボトムアップ経営ができるるように総務がサポートすることが必要です。

「経営層と現場を仲介する」立場として、しっかり見定め双方をつないでいくことが「戦略総務」の一つのあり方と言えるでしょう。

 

情報収集を欠かさない

細かいことになりますが、「情報収集を欠かさない」ということも「戦略総務」の実践に必要な要素です。

たとえば、日々の業務に関する情報はもちろんのこと、法律の改正に関する情報や、よりよい労働環境にしていくための競合他社の動向、トレンド情報などもこまめにチェックしておくと良いでしょう。

社内ではなかなか新しいアイデアにふれる機会を得づらいですが、社外の情報に触れることで「自社でも活用できるかもしれない」と思えるアイデアに出会えるかもしれません。

企業全体にとって有益な情報を効率的に収集するには、総務関連の情報サイトをいくつか登録しておくということも有効です。

 

様々なアイデアを実行する

様々なアイディアを実行するということも、「戦略総務」の実践の一つと言えます。

情報収集によって様々な知見を得たとしても、それらは実際に自社で試してみなければ意味がありません。

新しい取り組みの実施にあたっては、経営層を納得させる必要があります。経営陣と密接な関係を築ける総務担当だからこそ経営陣に提案し、実行を決断させることができるのです。

担当として、他のどの部門でもなく「戦略は総務にある」と言う自覚を持って、新しいアイディアをどんどん実行していきましょう。

 

やるべきことに注力できる環境をつくる

最後に、「戦略総務」を実現させるためには、やるべきことに力を注げるような環境を作っておくことが大切です。

この「戦略総務」は、企業全体を改善していくために積極的・戦略的に進めていく必要があり、そのためにすべき仕事は数多くあります。

そこで、定形業務(ルーティンワーク)は、アウトソーシングを活用するなどして、「戦略総務」に関連する業務に集中できるようにしておくとよいでしょう。

メールなどの送受信やスケジュール調整、各種申請書の作成や面談の調整など、細かいことは、アウトソーシングを利用すれば素早く確実にアシストしてくれます。

時には外部の力を借りて、いざという時に動けるよう少し時間に余裕を持っておくことも戦略の一つと言えます。

 

社内環境改善につながる福利厚生「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」

おわりに、「戦略総務」に関連して、社内の環境改善につながる画期的な食事関連の福利厚生「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」をご紹介します。

 

飽食の時代と言われていますが、3食を食べていても栄養不足になる人が増加しています。

栄養不足の主な原因は、野菜不足や朝食を抜いてしまうことで、食品に含まれるタンパク質を体に取り込むために必要なビタミンやミネラルが欠乏しているのです。

従業員の健康を考慮し、食事の福利厚生を充実させることが労働生産性の向上にもつながります。

 

この課題を解決する食事補助として、野菜やフルーツなど豊富なメニューが揃っているOFFICE DE YASAIがピッタリです。

このOFFICE DE YASAIは、専用の什器をオフィスのスペースに設置するだけで始められる手軽な福利厚生で、既に5年足らずで1,400以上の拠点があり、継続率は98.4パーセントとの実績を誇っています。

食事関連の福利厚生には、導入の効果も分かりやすく、従業員全員に浸透しやすいというメリットもあります。

OFFICE DE YASAIを通じて社内の食事環境を整えることは、社員の健康やパフォーマンスの向上につながります。

 

コミュニケーション活性化・健康増進に

OFFICE DE YASAIを導入すると、オフィスの専用スペースで社員同士が会話を交わすことも増え、コミュニケーションが活性化します。

実際、SE業界などの普段は机上にあるパソコン画面に向かい、黙々と仕事をしている従業員が、OFFICE DE YASAIの人気メニューなどをきっかけにコミュニケーションを取る機会が増えたとの導入事例もあります。

コミュニケーションの機会が作りやすくなるため、例えば総務担当が現場社員に話を聞いてみようという時にも活用できるかもしれません。

また、これまではコンビニのお弁当やおにぎり、カップ麺などで昼食を済ませていた従業員達も、管理栄養士の監修のもとに考案されたお惣菜などを取ることで健康的になります。

このように、従業員同士のコミュニケーションの活性化や健康増進に配慮した健康経営を実現させるOFFICE DE YASAIは、「戦略総務」の取り組みにもつながるのではないでしょうか。

 

まとめ

いかがでしたか。

これからは、総務担当がコスト部門と言われ、昔からの社風や形式などにこだわった古くさい部署であると言われる時代ではありません。

経営陣と現場との潤滑油としてコミュニケーション力を発揮し、企業全体にとって良いことを積極的に改善していく「戦略総務」を実践することが求められています。

その手始めに、余計な手間をかけずに気軽に始められ、社内のコミュニケーションの活性化や健康経営にもつながるOFFICE DE YASAIを導入されてはいかがでしょうか。

 

社員の健康改善につながる新しいオフィスコンビニ
>> OFFICE DE YASAI <<


関連記事