コミュニケーションは、業務を円滑に進めるために重要な役割を果たします。

従業員同士がスムーズにコミュニケーションできる環境は、迅速で正確な情報共有が期待でき、業務効率や生産性を向上させることができるでしょう。

社内コミュニケーションを活性化させると注目されているのが、コミュニケーションツールです。

今回はコミュニケーションツールの必要性を解説し、おすすめのコミュニケーションツールの実例を挙げながらご紹介します。

コミュニケーションツールとは？

コミュニケーションツールとは、従業員同士の連絡や情報共有を行うためのツールです。

従来はEメールや対面の会議などで連絡を取り合う場合がほとんどでしたが、近年はさまざまなコミュニケーションツールが開発されています。

よりスムーズで気軽に情報共有ができる工夫がされているので、導入することで社内のコミュニケーションを活性化することができるでしょう。

また業務用に特化したコミュニケーションツールを導入すれば、プライベートで使用するツールと分けることができるので、誤送信などによる情報漏洩を防ぐ効果も期待できます。

社内コミュニケーションの重要性とは？

コミュニケーションツールの導入で社内コミュニケーションを活性化させることは、企業の生産性向上を図るために重要です。

従業員同士のコミュニケーションが円滑に行われていないと、伝達ミスなどが発生し、業務が滞る事態になりかねません。

また、気軽に連絡が取り合えない環境では、業務を予定通りに進められていないメンバーがいても周囲が気付きにくく、補助に入るなどの対処が遅れがちです。

業務を間違いなくスムーズに進め、生産性の向上を図るためには、円滑な社内コミュニケーションが必要なのです。

また、意見交換や交流がしやすい環境作りは、従業員同士の信頼関係を築き、親睦を深めることにもつながります。

より自由で活発な意見が飛び交うようになり、企業の利益につながるような良いアイデアが生まれる可能性も高まるでしょう。

Eメールでもコミュニケーションが取れますが、複数人での話し合いには向いていません。

対面の打ち合わせを行うという方法もありますが、テレワークなどを実施しているとオフィスに集合することが難しい場合もあります。

コミュニケーションツールはチャット式のツールが多いので複数人でも会話しやすく、社外など別の場所にいる従業員でもコミュニケーションに参加できます。

コミュニケーション活性化のために、コミュニケーションツールは効果的な役割を果たすでしょう。

社内コミュニケーションツールを導入する効果

社内コミュニケーションツールの導入は、情報共有のスピード面や効率面で大きな効果が期待できます。

また、コミュニケーションツール上に会話の履歴が残るという点は、情報蓄積という観点からも重要です。

社内コミュニケーションツールを導入する効果について解説します。

情報共有スピードの向上

コミュニケーションツールを活用することで、情報共有のスピードが向上します。

いつでも、どこにいても気軽に連絡を取り合えるので、素早く最新の情報を従業員間で共有できるのです。

また、Eメールのようにビジネスメールの形式を気にする必要もありません。

あいさつ文や署名なども省くことができるので、用件を端的に伝えることができ、送信文作成の時間短縮や業務の効率化を図れます。

チャットグループを設定しておけば、部署やチームといった単位での連絡も柔軟に行えるでしょう。

進捗状況もグループ全員に共有できるので、個別に連絡を取り合わなくても状況確認ができて便利です。

コミュニケーションツールを導入すれば、連絡にかかる手間を縮小することができます。

従業員一人ひとりが情報共有にかかる時間を短縮できれば、チームとしては大幅なスピードアップにつながるでしょう。

業務効率の向上・生産性の向上

コミュニケーションツールは、業務効率や生産性の面でも良い効果が期待できます。

コミュニケーションを取る手段としては、対面式の打ち合わせを行うという方法もありますが、資料の準備や場所の確保などにリソースを使い、効率の悪い動きがある場合も少なくありません。

また、近年はテレワークも推進されており、オフィスに集合せずに打ち合わせを行う方法を模索しているという企業も多いでしょう。

簡単な打ち合わせ程度なら、コミュニケーションツールを活用し、オンライン上で相談する場を設けて済ますことが可能です。

共有したい資料は簡単にアップロードでき、離れた場所にいるメンバーも手軽に参加できます。

チャット機能だけでなく、ビデオ会議を行えるツールもあるようです。

対面打ち合わせを減らせるチャンスにつながるので、コミュニケーションツールは業務効率化や生産性の向上に役立つでしょう。

情報が蓄積される

コミュニケーションツールは、情報を蓄積していくツールとしても優秀です。

チャット機能を使って文面でやり取りをすれば、わざわざ議事録を用意しなくても、メンバーの発言や添付資料がログに残ります。

情報が蓄積されるので、後で見直すことも簡単です。

スタンプなどの機能で簡単に返事をすることも可能なため、情報を確認したという反応が一目でわかることも便利でしょう。

社内コミュニケーションツールの種類

コミュニケーションツールには複数の種類があり、それぞれメリットや性能が異なるため、自社に合ったものを検討しましょう。

代表的な社内コミュニケーションツールは大きく分けて4種類あります。

1つ目はテキストのやり取りができる社内SNSやビジネスチャットです。

かしこまったあいさつ文など無く連絡事項のみを伝えられるので、効率的な情報共有の手段を探している場合は、導入を検討してみるとよいでしょう。

また基本的には、プライベートのチャットツールと似た操作で使えるコミュニケーションツールであるため、気軽に話しかけられる雰囲気を作りやすいというのも特徴です。

従業員間の信頼関係を高めたい場合に利用するのも効果的ではないでしょうか。

音声電話やビデオ通話の機能があるものも多く、話し合いたい場面や内容に応じて活用できるでしょう。

2種類目のコミュニケーションツールは、情報共有機能が集められたシステムであるグループウェアです。

スケジュールやタスクを管理する機能、掲示板、ビデオ会議などの機能がまとめられており、会議室などの設備予約ができるものもあります。

1つのグループウェアに集約することで従業員間のやりとりがスムーズになり、効率化につながる場合が少なくありません。

現在機能別に複数のITツールを使っている場合は、検討してみるとよいコミュニケーションツールだと言えるでしょう。

3種類目のコミュニケーションツールは、社内版ウィキペディアとも呼ばれる社内Wikiツールです。

連絡事項やノウハウといった社内ナレッジについて、書き込みや閲覧ができるので、社内の有益な最新の情報を従業員間でスムーズに共有できます。

業務属人化の解消や、社内ナレッジを活用した従業員のスキルアップを行いたい場合は、おすすめのコミュニケーションツールです。

文書やマニュアル作成が簡単にできるテンプレートが揃っているものが多く、業務効率化にもつながるでしょう。

4種類目のコミュニケーションツールは、文書や画像などのデータ保存をクラウド上で行えるオンラインストレージです。

オンラインストレージ上にあるデータは共同編集することができます。

メール添付などでデータを1つずつ受け渡しして修正と確認を重ねるような手間がなくなり、メンバー全員が常に最新のデータを確認できるようになるのが大きなメリットでしょう。

大容量のデータに対応でき、バックアップやバージョン管理の機能もあるため、災害時への備えとしても活用されているコミュニケーションツールです。

おすすめの社内コミュニケーションツール4選

導入する社内コミュニケーションツールは、自社での使用目的や従業員のニーズに合っているかといった点を考慮しながら検討しましょう。

おすすめのコミュニケーションツールを4つ紹介します。

ChatWork

ChatWorkは中小企業に向けたビジネスチャットです。

チャット機能だけでなく、ビデオと音声通話の機能、タスク管理機能、ファイル管理機能を備えています。

Chatworkに登録しているユーザーであれば、社内だけでなく社外のメンバーとも情報共有できるのが特徴です。

シンプルで簡単な操作で使えるため、システムが苦手な人も比較的使いやすいコミュニケーションツールだと言えるでしょう。

チャットなら気軽に連絡しやすいという人も多いので、コミュニケーションの活性化に効果がありそうです。

Slack

Slackもビジネスチャットのコミュニケーションツールで、目的ごとにチャンネルと呼ばれる専用グループを作れます。

チームや仕事の内容ごとにチャンネルを作っておけば、会話を整理することができ、情報共有や連絡がスムーズに行えるでしょう。

チャンネルは無制限に作れるため、多様な規模のチームで活用できるというのも特徴です。

絵文字リアクションの機能が充実しているため、返信文を打って返すよりも迅速に回答でき、複数人からの返信が入り混じってしまう事態を防げるのもメリットです。

また、Slack に直接連携できるソフトウェアやアプリも多いので、普段使っているツールを1か所にまとめれば業務効率化ができるでしょう。

NotePM

NotePMは社内wikiタイプのコミュニケーションツールで、社内の情報を1か所にまとめて整理できます。

マニュアル作成などに役立つテンプレートが豊富で、情報共有のための資料も簡単に作成でき、業務の属人化を防ぐことができます。

検索機能も強力で、WordやPDFファイルの中身もキーワード検索ができ、探している情報をすぐに見つけられるのは大きなメリットです。

社内で質問されることの多い事柄を各自調べることができるようにしておけしておけば、問い合わせ担当者の負担を軽減することもできるでしょう。

Talknote

Talknoteは社内SNSタイプのコミュニケーションツールで、チャット機能に加えて「ノート」という社内掲示板機能が備わっています。

ノートは、各従業員が他のメンバーに知らせたい情報を書き込むだけですぐに情報共有ができる機能です。

自分が参加しているグループのノートはタイムラインとして一覧で確認できます。

また、同僚への感謝を伝える「サンクス」という機能があるのも特徴的です。

感謝の気持ちを気軽に伝え合えるコミュニケーションツールの導入は、従業員のモチベーション向上や離職率の低減につながることが期待できるでしょう。

コミュニケーション活性化に効く「設置型社食サービス」

コミュニケーションツールを導入してオンライン上のコミュニケーションを円滑にすると同時に、社内で実際に顔を合わせた時のコミュニケーション活性化にも取り組みましょう。

対面でのコミュニケーションを活性化させるためにはオフィスの環境作りが重要です。

たとえば休憩時間に一緒に食事をしたり気軽に談笑したりできるような環境を整えると、従業員間の信頼関係や親近感が育まれ、業務中のコミュニケーションにもよい影響を与えます。

コミュニケーションツールと併用して、「オフィスでやさい・オフィスでごはん」のような「設置型社食サービス」を導入することが効果的です。

オフィスでやさい・オフィスでごはんがおすすめ

「オフィスでやさい・オフィスでごはん」は、健康的な野菜やフルーツ、お惣菜などを職場で気軽に食べられる設置型社食サービスです。

社内においしい食事を取れる憩いの場を整えることができるので、導入すれば従業員間のコミュニケーション活性化を図れます。

特に彩り豊かなサラダやフルーツが豊富に取り揃えられているので、食事の場が華やかになり、会話が弾む効果も期待できるでしょう。

1個100円からという価格かつハンディサイズで用意されているため、間食やお弁当へのちょい足しから、数品を組み合わせてしっかりとした食事まで、従業員が各自使いやすい形で利用できます。

コミュニケーション活性化に効くサービスとして、コミュニケーションツールに加えて「オフィスでやさい・オフィスでごはん」の導入をぜひご検討ください。

まとめ

コミュニケーションツールを導入すると、従業員同士のスムーズなコミュニケーションに役立ち、業務効率化や生産性向上に貢献します。

さまざまな種類や製品があるので、自社に合ったコミュニケーションツールを検討してみるとよいでしょう。

また、オンライン上で役立つコミュニケーションツールの導入とともに「オフィスでやさい・オフィスでごはん」を活用してオフィス内の環境も整え、社内コミュニケーションの活性化を図ってみてください。

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