働き方改革

-2019.09.09.Mon

働き方改革を進めるにあたって、会社の「現状の課題」を明確にすべき!

2019年4月1日から「働き方改革関連法案」が順次施行され、大企業だけでなく中小企業も働き方改革の対策に追われています。

働き方改革とは、働く方々が、個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を、自分で「選択」できる社会を実現し、働く方一人ひとりがより良い将来の展望を持てるようにすることを目指すための改革としています。

この改革が施行される背景には日本の現況に関するいくつかの課題があげられます。

まずは少子高齢化により就業率の高い若年人口が減少し労働人口が伸び悩んでいるという課題です。

若年人口は新たな労働力の担い手であり、企業にとって生産性の向上につながる大切な存在です。

また、家族形成を通じて乗用車や家電など経済への貢献が多い点でも重要な存在とされています。

そのほかに労働年齢が引き上げられたことにより働く高齢者が増えたこと、女性の社会進出が増えていることなどの背景があり、働く環境の整備や働き方の多様化が求められるようになってきました。

そういった背景により、最近では「テレワーク」や「リモートワーク」といった多様な働き方を指す言葉を耳にすることが多くなってきました。

以前の日本は働く若年層の人口が多く、代わりがいくらでもいたため失業率も高い状況でした。

しかし近年は労働人口の減少によって失業率は低下し、各企業は従業員こそが生産性の向上につながる最も大切な存在である、という認識に変わってきています。

また労働人口の減少は1人あたりの生産性の低下だけでなく、仕事量の増化による心身の不健康の原因にもなっています。

このような状況では、今まで通りのやり方だと税収を確保して医療や福祉などの充実した社会保障を実現することはとても困難です。

そのため働き方改革において現在働いている人材をどのように有効活用するのか、離職に繋げないようするのはどうするのかなどの様々な課題を企業は抱えています。

※厚生労働省ホームページ:https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000148322.html

 

働き方改革に万能なテンプレートはない

働き方改革といわれても、何から始めればいいのかわからないという企業も多いと思います。

政府は働き方改革の参考マニュアルを提示していますが、どの企業にも当てはまるとは限りません。

特に中小企業は人手不足が深刻化している場合が多いので、既に働き方改革の対策をしている大企業に倣おうとしても課題の違いから参考にするのは難しい状態です。

そのためまずは各々の企業の現況を把握して課題を浮き彫りにすることが必要です。

 

 よくある事例を導入するだけでは意味がない

厚生労働省が提示している働き方改革の課題例をいくつかご紹介します。

・長時間労働
・育児や介護等と仕事の両立
・非正規雇用労働者の待遇
・女性・高齢者等の労働参加
・人材確保
・多様な人材の活躍促進
・人材育成の推進と職業能力評価の充実

分かりやすいのが長時間労働についての課題です。

残業をしたくてしているわけではなく、一人における仕事量が多いことなどから就業時間内に終わらせることができないために長時間労働になってしまっているのです。

この課題をただ単に解決しようとして「ノー残業」と掲げているだけではいつになっても仕事は終わらず、企業の生産性は低下します。

また、育児や介護等の仕事の両立は急遽仕事を休んでも支障のない職場環境なら問題ないですが、人手不足の企業が同じようなことをすればほかの誰かが無理をしなければならない状況になってしまいます。

このように単に働き方改革を掲げている状態では社員は誰ひとりとして企業についていこうとはならないでしょう。

そればかりか、より課題は増えて生産性は低下し、離職率は上がる一方です。

そのような状況に陥らないためにも、よくある事例を導入するだけではなく社員の声を聞いて課題となっている点を把握し本質を探ることが重要になってきます。

 

 社内に浸透させる努力も必要

日本の労働者を取り巻く環境は、以前と比べて大きく変化しています。

以前の働き方は残業するのが当たり前であり、家に帰れるのは月に数えるくらいという無理な働き方が常識とされていました。

企業も働く代わりはいくらでもいたので、働く環境を変えることよりも働く人を交換して対応していました。

そのため、オーバーワークが重なり過労死となったケースがニュースで取り上げられたりしました。

そういった環境を見直そうと、政府が働き方改革を掲げ各企業に変革を求めるようになりました。

しかし、長年働いてきた意識や職場環境を急に変えることは難しく、働き方改革をどうやって社内に浸透させていけばよいか悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。

「ノー残業」を掲げていても上司が就業時間で帰らないため部下が帰りにくい、有給休暇制度を取り入れたにもかかわらず誰も利用していないなど、形だけで中身が伴わなければ真の働き方改革とは程遠くなってしまします。

また、一方的に改革を推し進めることで社員たちがやらされていると感じないように注意することも大事です。

やらされている状態では仕事に対するモチベーションは上がらず、生産性の低下につながってしまいます。

現況課題を把握したあと課題に対する施策を検討し、働き方改革を実行する際の企業側と社員側との意識を共有することが重要となります。

管理職自らが働き方改革を推進し、社内全体に意識が浸透するように努力することが労働環境の改善につながります。

 

会社に合った「働き方改革」を進めるためには?

働き方改革は日本の雇用の7割を占める中小企業・小規模事業者において着実に進めることが重要であると政府は提示しています。

働き方改革を定着させるためには何から進めればよいのでしょうか。

会社規模だけでなく業界ごとに慣習や特殊性が異なるため、その点も留意しながら進める必要があります。

制度を導入することが目的ではなく、働く人のモチベーションや心身の状態を良い方向に改善することがゴールですので、慎重に課題に取組まなければなりません。

自社の状況をよく理解した上で、この課題にどのように取組むのか、何から進めたらよいのかを考えていきましょう。

 

 現在の課題を発見することが最も重要

働き方改革が注目されている現在、大手企業など働き方改革推進を掲げている企業が増加していますが、まだ始められていない企業も少なくありません。

既に推進している企業も働き方改革が社内に浸透し、社員が改善した実感があるというケースは少ないのではないでしょうか。

何から始めればよいの分からないため手がつけられない、目的があやふやなまま取組んでいる状態では働き方改革は上辺だけのものになってしまいます。

まずは管理職側や人事担当者などが働き方改革を理解し、各々の企業に合った課題を発見することが働き方改革では最も重要になってきます。

 

 課題を見つける方法とは?

働き方改革を理解したら企業内でどのような課題があるのか浮き彫りにすることから取組んでいきます。

課題を見つけるにはどのような方法があるのでしょうか。

まずは日常業務の見直しを通して課題を見つけて行きましょう。たとえば毎日残業が続いていて長時間労働の改善が課題であるとします。

その場合、なぜ長時間労働になっているのかを考えます。

社員各々の仕事に無駄な部分はないか、人員配置は適材適所となっているか、社員同士のコミュニケーションはスムーズに行えているかなど見直す課題がたくさん出てきます。

業務において非効率的な部分をみつけ、現況はどうなっているのかを知ることが大切です。

日常業務の見直しをする際はチェック項目を設けて課題をリスト化し優先順位を付けるなど、誰の目にも分かりやすい状態にするのが良いでしょう。

最近では働き方改革における外部コンサルティングなどを導入する企業もありますが、コスト削減で難しい場合でもパソコンツールを使用してうまく課題をリスト化することもできます。

現況把握以外に社員が何を望んでいるのか、企業に対する不満や要望などを知ることも課題を見つける手立てとなり、働き方改革につながる第一歩となります。

 

 社員と企業側とが同じ目標をもつためには

先ほど働き方改革における課題を見つけるには現況を把握することや社員の声を聞くことが必要であると説明しました。

働き方改革を推進しているにもかかわらずうまくいかない企業は、課題を見つけたもののなぜこれに取り組んでいるのかわからない、目的があやふやな状態であるために働き方改革がうまく浸透しないのです。

また、企業側のこうあるべきという理想像と社員側のこうして欲しいという意見の相違が見られる場合も働き方改革を社内に浸透させるのは難しくなります。

そのようにならないために社員と企業側とが同じ目標を持って、社員一人ひとりに目を向けて、コミュニケーションを密に取りお互いを理解することが大切です。

コミュニケーションは信頼関係を築くための一番スムーズな方法です。

仕事の状況だけでなく社員の状況も把握することで、現在の課題は何か、社員のモチベーションを上げるためにはどのような取組みをしたら良いのかが分かり、意見の相違が起こりにくい環境へと変化します。

そしてきちんと働き方改革における企業の方針を社員に伝えて、お互いが同じ目標に向かって働き方改革を実行することが重要です。

 

どのような課題が見つかるか?

企業によって規模や慣習が異なるため課題に違いはあると思いますが、主にどのような課題が見つかるのでしょうか。

わかりやすく日本の現状から課題を見つけていきましょう。

日本は国際的に見ても年平均労働時間が長い傾向にあります。先進国の中ではダントツと言って良いでしょう。

高度経済成長期以降、仕事量が激増し多くの人が1日8時間以上働くようになり、サービス残業という言葉が生まれるほどになりました。

その後、少子高齢化により労働人口が減少したにもかかわらず、求められるサービスや製品の消費量は多くなり仕事量は増加の一途をたどりました。。

これが長時間労働の原因の一つとなり、国を挙げてこの課題に取組む必要がでてきたのです。

皆さんは36協定という言葉をご存知でしょうか。時間外労働・休日労働に関する協定で通称サブロク協定と呼ばれています。

労働基準法では、1日及び1週間の労働時間、並びに休日日数を定めていますが、これを超えて時間外労働又は休日労働させる場合には、あらかじめ36協定を締結し、労働基準監督署に届けなければなりません。

このように法律で定めなければならないほど長時間労働や休暇取得の問題は多くの企業で起こっており、多くの企業で働き方改革の課題となっているのです。

この課題を長時間労働、休暇の少なさ、ストレスフルな環境の3つの課題に分けてそれぞれ問題をあげていきましょう。

 

 長時間労働

働き方改革において長時間労働の削減は必須といっていいほど多くの企業がこの課題に取組んでいます。

長時間労働とは1日に8時間、1週間に40時間を超えた場合をさします。

労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を与えなければならないとなっています。

長時間労働は体の健康だけでなく、メンタルヘルス問題や最悪の場合過労死につながります。

1人当たりの業務量が多い場合や、一定の社員だけに仕事が集中するような環境ではそのような問題が起こりやすくなります。

※厚生労働省ホームページ引用:
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/roudouzikan/index.html

 

 休暇が少ない

休日に関して少なくとも毎週1日の休日か、4週間を通じて4日以上の休日を与えなければならないと労働基準法で決められています。

また6ヶ月間継続勤務し、その6ヶ月間の全労働日の8割以上を出勤した場合は、10日(断続または分割)の有給休暇を与えなければなりません。

完全週休2日、祝日、年末休暇がある企業では平均的に休日が取得できているはずですが、業界や職種によって違いが出てきます。

サービス業や接客業などは土日祝日関係なく働く場合が多いので休暇が少ない傾向にあります。

また、人手不足の企業は必然と休日が少なくなりがちです。

休暇が少ないと身体に疲労が蓄積し、ストレスも発散できないので心身の状態に悪影響を及ぼします。近年うつ病などのメンタルヘルス問題が注目されていますが、これも課題の一つです。

そして働く本人だけでなく、家庭がある人は家族と過ごす時間も少なくなるのでプライベートにも影響してきます。

※厚生労働省ホームページ引用:https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/roudouzikan/index.html

 

 ストレスフルな環境

ストレス社会と言われる現在、職場の人間関係や職場環境によりストレスを感じたことがある人は多いのではないでしょうか。

ストレスフルとは「ストレスの多い、精神的に疲れる」という意味で、仕事などで多く用いられます。

ストレスフルな状態が続いたことが原因で、悩んだりうつ病などのメンタルヘルス問題を抱えている人もいると思います。

ストレスフルな環境の職場の特徴をいくつかあげてみました。

・職場の人間関係、コミュニケーションがうまくいかない
・仕事に関する責任が重い
・上司からの無理な仕事や要求の押し付け
・会社の規則が厳しい、細かすぎる
・理不尽なことが多い
・自分の意見や要求が通りにくい
・協力することが少なく個人プレーが多い
・長時間労働
・客先や取引先からの無理な要求が多い
・目標設定が自分に合っていない

上記以外にも個人で感じるストレスは様々だと思いますが、責任感が強い人やイエスマンの人はストレスを抱えやすい状態になりがちです。

ストレスフルな職場環境は生産性の低下や医療費・労災による経費増化につながり、最終的には離職率があがり企業のイメージはダウンしてしまいます。

 

課題が見つかったあとの動き

働き方改革に向けての課題が見つかったあとは、どのように進めていけば良いのでしょうか。

ここからが働き方改革を実現するために特に重要になっていきます。

先ほど働き方改革におけるいくつかの課題をあげましたが、それらを含めて優先順位をきちんと決めて課題に対する対策や施策を検討して取組んでいきます。

働き方改革の成功の秘訣となる課題の改善策の検討と実践についてご説明しましょう。

 

 改善策の検討と実践

例として長時間労働の削減という課題が見つかったのであれば、ただ単にノー残業や就業時間の短縮を行っただけでは時間の制限が変わるだけで社員の負担は変わりません。

むしろ時間制限があるので仕事が雑になったり時間内に終わらせないと、というプレッシャーが出てきます。

日常業務を見直し、無駄な部分を洗い出し効率的な仕事が行われているかを把握する必要があります。

分担して仕事が出来ているか、適材適所の人員配置となっているかなどを再検討します。

コストをかけずにできる改善として、無駄な業務を省くというのが一番効果的です。無駄な会議やシステム化できる作業が無いかなど、一度社内業務をチェックしてみましょう。

どの課題にも共通していえることですが、働き方改革の実践には個人の意識改革が必須となります。

しかし、個人の意識を変えることはそう簡単なことではありません。

企業側が働き方改革を訴えていても、社員は「とりあえず」とか「なんとなく」というようにやらされている感覚になりがちなため、課題に対する改善意識が低くなってしまいます。

そのため個人個人で目標を設定し、それに対する評価制度や福利厚生の導入を企業側は検討していくことが重要です。

企業側と社員側でお互いメリットがないと、社員は何のために仕事をしているのか分からなくなってしまいます。

個人のモチベーションを上げるための目標設定や魅力的な福利厚生などを平行して検討しながら改革を行っていくと、より良い働き方改革となるでしょう。

 

 経営層が社員を牽引し、率先して実施

先ほど社員と企業側が同じ目標をもつには企業側がきちんと方針を示してコミュニケーションを密に取ることが大切という話をしました。

日常的にコミュニケーションをとることは良い関係を気づくために必要不可欠であり、働き方改革を実施する際にも社員が効率よく仕事が出来ているか、よりよい環境で働けているかなどを把握する重要な手段です。

また、社員一人ひとりの意識改革をするには企業側である経営層はより一層強い意識を持って働き方改革を実施しなければなりません。社内に温度差が生じている場合、働き方改革の成功は難しくなります。

ですので経営層が自ら働き方改革を率先して実施し、社員とのコミュニケーションを通して意識のズレがないかを確認しながら進めていくことが成功の秘訣となります。

 

社内での対話のきっかけを増やす「OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」

コミュニケーションは働き方改革において職場環境をよりよく改善する方法の一つであり、コストもかからず誰もがすぐ実践できるものです。

そこでよりコミュニケーションが取りやすい環境を作ることも働き方改革の課題にあげられます。

最近ではコミュニケーションの場を作ろうと社員食堂やデリバリー型の社食を働き方改革の福利厚生施策として導入する企業が増えています。

「今日は何を食べようかな」「これも美味しかったからオススメだよ」というように、社食があると会話が自然と弾むためです。

ただ大企業のように規模の大きい社員食堂を作るとなるとコストがかかりますので、オススメはデリバリー型の社食です。

OFFICE DE YASAI(オフィスで野菜)」は社員への販売価格1個50円からというお手頃価格で、設置してある冷蔵庫から好きな商品を選んで食べることができる設置型のデリバリー社食です。

プランは「オフィスでやさい」と「オフィスでごはん」の2種類があり、どちらも食材にここだわった豊富な種類の食事をオフィス内で食べることができます。

導入方法も、申し込み後はOFFICE DE YASAIのスタッフがサーポートしてくれるので簡単で、低コストな社食を社員に提供することができて大変オススメです。

「OFFICE DE YASAI」でよりよいコミュニケーションがとれる場を創り出してみてはいかがでしょうか。

 

まとめ

日本社会を取り巻く環境の変化により働き方の多様化が進んでいます。その変化に伴って働き方改革に関する様々な課題があることがお分かりいただけたと思います。

働き方改革は企業と社員が一丸となって行う壮大プロジェクトです。働き方改革を成功させるためには課題の優先順位や取組み方が重要です。

全員が同じ目標に向かってチャレンジし、よりよい職場環境を築けるよう、ぜひ参考にしてみてください。

 

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