社内コミュニケーションの重要性が再認識されています。

老若男女問わず、文字によるコミュニケーションが増加し、さらにSNSの広がりによって自分がつながりたい人とだけつながるという閉鎖的なコミュニケーションが好まれるようになっています。

その傾向はプライベートだけでなく、ビジネスの場面でも同じです。

しかし社内コミュニケーションが希薄になるということは、企業全体が活力を失い、衰退していくリスクをはらんでいます。

本記事では社内コミュニケーションを活性化するために、福利厚生を利用した方法を始めとしたさまざまなアイデアをご紹介します。

社内コミュニケーションとは？

社内コミュニケーションとは、従業員同士が情報交換や情報共有をすることです。

業務上の情報を伝えるのはもちろんのこと、自分の考えや気持ちを伝え合うことも、社内コミュニケーションでは大切な要素のひとつです。

昨今、新型コロナウイルス感染症の感染拡大防止や働き方改革の一環としてリモートワークが浸透する一方、直接顔を合わせてのコミュニケーションが減少していることに課題感を持っている企業も少なくありません。

またさまざまなITツールが導入されたため無駄なく効率的に業務を進められるようになった一方、リアルな会話が減少しているという状況も生まれています。

社内コミュニケーションの活性化によって得られる効果

従業員同士の交流が減っている状況の中、社内コミュニケーションの重要性を伝えるためにはどのような効果が得られるのかを知っておく必要があります。

ここでは、社内コミュニケーションの活性化によって得られる5つの効果についてご説明します。

情報共有の促進

1つめの効果は「情報共有が促進される」です。

それぞれの従業員が、縦割りの組織の中で自分の決められた範囲の業務だけをひとりで黙々とこなすような仕事のやり方では、生き生きと仕事をすることはできません。

同じチームのメンバーと情報共有すれば、困りごとが解消されたり、助け合えたり、よりスムーズに仕事をするためのアイデアを見つけたりすることができます。

ときには部署を横断する形で情報交換をしたことで、新たなプロジェクトが生まれることもあるでしょう。

このようにチーム内外を問わず、社内コミュニケーションが活発になって情報共有が促進されると、従業員が生き生きと仕事できるようになるのです。

生産性の向上

2つめの効果は「生産性が向上する」です。

社内コミュニケーションがさかんになると、従業員は自分の意見や考えを積極的に外部に発信できるようになり、そのことが仕事へのモチベーションアップにつながります。

モチベーションの高い従業員は、仕事に意欲的に取り組んだり、高い集中力が発揮できたりするため、生産性の高い仕事をする可能性が高まります。

意見を発信しやすい環境づくり

3つめの効果は「意見を発信しやすい環境づくりができる」です。

情報共有が促進されたり、生産性が向上したりすることが業績に直結するのだと経営側が実感すれば、社内でのコミュニケーションの重要性は無視できなくなります。

従業員が意見を発信することに対してポジティブなイメージが生まれ、結果として従業員が意見を発信しやすい環境づくりに力を注ぐでしょう。

定着率の向上

4つめの効果は「定着率が向上する」です。

社内コミュニケーションが活発な環境では、良い人間関係を築ける可能性が高まります。

2021年12月に「エン転職」が会員に対してとったアンケートでは「人事に伝えなかった本当の退職理由」の第1位に「人間関係が悪かった」(28%)という理由を挙げています。

企業側が把握しているよりも多くの従業員が、人間関係の悪化を理由に離職しているというわけです。

社内コミュニケーションが盛んになれば、人間関係を円滑に保てるので、離職者を減らして定着率を高めることができます。

ストレスの軽減

5つ目の効果は「ストレスが軽減される」です。

適切な社内コミュニケーションが行われる環境では、社員同士が意見を伝え合うことができるため、風通しのよい人間関係を構築することができます。

社員同士だけでなく、上司と部下という間柄においても、意見の言いやすい環境は良好な関係性を保つために不可欠です。

例えば意見を伝えることに遠慮があったり、伝えることで相手との関係が悪化したりするような環境では、社内コミュニケーションを活発に行うことはできません。

また雑談などのコミュニケーションが少ない職場は、他者に話しかけにくい雰囲気を生んでしまいます。

このような環境では話しかけること自体にストレスを感じてしまい、やがてはメンタル面の不調に発展する可能性もあります。

社内コミュニケーションが活性化することで、会話に対する社員の心理的な負担をなくし、ストレスの軽減につなげることができるでしょう。

社内コミュニケーションの課題点とは？

社内コミュニケーションが大切だとわかっていても、上手くいかないと感じたことのあるビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。

HR総研が発表した「社内コミュニケーションに関するアンケート2021」では、社内コミュニケーションに最も課題を感じる関係間とその内容について次のような回答が出ています。

・経営層と社員
「経営者が気軽に部署に訪れる機会が減り、ちょっとした会話が減った」
「経営が掲げる本質的なメッセージが届かず、指示だけ伝わってしまう」
「トップが現場に足を運ばない」

・部門間
「他の部門が何の仕事をしているのかわからない」
「リモートのため、会議等必要最低限のコミュニケーションに限られている」

・部署内の課長とメンバー
「相談があった場合でも「自分で考えて」で一蹴」
「新しいことや課題提起をしても上長からマイナス意見を投げつけられる」
「情報共有にとどまり、連携・協業にまで発展しない」

またアンケート結果を見てみると、企業規模に関わらず部門間や上長・経営層といったような、立場の異なる相手との社内コミュニケーションが課題と感じている方が多いようです。

ではこのような課題が生まれる原因はなぜなのか、次の章で考えてみましょう。

社内コミュニケーションが不足する原因

調査の内容から考えられる社内コミュニケーション不足の原因は、次の3つに分類できます。

日常的に関わりがなくコミュニケーション機会がない

規模の大きい企業やリモートワークが普及している企業などは、普段から顔を合わせる機会も少なくなります。

例え顔を知っていても業務以外で関わることがなければ、相手の人となりを知ることもないため、コミュニケーションが生まれにくい環境になってしまいます。

レクリエーションや親睦会などできっかけを作ったり、部署や立場に関係なく集えるスペースを作ったりするなど、業務以外の接点が生まれるような工夫が必要です。

必要最低限の会話はするが、雑談や発展的な会話にまで至らない

業務の効率化を重視するあまり、仕事中の雑談を必要以上に禁止しているようなケースも、社内コミュニケーションが生まれにくい環境の原因です。

あるいは業務量が多く、仕事以外の話をしている余裕がないケースも考えられます。

このようなケースでは、業務連絡や会議での報告といったコミュニケーションは取れているため、一見問題がないように思えるでしょう。

しかし自由な発言や他愛のない会話の中に、改善につながるヒントが見つかったり課題の突破口が生まれたりすることも少なくありません。

会話のしやすい柔軟な環境づくりをすることで、業務の効率アップにもつながります。

発展性のあるコミュニケーションを取ることに消極的、あるいは否定的

社内コミュニケーションが苦手な方がいる場合や、話しかけても相手が否定的な返答ばかりするという場合、環境やきっかけづくりだけでは解決しない可能性があります。

例えば、どんな提案をしても否定ばかりするような上司の場合、部下とのコミュニケーションに対する意識そのものを改める必要があります。

また、会話に積極的でない社員と無理にコミュニケーションを取ろうとしても、それがストレスとなってしまっては逆効果です。

人的要因によって社内コミュニケーションがうまくいかない場合は、課題に合わせた内容のセミナーを行ったり社内コミュニケーションについての勉強会を行ったりするなど、社内の意識改革が重要になるでしょう。

社内コミュニケーションが生まれやすくなる仕掛けとは？

社内コミュニケーションが活発になることは、従業員にとっても企業にとってもメリットがあることがお分かりいただけたと思います。

それでは、社内での会話のきっかけが生まれやすくなる仕掛けとして、どのような方法が考えられるのでしょうか。

企業側ができる仕掛けのアイデアを6つご紹介します。

休憩室やリフレッシュスペースの設置

1つめのアイデアは「休憩室やリフレッシュスペースの設置」です。

社内に従業員が集まれる休憩スペースを作ると、会話が生まれる「場」を生み出せます。

部署の垣根を超えて従業員が集えるスペースだとよりよいですね。

リフレッシュスペースの近くには、オフィスコンビニや設置型社食と呼ばれる食の福利厚生サービスを導入するのがおすすめです。

人が集まるきっかけを増やし、滞在時間を伸ばせるのでよりコミュニケーションが生まれやすくなるでしょう。

社内コミュニケーションツールの導入

2つめのアイデアは「社内コミュニケーションツールの導入」です。

テレワークの推進や労働時間の削減などにより、常に顔を合わせての情報共有は難しい状況ですが、社内コミュニケーションを推進するようなICTツールを導入すればより効率的な情報共有が可能になります。

チャットなどのICTツールはリンク先の参考資料をすぐに閲覧できたり、スタンプなどでやわらかい反応ができたりするので、ツールならではの優れた点も多々あります。

社内報の活用

3つめのアイデアは「社内報の活用」です。

社内報は、社内のニュースや業績、社員や仕事ぶりなどさまざまな情報を紹介する媒体のことです。

コミュニケーションのきっかけにするために、多くの部署の情報を紹介したり、社員の紹介をしたりして親しみやすい内容を掲載するとよいでしょう。

社内報はチャットやメールを通して送付するだけでなく、アナログ的な方法で目につくところに印刷物として掲示しておくのも効果的です。

最近では動画などを活用する企業もあり、その場合はすぐにアクセスできるQRコードなどを活用するとよいでしょう。

社内イベントの開催

4つめのアイデアは「社内イベントの開催」です。

社内イベントには運動会や社員旅行、花見、忘年会、創立記念パーティーなどがあります。

新型コロナウイルス感染症の拡大により、多くの企業がここ数年社内イベントを開催することができていないと思われます。

全社的に開催することで、普段かかわることのない従業員同士が交流する貴重な機会であったことを実感している方も少なくないのではないでしょうか。

最近ではテレワークであってもできる社内イベントを企画し、社内コミュニケーションを活性化している企業もあります。

オンラインランチ会やリモートゲームなどで、コロナ禍であっても社内イベントの開催を続ける方法はぜひ参考にしたいものです。

1on1ミーティングの開催

5つめのアイデアは「1on1ミーティングの開催」です。

1on1ミーティングとは、基本的に上司と部下が1対1でミーティングを行うことです。

単なる業務報告に終始しないよう、上司は部下に気付きを促し、モチベーションアップにつながるような会話を引き出すことが求められます。

ピアボーナスの導入

6つめのアイデアは「ピアボーナスの導入」です。

ピアボーナスとは、「ピア（peer：仲間・同僚）」と「ボーナス（bonus：報酬）」を合わせた言葉で、従業員同士がお互いに少額の報酬（ボーナス）をツールなどを通して贈り合う制度です。

上司が部下を評価するのとは異なり、基本的には従業員同士でお互いの努力や達成を称え合います。

従業員がお互いの業務内容や頑張りを知らないと称え合うことができないため、自然と社内コミュニケーションが増えることになるでしょう。

社内コミュニケーション活性化に取り組んだ企業の事例

それでは実際に社内コミュニケーションの活性化に取り組んだ企業の事例も見てみましょう。

ヤフー株式会社

1社目の事例は、ヤフー株式会社です。

ヤフー株式会社では「1on1ミーティング」を次のようなルールのもとで開催しています。

・1対1で行う
・トップダウンで行う
・相手のために行う
・週に1回30分間行う
・メンバーの意見を十分に聞く
・次のアクションを決定する

また「コーチング」の要素を取り入れており、上司は部下の意見を傾聴し、途中で意見を挟んだりアドバイスを挟んだりしないというルールもあります。

部下が自分で問題解決できるよう促すというコミュニケーション方法は参考になるのではないでしょうか。

株式会社SmartHR

2社目の事例は、株式会社SmartHRです。

株式会社SmartHRは部活動による社内コミュニケーションの活性化を実現しています。

具体的には2019年時点で52個もの部活動を実施しており、従業員の86.5%という高い参加率を誇っているそうです。

部活動は福利厚生の一環で、部活制度には1回の活動につき1人1,500円の補助があります。

部活動によって、普段業務で直接かかわることのない他部署の従業員同士の社内コミュニケーションを実現しているのです。

チャットワーク株式会社

3つめの事例は、チャットワーク株式会社です。

チャットワーク株式会社では、他部署の従業員との社内コミュニケーションを活性化するため、食の福利厚生を活用しています。

具体的には、部署をまたいで食事で交流を深める場合、その食事代を毎月4,000円まで支給する「食券制度」や、仕事の悩みを上司に相談する際にランチ代を支給する「ランチトーク制度」などがあります。

クックパッド株式会社

4つめの事例は、クックパッド株式会社です。

クックパッド株式会社では、「社内留学制度」を設けています。

他部署の業務を約2ヶ月間体験できる制度で、他部署を経験することで視野を広げたり、新たなチャレンジを後押ししたりするものです。

実際に他部署に入り込んで経験ができるので、社内コミュニケーションの活性化にもつながります。

福利厚生で社内コミュニケーション活性化＆健康増進ができる？

前述した事例紹介の中で、チャットワーク株式会社が食の福利厚生を利用していることをご紹介しました。

社内コミュニケーションの活性化の施策として、福利厚生の活用は大変有効です。

さらに福利厚生を利用することで、社内コミュニケーションの活性化という目的だけでなく、従業員の健康増進まで実現できることもあり、この場合は健康経営の実現までできるので、一石二鳥といえるでしょう。

置き型健康社食「OFFICE DE YASAI（オフィスで野菜）」

社内コミュニケーション活性化と健康増進の両方を実現する福利厚生としておすすめしたいのが、置き型健康社食の「OFFICE DE YASAI（オフィスで野菜）」です。

「OFFICE DE YASAI」は、日本人が普段の食生活で不足しがちな野菜やフルーツなどを中心とした健康志向のメニューを取り揃えています。

野菜は国産野菜を中心としていたり、お惣菜は無添加にこだわっていたり、と安全な食生活を会社にいながら手軽にとることができます。

福利厚生を利用する従業員が増えれば増えるほど、従業員の健康増進にもなるのです。

導入は簡単で、社内に専用の冷蔵庫（または冷凍庫と電子レンジ）を設置するだけです。

冷蔵庫の中の商品の補充は、配達員が行うかクール便で届く商品を冷蔵庫に入れるだけでほとんど手間はかかりません。

配達員が補充する場合は集金も配達員が行い、それ以外の場合は貯金箱で管理するか専用アプリを利用します。

専用アプリによる電子決済はおつりの管理などが不要なので、より気軽な導入が可能です。

「OFFICE DE YASAI（オフィスで野菜）」をコミュニケーション活性化に活用

「OFFICE DE YASAI」を社内コミュニケーションの活性化に活用するのであれば、設置場所を工夫するとよいでしょう。

例えば休憩室やちょっとした椅子やテーブルがあるようなオープンスペースなどの近くに設置することで、従業員同士の交流を促すことができます。

従業員はランチタイムやおやつタイムに「OFFICE DE YASAI」の冷蔵庫の中から、手軽に食べ物や飲み物を取り、その場で食べながら他部署の従業員などとリラックスして話すことができるでしょう。

コピー機や備品などが置いてある場所の近くに設置しても、必ず従業員が立ち寄るので社内コミュニケーションの機会が生まれるので効果的です。

休憩室や共有スペースに社内報など情報共有を促進できるようなツールを掲示しておくアイデアも取り入れてみてください。

「このプロジェクト、私がかかわっているんだけれどこんなことで悩んでいて…」など会話の糸口になり、他部署との協業につながる可能性もアップします。

オフィスで野菜をコミュニケーション活性化に活用した事例

社内コミュニケーション活性化のためにオフィスで野菜を活用した事例や、オフィスで野菜を導入したことで活性化につながったという事例を、こちらから見ることができます。

まとめ

社内コミュニケーションの活性化によって企業にもたらされる効果と、社内コミュニケーションのためのきっかけや企業での事例をご紹介してきました。

さらに福利厚生によって、社内コミュニケーションの活性化と健康増進を同時に実現できるおすすめアイデアについてもご説明しました。

社内コミュニケーションが減少している今こそ、ぜひ上記でご紹介したアイデアを取り入れて企業全体のさらなる活性化をめざしてみてはいかがでしょうか。

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